1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn HR theo dõi, quản lý và điều chỉnh quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên trên phần mềm AMIS Chấm công.
Nội dung:
- Theo dõi số giờ nghỉ bù theo từng nhân viên
- Chỉnh sửa số dư đầu kỳ và số giờ làm thêm nghỉ bù
Phạm vi áp dụng: HR, Quản lý nhân sự, Người phụ trách chấm công.
Ví dụ: Công ty bắt đầu triển khai phần mềm vào giữa năm 2022, trước đó đã có file excel quản lý dữ liệu nghỉ bù của nhân viên trong năm. Vì vậy, HR cần nhập được số dư đầu kỳ này vào phần mềm để theo dõi được chính xác quỹ nghỉ bù của nhân viên trong năm.
Ngoài ra, trong kỳ khi nhân viên có phát sinh làm thêm thì cũng sẽ được HR/Quản lý phê duyệt số giờ nghỉ bù khác nhau, không phải lúc nào cũng quy đổi theo tỷ lệ nhất định. Với các trường hợp phát sinh như vậy, HR cần sửa số giờ nghỉ bù của nhân viên để đúng với thực tế.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Theo dõi số giờ nghỉ bù và các tham số trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ - nghỉ bù
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ chọn xem theo chế độ Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù để hiển thị bảng tổng hợp nghỉ bù của đơn vị theo từng năm.
Bước 2: HR nhấn vào từng nhân viên để xem chi tiết thông tin qua từng lần làm thêm, nghỉ bù.
Các số liệu được thống kê trên bảng:
- Số giờ được nghỉ bù: Tính bằng số giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết x hệ số nghỉ bù theo thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm
- Số giờ đã nghỉ bù: Tính bằng tổng số giờ nghỉ bù trên các đơn xin nghỉ bù đã được duyệt
- Số giờ bị hủy: Tính số giờ làm thêm nghỉ bù còn lại chưa sử dụng hết bị tự động hủy theo thiết lập “Hủy quỹ nghỉ bù chưa sử dụng hết” (tại Thiết lập\Quy định nghỉ)
- Số giờ còn lại: Tính bằng: Số giờ làm thêm còn lại lũy kế đến lần trước + Số giờ làm thêm được nghỉ bù lần này – Số giờ nghỉ bù – Số giờ làm thêm bị hủy
Số liệu bên ngoài bảng tổng hợp nghỉ bù được tính bằng tổng các giá trị trong màn hình chi tiết này.
2.2. Các bước thực hiện sửa Số dư đầu kỳ và Số giờ làm thêm nghỉ bù
Bước 2: Tích chọn 🗹 Sửa
Bước 3: Thực hiện sửa thông tin Số dư đầu kì và số giờ làm thêm phát sinh tại Quản lý đơn\Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù
Hướng dẫn thao tác trên phần mềm theo từng trường hợp sau
Trường hợp 1: Ghi nhận nhanh quỹ nghỉ bù còn tồn/phát sinh trong kỳ của nhân viên lên phần mềm
Bước 1: HR truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù
Bước 2: Trên giao diện này, HR có thể Nhập khẩu số dư ban đầu hoặc số giờ làm thêm nghỉ bù phát sinh trong kỳ của nhân viên. Trường hợp 2: Sửa số giờ nghỉ bù của nhân viên trong một số trường hợp phát sinh không quy đổi theo tỉ lệ nhất định.Bước 1: HR truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù Bước 2: Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR di chuột đến dòng thông tin nhân viên, click vào icon Cây bút để sửa số giờ nghỉ bù còn lại trong số dư ban đầu. Trường hợp 3: Khi HR/quản lý vừa duyệt đơn làm thêm/nghỉ bù cho nhân viên, cần lấy số liệu mới nhất lên bảng, anh chị nhấn “Cập nhật”.Bước 1: HR/ Quản lý truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù Bước 2: Tích chọn các nhân viên cần cập nhật\ Nhấn chọn Cập nhật |
