1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn về tính năng thiết lập tự động các hành động cho nhóm công việc trên giao diện Dự án dạng Bảng, Kanban hoặc Flowchart, hỗ trợ tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc được cập nhật chính xác theo thực tế.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thiết lập tự động các hành động trên giao diện Bảng, Kanban, Flowchart.
- Danh sách các hành động tự động có thể thiết lập cho nhóm công việc.
- Lưu ý về quyền thực hiện và cách thao tác trên từng giao diện.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Trên giao diện dự án dạng Bảng
Xem video hướng dẫn
Bước 1: Trên giao diện hiển thị dạng Bảng của Dự án/Nhóm, mở thiết lập cột để chọn loại hành động muốn thiết lập tự động.
Bước 2: Chọn hành động. Có 9 loại hành động có thể “Thiết lập tự động” cho nhóm công việc trong dự án/nhóm:
- Thiết lập tự động Giao cho người thực hiện
- Thiết lập tự động Chuyển trạng thái công việc
- Thiết lập tự động Gửi yêu cầu phê duyệt
- Thiết lập tự động Gắn thẻ công việc
- Thiết lập tự động Cập nhật tiến độ công việc
- Thiết lập tự động Thêm công việc con
- Thiết lập tự động Thay đổi hạn hoàn thành
- Thiết lập tự động Thêm checklist
- Thiết lập tự động Thêm người liên quan
- Thiết lập Tự động gửi email
- Thiết lập tự động Lưu trữ công việc
Khi thao tác kéo thả công việc sang cột có thiết lập tự động, chương trình sẽ tự động cập nhật công việc giúp không mất công khai báo lại thông tin mà công việc vẫn được cập nhật đúng với thực tế.
2.2.Trên giao diện Kanban/Flowchart
Lưu ý: Người có vai trò toàn quyền trong dự án hoặc có quyền chỉnh sửa dự án mới được phép sử dụng tính năng này.
Xem video hướng dẫn
Trên giao diện phân hệ Dự án, chọn Thiết lập quy trình để tạo, theo dõi các quy trình phù hợp với thực tế công việc.
2.2.1. Trên Kanban
Trên giao diện Thiết lập quy trình dạng cột Kanban, mỗi cột/nhóm tương ứng với từng giai đoạn trong công việc. Các thao tác có thể thực hiện được bao gồm:
Bước 1: Tạo thiết lập tự động cho các cột nhóm để khi công việc chuyển sang sẽ được tự động chạy theo đúng quy trình.
Bước 2: Thêm mới, sắp xếp, đổi tên cột nhóm công việc.
Thứ tự các cột nhóm trên giao diện Thiết lập quy trình sẽ tương ứng với thứ tự các cột nhóm trên giao diện Dự án dạng Bảng.
Bước 3: Tích vào từng thiết lập trên cột/nhóm công việc để xem, chỉnh sửa hành động.
2.2.2. Trên Flowchart
Tương tự như trên giao diện dạng cột Kanban, mỗi cột/nhóm tương ứng với từng giai đoạn trong công việc. Các thao tác có thể thực hiện được bao gồm:
- Thiết lập tự động cho từng cột nhóm công việc bằng 2 cách:
Cách 1: Tích vào từng biểu tượng ở góc trái màn hình (tương ứng với các hành động) và kéo thả vào cột công việc muốn thiết lập.
Cách 2:
Bước 1: Tích vào biểu tượng dấu cộng + ở cột muốn thiết lập tự động, chọn hành động và thực hiện các thao tác như bình thường.
Bước 2: Thêm mới, sắp xếp, đổi tên cột nhóm công việc.
Bước 3: Tích vào từng thiết lập trên cột/nhóm công việc để xem, chỉnh sửa hành động.
Đặc biệt, giao diện flowchart sẽ hiển thị rõ mối quan hệ thiết lập tự động giữa các cột/nhóm công việc giúp có cái nhìn tổng quan và theo dõi quy trình công việc tiện lợi, chính xác hơn.