Giúp HR quản lý quỹ giờ nghỉ bù của từng nhân viên, từ đó làm căn cứ khi nhân viên lập đơn nghỉ bù sau khi làm thêm.
Hướng dẫn chi tiết
Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp nghỉ bù: Hiển thị bảng tổng hợp nghỉ bù của đơn vị theo từng năm.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
Theo dõi số giờ nghỉ bù
HR nhấn vào từng nhân viên để xem chi tiết thông tin qua từng lần làm thêm, nghỉ bù:
Các số liệu được thống kê trên bảng:
| STT | Tên cột | Diễn giải |
| 1 | Số giờ làm thêm được nghỉ bù | Tính bằng số giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết x hệ số nghỉ bù theo thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm |
| 2 | Số giờ đã nghỉ bù | Tính bằng tổng số giờ nghỉ bù trên các đơn xin nghỉ bù đã được duyệt |
| 3 | Số giờ bị hủy | Tính số giờ làm thêm nghỉ bù còn lại chưa sử dụng hết bị tự động hủy theo thiết lập “Tự động hủy số giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau … tháng” (tại Thiết lập\Quy định nghỉ) |
| 4 | Số giờ còn lại | Tính bằng: Số giờ làm thêm còn lại lũy kế đến lần trước + Số giờ làm thêm được nghỉ bù lần này – Số giờ nghỉ bù – Số giờ làm thêm bị hủy |
Số liệu bên ngoài bảng tổng hợp nghỉ bù được tính bằng tổng các giá trị trong màn hình chi tiết này.
Chỉnh sửa số dư đầu kỳ và số giờ làm thêm nghỉ bù
*Lưu ý: HR cần được phân quyền vai trò trên mục Quản lý đơn\Tổng hợp nghỉ bù mới sử dụng được tính năng này.
Ví dụ: Công ty bắt đầu triển khai phần mềm vào giữa năm 2022, trước đó đã có file excel quản lý dữ liệu nghỉ bù của nhân viên trong năm. Vì vậy, HR cần nhập được số dư đầu kỳ này vào phần mềm để theo dõi được chính xác quỹ nghỉ bù của nhân viên trong năm.
Ngoài ra, trong kỳ khi nhân viên có phát sinh làm thêm thì cũng sẽ được HR/Quản lý phê duyệt số giờ nghỉ bù khác nhau, không phải lúc nào cũng quy đổi theo tỷ lệ nhất định. Với các trường hợp phát sinh như vậy, HR cần sửa số giờ nghỉ bù của nhân viên để đúng với thực tế.
Khi đó anh chị thao tác trên phần mềm như sau:
Trường hợp 1: Ghi nhận nhanh quỹ nghỉ bù còn tồn/phát sinh trong kỳ của nhân viên lên phần mềm
Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR chọn Nhập khẩu số dư ban đầu hoặc số giờ làm thêm nghỉ bù phát sinh trong kỳ của nhân viên.
Trường hợp 2: Sửa số giờ nghỉ bù của nhân viên trong một số trường hợp phát sinh không quy đổi theo tỉ lệ nhất định.
Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR di chuột đến dòng thông tin nhân viên, click vào icon 
để sửa số giờ nghỉ bù còn lại trong số dư ban đầu.
Để sửa số giờ làm thêm được nghỉ bù, số giờ bị hủy phát sinh trong kỳ, anh chị click vào dòng thông tin của nhân viên để sửa trong chi tiết nghỉ bù.
Trường hợp 3: Khi HR/quản lý vừa duyệt đơn làm thêm/nghỉ bù cho nhân viên, cần lấy số liệu mới nhất lên bảng, anh chị nhấn “Cập nhật”. Tính năng này đáp ứng cho dữ liệu cả bảng hoặc tích chọn từng nhân viên.
Lưu ý: Nếu HR đã sửa tay các giá trị trên bảng thì chương trình không tính toán lại dữ liệu khi có phát sinh thay đổi nữa, trừ khi anh chị nhấn “Cập nhật”.