Thiết lập thời gian phụ thuộc cho công việc con tự động

1. Tổng quan

Tính năng này cho phép thiết lập các ràng buộc về thời gian (quan hệ phụ thuộc) giữa các công việc con khi thực hiện thiết lập tự động tạo công việc. Nhờ đó, các công việc con sẽ tự động được tính toán ngày bắt đầu và hạn hoàn thành dựa trên tiến độ của các công việc khác, giúp đảm bảo tính logic trong kế hoạch dự án.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• Thiết lập hạn hoàn thành.
• Thiết lập thời gian phụ thuộc vào công việc khác.

Đối tượng áp dụng: Người quản lý dự án, người thiết lập quy trình làm việc tự động.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1 Thiết lập thời gian phụ thuộc cho công việc con

Để thiết lập mối quan hệ giữa công việc con tự động và các công việc khác trong dự án, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập thiết lập tự động
Tại màn hình thiết lập tự động (trên dự án hoặc cột nhóm công việc), nhấn (1) Thêm công việc con để mở bảng tùy chỉnh.

Bước 2: Thiết lập thời gian phụ thuộc
Tại giao diện thiết lập, anh/chị thực hiện các thao tác sau:

• Tại nhóm Hạn hoàn thành, anh/chị có thể chọn các tùy chọn như Ngày cố định, Trước hạn công việc cha, Sau hạn công việc cha hoặc Sau ngày tạo công việc.
• Tại nhóm Thời gian phụ thuộc, chọn Phụ thuộc công việc con khác.
• Nhấn Thêm phụ thuộc để mở  Thiết lập quan hệ phụ thuộc.
• Tại danh sách công việc, anh/chị chọn công việc muốn làm căn cứ phụ thuộc, thiết lập Quan hệ và Thời gian ràng buộc. Nếu muốn thêm nhiều mối quan hệ, tiếp tục nhấn Thêm phụ thuộc. Để xóa một thiết lập, nhấn icon thùng rác tại dòng tương ứng.
• Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập quan hệ phụ thuộc.
• Nhấn Lưu tại bảng thiết lập tự động để ghi nhận toàn bộ thay đổi.

Ví dụ minh họa: Phụ thuộc tuần tự (Chuỗi công việc)

• Công việc A: Soạn nội dung
• Công việc B: Duyệt nội dung
•  Thiết lập Phụ thuộc vào A + Sau khi A hoàn thành 1 ngày.
• $Sau\; khi\; thiết\; lập\; \to$  Công việc A hoàn thành vào 5/9 –> Hệ thống tự động đặt ngày cho B là 06/09.

3. Lưu ý

• Khi công việc phụ thuộc được cập nhật hoặc thay đổi ngày, công việc con sinh ra tự động sẽ tự động cập nhật ngày theo đúng ràng buộc.
• Nếu công việc con phụ thuộc vào nhiều công việc khác nhau, hệ thống sẽ tự động lấy ngày lớn nhất (theo ràng buộc) để làm ngày bắt đầu/hạn hoàn thành cho công việc con.
• Nếu anh/chị thay đổi lựa chọn từ “Phụ thuộc công việc khác” sang lựa chọn khác, các thiết lập phụ thuộc trước đó sẽ tạm thời ẩn đi nhưng vẫn được ghi nhớ để hiển thị lại khi anh/chị chọn lại tùy chọn này.