Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Hiện nay tùy từng cục thuế các Tỉnh/Thành phố, cán bộ thuế sẽ có các hướng dẫn khác nhau cho việc đăng ký này. Vì vậy trước khi sử dụng, Anh/Chị vui lòng liên hệ trao đổi kỹ với cán bộ thuế để được hướng dẫn. Thông thường có có 4 cách hướng dẫn như sau:

• Cách 1: Không cần gửi hồ sơ đăng ký => Trường hợp này Anh/Chị có thể chuyển luôn qua bước 2 Thiết lập mẫu số ký hiệu chứng từ.
• Cách 2: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu 02/PH-PLG – Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in => Trường hợp này, Anh/Chị điền thông tin đơn vị và gửi điện tử tới Cơ quan thuế.

Lưu ý: tính đến 19/7 mẫu 02/PH-PLG chưa điện tử hóa nên Anh/Chị lập mẫu giấy, gửi lên cổng HCMTax (đối với các đơn vị ở HCM), các đơn vị ở tỉnh/TP khác vui lòng trao đổi kỹ hơn với cán bộ thuế.

• Cách 3: Gửi đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử => Nếu đơn vị đã đăng ký hóa đơn điện tử: lập mẫu này loại thay đổi, mục 4. Loại hóa đơn sử dụng: chọn “Các loại hóa đơn khác” hoặc chọn “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn”. Nếu chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì lập loại đăng ký mới.
• Cách 4: Lập hồ sơ giấy gửi trực tiếp tại cơ quan thuế => Anh/Chị đăng nhập phần mềm để sử dụng bộ hồ sơ giấy sẵn có của AMIS Thuế TNCN, ký và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.

Lưu ý: nên sử dụng Mẫu 2 của Thông tư 78 trên chương trình – mẫu này đã được bổ sung chỉ tiêu 19: Số thu nhập cá nhân còn được nhận so với mẫu 03/TNCN đính kèm Nghị định 123 nên đầy đủ hơn.

Lưu ý:

• Bước này được thực hiện khi các thủ tục tại bước 1 hoàn tất và được cơ quan Thuế xét duyệt.
• Từ ngày 30/6/2022, mẫu chứng từ khấu trừ thuế theo thông tư 37 sẽ ngừng áp dụng. Thay vào đó mẫu chứng từ khấu trừ thuế theo thông tư 78 sẽ được áp dụng từ ngày 1/7/2022.
• Trong 1 thời điểm, chỉ đáp ứng phát hành 1 mẫu chứng từ để lập chứng từ khấu trừ thuế.

Anh/Chị xem hướng dẫn thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ tại đây.

Có 2 cách để lập chứng từ:

• Nhập khẩu chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây.
• Lập từng chứng từ. Cách thực hiện như sau:

1. Lập chứng từ khấu trừ thuế

• Tại phân hệ Chứng từ khấu trừ thuế -> chọn tab Chứng từ -> nhấn Lập chứng từ.

Cách 1: Chọn người nộp thuế và chọn lịch sử trả thu nhập

• Chọn người nộp thuế: Tại chi tiết chứng từ, nhấn Chọn người nộp thuế để chọn từ hồ sơ người nộp thuế lên chứng từ.

• Chọn lịch sử trả thu nhập: nhấn Chọn lịch sử thu nhập sau đó tích vào lịch sử thu nhập cần kê khai vào chứng từ.

Cách 2: Nhập tay thông tin người nộp thuế và lịch sử trả thu nhập

• Nhập tay thông tin người nộp thuế: nhập thông tin vào từng trường tương ứng hoặc chọn dấu “+” để khai báo thông tin người nộp thuế mới.

• Nhập tay lịch sử trả thu nhập: nhập đầy đủ các thông tin tại mục Thông tin thuế TNCN khấu trừ.

Sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế cho người nộp thuế mới (nhân viên mới hoặc vãng lai mới), thông tin của người nộp thuế mới sẽ được cập nhật về hồ sơ người nộp thuế.

Xem hướng dẫn điền các chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế tại đây.

• Cho phép chỉnh sửa chứng từ chưa phát hành, chưa in. Tại chi tiết chứng từ chọn Chỉnh sửa để sửa lại thông tin chứng từ:

Ngoài ra Anh/Chị có thể:

• Cập nhật: Nhấn “Cập nhật” để các dữ liệu vừa chỉnh sửa đồng bộ về chứng từ (Ví dụ: Sau khi chỉnh sửa thông tin tổ chức trả thu nhập tại Thiết lập/Thông tin đơn vị -> nhấn “Cập nhật” để thông tin vừa chỉnh sửa đồng bộ về chứng từ).
• In: Nhấn “In” để in chứng từ.
• Lập thư xác nhận: Nhấn “Lập thư xác nhận” để lập thư xác nhận thu nhập cho nhân viên tự đi quyết toán thuế trong trường hợp không ủy quyền cho công ty quyết toán thuế. Ngoài ra có thể thêm hàng loạt thư xác nhận cho nhiều nhân viên, xem hướng dẫn tại đây.
• Nhân bản: Nhấn “Nhân bản” để lập chứng từ mới từ thông tin chứng từ cũ.

2. Ký điện tử chứng từ

Anh/Chị kiểm tra lại thông tin chứng từ sau đó nhấn Lưu và phát hành để ký điện tử chứng từ.

(Lưu ý: Khi ký nộp chứng từ, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng (ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).

3. Gửi email/Xuất khẩu chứng từ khấu trừ thuế

Sau khi ký điện tử chứng từ, Anh/Chị có thể gửi email chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên hoặc xuất khẩu chứng từ rồi giao lại cho nhân viên đi quyết toán thuế.

3.1 Gửi email chứng từ 

Nhấn “Gửi email” để gửi chứng từ cho nhân viên tự đi quyết toán thuế. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.2 Xuất khẩu chứng từ khấu trừ thuế

• Xuất khẩu tại chi tiết chứng từ: xuất khẩu chứng từ ra file pdf, xml để chuyển cho nhân viên.

• Xuất khẩu tại danh sách chứng từ khấu trừ thuế: có thể xuất khẩu danh sách chứng từ ra file pdf, xml, excel hoặc excel nâng cao (tùy chọn dữ liệu muốn xuất) để chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra.

4. Hủy 1 hoặc hàng loạt chứng từ

Theo quy định của cơ quan Thuế, trường hợp chứng từ đã phát hành bị sai thông tin, đơn vị cần hủy chứng từ cũ sau đó mới lập lại chứng từ mới và gửi lại cho nhân viên, vãng lai có nhu cầu tự đi quyết toán thuế. Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Chỉ cho phép hủy các chứng từ ở trạng thái Đã phát hành.

• Tại Bảng kê chứng từ, nhấn Lập bảng kê -> chọn năm, quý lập bảng kê sau đó nhấn Tiếp tục.

• Phần mềm lấy lên toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế đã phát hành và đã hủy trong quý.

Cách 1: Ký nộp bảng kê trực tiếp trên phần mềm qua cổng T-VAN MISA mTax

Lưu ý: Để ký nộp các loại tờ khai sang cơ quan thuế, đơn vị cần:

• Hoàn thành đăng ký dịch vụ thuế. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Nếu ký bằng USB Token:

• • Cài đặt MISA KYSO. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Cài cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính.
• Nếu ký bằng chữ ký số từ xa MISA eSign: đảm bảo rằng tài khoản đã đăng ký thiết bị xác thực. Xem hướng dẫn thiết lập tại đây.

Nhấn Ký nộp.

Khi đó hệ thống sẽ ký số theo phương thức ký đã thiết lập trước đó để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế.

(Lưu ý: Khi ký nộp bảng kê, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng ( ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).

Cách 2: Xuất khẩu XML 

Ngoài ra Anh/Chị có thể lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, sau đó xuất khẩu XML rồi nộp lên trang của TCT thuedientu.gdt.gov.vn.

Cách 3: Xuất khẩu excel

Xuất khẩu ra excel để in, ký và đóng dấu của đơn vị rồi nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bảng kê sau khi ký nộp trực tiếp trên phần mềm sẽ được cập nhật trạng thái và kết quả tại tab Thông báo của TCT.