1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách lập các loại đơn chấm công trên AMIS Nhân viên, giúp nhân viên dễ dàng đăng ký các nhu cầu phát sinh trong công việc như nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ, công tác, cập nhật công hoặc đổi ca. Hệ thống hỗ trợ xử lý toàn bộ quy trình từ nhân viên lập đơn → quản lý phê duyệt → HR ghi nhận công vào bảng chấm công. Bao gồm các loại đơn:
- Đăng ký làm việc từ xa
- Đơn xin nghỉ
- Đăng ký đi muộn, về sớm
- Đăng ký làm thêm
- Đề nghị đi công tác
- Đề nghị cập nhật công
- Đề nghị đổi ca
Nội dung bài viết gồm:
- HR thiết lập loại đơn cho phép nhân viên sử dụng trên AMIS Chấm công
- Cách lập đơn trên AMIS Nhân viên (Website).
- Cách lập đơn trên MISA AMIS (Mobile).
- Quy trình xử lý đơn.
- Lưu ý theo từng loại đơn.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. HR thiết lập loại đơn cho phép nhân viên sử dụng trên AMIS Chấm công
HR thiết lập trên AMIS Chấm công các loại đơn cho phép nhân viên sử dụng thì nhân viên mới tạo được cái loại đơn trên ứng dụng AMIS Nhân viên và MISA AMIS Mobile. Loại đơn nào không tích chọn thì sẽ bị ẩn hẳn khỏi ứng dụng AMIS Nhân viên và MISA AMIS Mobile.
Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
Ngoài ra, để nhân viên chọn được loại nghỉ trên đơn, HR cần thiết lập trước danh mục loại nghỉ tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ trên AMIS Chấm công.
2.2. Nhân viên làm đơn trên AMIS Nhân viên
2.2.1. Trên Website
Bước 1: Truy cập ứng dụng AMIS Nhân viên bằng tài khoản đã được phân quyền theo đường dẫn https://amisapp.misa.vn/employee/
Bước 2: Trên thanh menu bên trái, chọn Đơn từ, chọn loại đơn cần tạo
2.2.2. Trên Mobile
Bước 1: Truy cập vào ứng dụng MISA AMIS trên điện thoại
Hướng dẫn cài ứng dụng MISA AMIS, xem chi tiết Tại đây.
Bước 2: Tại trang chủ MISA AMIS, nhấn Thêm → Chấm công → Đơn từ → chọn loại đơn cần lập.
2.3. Quy trình xử lý chung đối với các loại đơn
Bước 1: Nhân viên lập đơn
Nhân viên tự lập đơn trên ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây).
Bước 2: Quản lý duyệt đơn
Tại ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile MISA AMIS, quản lý thực hiện phê duyệt đơn của nhân viên.
Bước 3: Theo dõi đơn
Tại màn hình danh sách đơn, hiển thị tất cả các đơn nhân viên lập theo từng trạng thái:
- Chờ duyệt: Đơn đã gửi nhưng quản lý chưa phê duyệt
- Đã duyệt: Đơn đã được quản lý duyệt
- Từ chối: Đơn đã bị quản lý từ chối
Nhấn vào từng đơn để xem thông tin chi tiết:
Bước 4: HR ghi nhận kết quả lên bảng chấm công
Để thông tin đơn được ghi nhận lên bảng chấm công, HR cần cập nhật lại bảng chấm công chi tiết. Xem hướng dẫn chi tiết thao tác cập nhật tại đây.
3. Lưu ý
- Để nhân viên chọn được loại nghỉ trên đơn, HR cần thiết lập trước danh mục loại nghỉ tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ
- Nghỉ phép: Để nhân viên lập được đơn xin nghỉ phép thì HR cần lập trước Bảng tổng hợp nghỉ phép
- Nghỉ bù: Nhân viên chỉ có thể nghỉ bù khi đã phát sinh làm thêm trước đó và được quy thành giờ nghỉ bù. Thông tin quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên được lấy tại Bảng tổng hợp nghỉ bù
- Đăng ký đi muộn, về sớm: Sử dụng khi nhân viên phát sinh việc bận không thể đến/về đúng giờ quy định hoặc nhân viên nữ đang trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được hưởng chế độ nghỉ mỗi ngày 60 phút theo Luật.
- Đăng ký làm thêm: Sử dụng khi nhân viên đăng ký làm thêm giờ cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên làm thêm cùng. Để đơn làm thêm của nhân viên được tính, HR cần kiểm tra trước các thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm (đặc biệt là thiết lập về khung giờ làm thêm).
- Đề nghị đi công tác: Sử dụng khi nhân viên đề nghị đi công tác cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên đi công tác cùng.
- Đề nghị cập nhật công: Sử dụng khi nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công/công cụ chấm công bị lỗi khiến thông tin công của bản thân không chính xác cần cập nhật lại
- Đề nghị đổi ca: Sử dụng khi nhân viên không thể đi làm theo đúng lịch làm việc đã được phân trước đó nên cần đổi ca vào một ngày khác hoặc ca khác. Nếu 2 nhân viên muốn đổi ca cho nhau thì chỉ cần 1 người lập đơn, sau đó chương trình sẽ tự động trao đổi ca của các nhân viên này cho nhau trên bảng phân ca tổng hợp khi đơn được duyệt
- Khi tạo đơn thực hiện chọn:
-
-
Người duyệt: Là quản lý hoặc người có thẩm quyền trực tiếp xem xét, chấp thuận hoặc từ chối đơn xin nghỉ phép (ví dụ: Trưởng phòng, Quản lý trực tiếp, Trưởng bộ phận).
-
Người thay thế: Là đồng nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận, xử lý các công việc dở dang hoặc công việc phát sinh của nhân viên trong khoảng thời gian nhân viên nghỉ phép.
-
Người liên quan: Là những người cần nắm được thông tin nghỉ phép của nhân viên để phối hợp công việc (ví dụ: Nhân sự/CĐ, thành viên cùng nhóm, hoặc đối tác nội bộ liên quan), hệ thống sẽ gửi thông báo đến họ khi đơn được duyệt nhưng họ không có quyền duyệt đơn.
-