Giúp HR theo dõi được tình hình nghỉ phép của nhân viên qua các chỉ số như số ngày phép của năm, số ngày phép đã sử dụng theo từng tháng, số ngày phép còn lại,… Từ đó làm căn cứ để nhân viên lập đơn xin nghỉ phép.
Hướng dẫn chi tiết:
Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp nghỉ phép: Hiển thị bảng tổng hợp nghỉ phép của đơn vị theo từng năm.
1. Taọ bảng tổng hợp nghỉ phép
Hàng năm, HR thực hiện tạo bảng tổng hợp nghỉ phép cho nhân viên trong đơn vị mình quản lý.
Lưu ý: Nên tạo bảng từ cuối năm trước để nhân viên có thể xin nghỉ phép trước cho năm sau (Ví dụ: đến gần cuối năm 2020 thì tạo luôn bảng tổng hợp nghỉ phép cho năm 2021).
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
Bước 1: Thêm nhân viên vào bảng
- Trên giao diện bảng tổng hợp nghỉ phép: nhấn Chọn nhân viên
- Tại form Thêm dữ liệu nghỉ phép: có thể lựa chọn thêm từng nhân viên hoặc thêm tất cả nhân viên trong đơn vị/phòng ban bất kỳ vào bảng
Lưu ý: HR quản lý đơn vị nào thì chỉ được thêm nhân viên thuộc đơn vị đó vào bảng.
Bước 2: Kiểm tra, cập nhật dữ liệu của bảng
Để chỉnh sửa dữ liệu nghỉ phép của nhân viên, có thể thực hiện bằng các cách:
- (1) Sửa cho từng nhân viên: Di chuột vào từng dòng nhân viên → nhấn nút Sửa
- (2) Nhập khẩu dữ liệu cho hàng loạt nhân viên
Lưu ý: Chương trình chỉ cho phép chỉnh sửa một số thông tin: Số NP năm trước chuyển sang, Số NP được thưởng khác, Số NP đã hủy, Số NP đã sử dụng không theo đơn. Còn lại các cột dữ liệu khác sẽ được tự động tính toán và không cho sửa.
Ngoài ra, sau khi chỉnh sửa mà muốn cập nhật lại dữ liệu của bảng về mặc định thì anh/chị nhấn nút Cập nhật (3) trên giao diện này.
Hoặc Xóa (4) bảng nếu cần.
2. Quản lý tình hình nghỉ phép của nhân viên
HR theo dõi thông tin số ngày nghỉ phép của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép. Căn cứ lấy số liệu cụ thể như sau:
Số NP tiêu chuẩn: Là số ngày phép tiêu chuẩn mỗi năm nhân viên được hưởng, chưa bao gồm phép tăng theo thâm niên, được thưởng khác,…. Các doanh nghiệp thường để số ngày phép tiêu chuẩn là 12 hoặc 14 hoặc 16 ngày. Dữ liệu này được khai báo tại Thiết lập\Nhân viên. (Thông tin này được đáp ứng trên phần mềm từ ngày 24/03/2023)
Số ngày phép được sử dụng:
| Tên cột | Diễn giải | Cách lấy dữ liệu |
| Số NP năm nay |
Bằng số NP tiêu chuẩn trừ đi số NP của các tháng không được tính phép theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ. Ví dụ: Các tháng chưa vào làm, tháng nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương |
TH1: Số NP mỗi tháng = 1 = Số NP tiêu chuẩn Số NP của các tháng không được tính phép hoặc chỉ được tính 0.5 NP, gồm:
|
|
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12 = Tổng số NP được sử dụng cả năm – Số NP năm trước chuyển sang – Số NP tăng theo thâm niên – Số NP được thưởng khác + Số NP bị hủy |
||
| Số NP năm trước chuyển sang | Là số NP còn lại của năm trước được chuyển sang năm nay sử dụng tiếp theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới | Dựa theo cột “Số NP còn lại cả năm” trên bảng tổng hợp nghỉ phép của năm trước & quy tắc chuyển phép tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới |
| Số NP tăng theo thâm niên | Được tính theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Tăng phép theo thâm niên | Dựa theo quy tắc tăng phép tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Tăng phép theo thâm niên & Ngày thử việc/Ngày chính thức trên hồ sơ nhân viên |
| Số NP được thưởng khác | Dùng để ghi nhận số ngày phép nhân viên được thưởng thêm theo quy định riêng của công ty, không có thiết lập cố định | HR tự khai báo theo quy định của đơn vị, chương trình mặt định = 0 |
| Số NP bị hủy | Là số ngày phép từ năm trước chuyển sang nhưng không sử dụng hết trong thời hạn nên bị hủy theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới | Dựa theo cột Số NP năm trước chuyển sang, Tổng số NP đã sử dụng & quy tắc về thời gian sử dụng phép năm cũ tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới |
| Tổng số NP được sử dụng cả năm | Là tổng số ngày phép mà nhân viên được sử dụng trong năm, đã bao gồm ngày phép từ năm trước chuyển sang, ngày phép tăng theo thâm niên, ngày được thưởng khác và trừ đi số phép bị hủy |
TH1: Số NP mỗi tháng = 1 = Số NP năm nay + Số NP năm trước chuyển sang + Số NP tăng theo thâm niên + Số NP được thưởng khác – Số NP bị hủy |
|
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12 Trong đó, các tháng được tính phép không bao gồm các tháng sau theo thiết lập:
|
||
| Số NP được sử dụng đến tháng hiện tại | Là số ngày phép nhân viên được sử dụng đến tháng hiện tại (các tháng trong tương lai sẽ chưa được tính phép) theo quy tắc cộng ngày phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Số ngày phép được cộng thêm hàng tháng |
TH1: Số NP mỗi tháng = 1 Kết hợp với điều kiện về thời điểm bắt đầu được cộng phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Cộng ngày phép cho nhân viên vào … hàng tháng. VD: Hiện tại đang là tháng 2 thì số tháng còn lại trong năm = 12 – 2 = 10 tháng |
|
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12 Kết hợp với điều kiện về thời điểm bắt đầu được cộng phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Cộng ngày phép cho nhân viên vào … hàng tháng |
Số NP đã sử dụng:
- Không theo đơn: Dùng để ghi nhận số ngày phép nhân viên đã sử dụng mà không có đơn xin nghỉ phép tương ứng trên phần mềm Mặc định = 0, người dùng tự nhập.
- Theo đơn: Là tổng số ngày phép trên các đơn xin nghỉ đã được duyệt = Tổng số NP trên đơn xin nghỉ đã được duyệt.
- Tổng số NP đã sử dụng = Số NP đã sử dụng không theo đơn + Số NP đã sử dụng theo đơn.
Số NP còn lại:
- Số NP còn lại cả năm = Tổng số NP được sử dụng cả năm – Tổng số NP đã sử dụng.
- Số NP còn lại đến tháng hiện tại = Số NP được sử dụng đến tháng hiện tại – Tổng số NP đã sử dụng.
Chi tiết sử dụng phép: Giúp HR theo dõi chi tiết nhân viên nghỉ phép bao nhiêu ngày trong tháng. Click vào dữ liệu sẽ hiển thị cụ thể nhân viên nghỉ những ngày nào trong tháng đó.
3. Lập bảng tổng hợp nghỉ phép theo thời điểm tùy chọn
Giúp HR lập được bảng tổng hợp nghỉ phép theo thời điểm tùy chọn, khác với năm dương lịch để đáp ứng đặc thù tại trường đại học (tính năm theo thời điểm bắt đầu nhập học của sinh viên).
Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ phép, người dùng click vào biểu tượng 
\Thời gian tính phép\Từ tháng … năm nay đến tháng … năm sau.
Khi đó chương trình sẽ tính toán các tổng số trên bảng theo chu kỳ đã chọn.
Ví dụ: Nếu thiết lập Bảng tổng hợp tính phép theo thời gian từ tháng 9 năm nay đến tháng 9 năm sau, chương trình sẽ hiểu tháng 9 là tháng đầu tiên của năm và ở Chi tiết sử dụng phép từng tháng sẽ hiển thị lần lượt tháng 9, 10, 11, 12, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8.