Bảng tổng hợp nghỉ phép

Giúp HR theo dõi được tình hình nghỉ phép của nhân viên qua các chỉ số như số ngày phép của năm, số ngày phép đã sử dụng theo từng tháng, số ngày phép còn lại,… Từ đó làm căn cứ để nhân viên lập đơn xin nghỉ phép. 

Hướng dẫn chi tiết:

Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp nghỉ phép: Hiển thị bảng tổng hợp nghỉ phép của đơn vị theo từng năm.

1. Taọ bảng tổng hợp nghỉ phép

Hàng năm, HR thực hiện tạo bảng tổng hợp nghỉ phép cho nhân viên trong đơn vị mình quản lý.

Lưu ý: Nên tạo bảng từ cuối năm trước để nhân viên có thể xin nghỉ phép trước cho năm sau (Ví dụ: đến gần cuối năm 2020 thì tạo luôn bảng tổng hợp nghỉ phép cho năm 2021)

Bước 1: Thêm nhân viên vào bảng
  1. Trên giao diện bảng tổng hợp nghỉ phép: nhấn Chọn nhân viên
  2. Tại form Thêm dữ liệu nghỉ phép: có thể lựa chọn thêm từng nhân viên hoặc thêm tất cả nhân viên trong đơn vị/phòng ban bất kỳ vào bảng

Lưu ý: HR quản lý đơn vị nào thì chỉ được thêm nhân viên thuộc đơn vị đó vào bảng.

Bước 2: Kiểm tra, cập nhật dữ liệu của bảng

Để chỉnh sửa dữ liệu nghỉ phép của nhân viên, có thể thực hiện bằng các cách:

  • (1) Sửa cho từng nhân viên: Di chuột vào từng dòng nhân viên → nhấn nút Sửa
  • (2) Nhập khẩu dữ liệu cho hàng loạt nhân viên   

Lưu ý: Chương trình chỉ cho phép chỉnh sửa một số thông tin: Số NP năm trước chuyển sang, Số NP được thưởng khác, Số NP đã hủy, Số NP đã sử dụng không theo đơn. Còn lại các cột dữ liệu khác sẽ được tự động tính toán và không cho sửa.

Ngoài ra,  sau khi chỉnh sửa mà muốn cập nhật lại dữ liệu của bảng về mặc định thì anh/chị nhấn nút Cập nhật (3) trên giao diện này.

2. Quản lý tình hình nghỉ phép của nhân viên

Các số liệu được thể hiện trên bảng tổng hợp nghỉ phép:

STT Tên cột Diễn giải
1 Số NP năm nay (5) Tự động tính bằng Số ngày phép đã khai báo trong hồ sơ nhân viên (tại Thiết lập\Nhân viên) trừ đi số ngày phép của các tháng không được tính phép theo quy định (các tháng trước ngày vào làm, các tháng thử việc nếu thiết lập không được tính phép)
2 Số NP năm trước chuyển sang (6) Tự động tính dựa theo thiết lập chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới tại Thiết lập\Quy định nghỉ
3 Số NP tăng theo thâm niên (7) Tự động tính dựa theo thiết lập tăng phép theo thâm niên tại Thiết lập\Quy định nghỉ
4 Số NP được thưởng khác (8) Người dùng tự nhập trên bảng để ghi nhận số ngày phép thưởng thêm khác cho nhân viên
5 Số NP đã hủy (9) Tự động tính dựa theo thiết lập chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới tại Thiết lập\Quy định nghỉ
6 Tổng số NP được sử dụng năm nay (10) Tự động tính bằng: (5)+(6)+(7)+(8)-(9)
7 Số NP đã sử dụng không theo đơn (11) Người dùng tự nhập trên bảng để ghi nhận số ngày phép nhân viên đã sử dụng trước khi có phần mềm
8 Số NP đã sử dụng theo đơn (12) Tự động tính bằng tổng số ngày nghỉ phép trên các đơn đã được duyệt 
9 Tổng số NP đã sử dụng (13) Tự động tính bằng: (11)+(12)
10 Số NP được sử dụng đến tháng hiện tại (14) Tự động tính bằng Tổng số NP được sử dụng năm nay (10) – Số tháng còn lại của năm – Số NP đã sử dụng không theo đơn (11) – Số NP đã sử dụng theo đơn tính đến tháng hiện tại
11 Số NP còn lại cả năm (15) Tự động tính bằng: (10)-(13)
12 Chi tiết sử dụng phép từng tháng Tự động tính số ngày nghỉ phép trên các đơn được duyệt tại từng tháng

 

Lượt xem: 930
Cập nhật 30/06/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.