1. Tổng quan
Tính năng này giúp quản lý tiến độ dự án chặt chẽ hơn bằng cách ngăn chặn việc thiết lập thời hạn hoàn thành của công việc con vượt quá thời hạn của công việc cha. Khi được kích hoạt, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh hoặc cảnh báo để đảm bảo tất cả các đầu việc con luôn tuân thủ kế hoạch tổng thể của dự án.
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn anh/chị cách kích hoạt thiết lập này và cách hệ thống vận hành trong các trường hợp thay đổi hạn hoàn thành.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên dự án, Trưởng dự án.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập hạn hoàn thành công việc con không vượt quá công việc cha
Để đảm bảo tính thống nhất về tiến độ, anh/chị cần thực hiện bật tính năng kiểm soát tại phần thiết lập dự án.
Bước 1: Trên giao diện dự án, nhấn icon 3 chấm, chọn Thiết lập thông tin dự án/nhóm.
Bước 2: Tìm đến mục thiết lập tự động và tích chọn vào ô “Không cho phép công việc con có hạn hoàn thành lớn hơn công việc cha“.
Bước 3: Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi.
2.2 Quy tắc kiểm soát khi thay đổi hạn hoàn thành
Sau khi thiết lập được kích hoạt, hệ thống sẽ áp dụng các quy tắc sau trên các màn hình Bảng, Danh sách, Gantt, Lịch và Chi tiết công việc:
Trường hợp 1: Thay đổi hạn hoàn thành của công việc con
Nếu anh/chị chọn hạn hoàn thành của công việc con lớn hơn hạn của công việc cha, hệ thống sẽ hiển thị thông báo: “Hạn hoàn thành của công việc con không được lớn hơn hạn hoàn thành công việc cha (<hạn hoàn thành công việc cha>)“ và ngăn chặn hành động này.
Trường hợp 2: Thay đổi hạn hoàn thành của công việc cha
Nếu anh/chị lùi hạn hoàn thành của công việc cha về một ngày nhỏ hơn hạn hoàn thành hiện tại của các công việc con, hệ thống sẽ tự động:
- Cập nhật hạn hoàn thành của tất cả các công việc con vi phạm về bằng với hạn hoàn thành mới của công việc cha.
- Ghi nhận lịch sử (Activity Log) về việc tự động điều chỉnh.
- Gửi thông báo đến người tạo/giao, người thực hiện và người liên quan của các công việc con đó.
3. Lưu ý
- Việc thay đổi hạn hoàn thành công việc cha có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn của nhiều công việc con khác, anh/chị nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
- Mọi thay đổi tự động từ hệ thống đều được lưu lại trong nhật ký hoạt động (Activity Log) để phục vụ việc giám sát.