Khi phát sinh yêu cầu tuyển dụng hoặc tuyển dụng theo kế hoạch đã được phê duyệt trước đó, nhân sự tiến hành thêm mới tin tuyển dụng.
Hướng dẫn thực hiện
1. Vào phân hệ Tin tuyển dụng, sau đó nhấn Thêm tin tuyển dụng (hoặc nhấn Thêm mới, chọn Tin tuyển dụng ở góc trên cùng bên tay phải).
Lưu ý: Bạn có thể sao chép nội dung từ các tin tuyển dụng đã tạo trước đó qua chức năng Sao chép nội dung từ tin tuyển dụng khác, gúp tiết kiệm thời gian nhập liệu (hoặc bạn cũng có thể sử dụng chức năng Nhân bản tin tuyển dụng).
2. Bạn khai báo các thông tin:
Thông tin tuyển dụng
Là các thông tin để nhân sự quản lý và đăng tin tuyển dụng.
- Khai báo Thông tin chung:
-
- Phòng ban: lấy lên dữ liệu đã thiết lập tại ứng dụng Hệ thống\Cơ cấu tổ chức.
- Vị trí tuyển dụng: lấy lên dữ liệu đã thiết lập tại Thiết lập\Danh mục\Vị trí tuyển dụng.
- Địa điểm làm việc: lấy lên dữ liệu đã thiết lập tại Thiết lập\Danh mục\Địa điểm làm việc. HR có thể tùy chọn một hoặc nhiều địa điểm tuyển dụng.
- Thông tin Mức lương, Mô tả công việc, Thông tin liên hệ: Các thông tin này sẽ được hiển thị trên bản tin tuyển dụng, giúp ứng viên có thể nắm được chi tiết công việc đang ứng tuyển.
Kế hoạch thực hiện
HR có thể chia nhỏ kế hoạch tuyển dụng thành từng đợt để kiểm soát, điều chỉnh tiến độ thực hiện sao cho phù hợp, nhằm đạt được mục tiêu tuyển dụng.
Hướng dẫn chi tiết vui lòng xem tại đây.
Mẫu ứng tuyển
Mẫu ứng tuyển sẽ được hiển thị trên bản tin tuyển dụng. Ứng viên cần khai báo các thông tin này khi Nộp đơn ứng tuyển vào công ty.
Thông tin tại mục Mẫu ứng tuyển được lấy lên theo các thông tin đã thiết lập tại Thiết lập biểu mẫu\Mẫu ứng tuyển.
Tại đây, bạn có thể:
- Thêm mới thông tin ứng viên cần khai báo
- Cấu hình Ẩn/Hiện trường thông tin
- Thiết lập Bắt buộc/Không bắt buộc khai báo trường thông tin.
Cách thực hiện tương tự như thiết lập tại Thiết lập biểu mẫu\Mẫu ứng tuyển.
>>> Xem thêm: Top phần mềm tuyển dụng tốt nhất hiện nay
Tạo trang tin
Chương trình mặc định một số mẫu trang tin tuyển dụng.
Nhân sự chọn Mẫu trang tin tuyển dụng phù hợp với doanh doanh.
Nhân sự có thể thiết lập lại mẫu trang tin tuyển dụng bằng cách:
1. Nhấn vào Mẫu tin tuyển dụng muốn thiết lập.
2. Tại đây, nhân sự có thể:
- Chỉnh sửa lại thông tin
- Thêm các thông tin khác vào mẫu trang tuyển dụng
- Có thể thiết lập mẫu cho Desktop, Mobile, Tablet
3. Sau khi thiết lập xong nhấn Lưu để hoàn thành mẫu mới.
Kênh tuyển dụng
Giúp đăng tin tuyển dụng tự động lên trang mạng xã hội (hiện tại chương trình mới cho phép kết nối với Facebook).
Tại mục Kênh tuyển dụng, bạn nhấn vào biểu tượng 
để kích hoạt kết nối với Website, Facebook, TopCV.
Lưu ý: Trường hợp bạn chưa thiết lập kết nối với facebook thì xem hướng dẫn kết nối tại đây.
Quy trình tuyển dụng
Chương trình mặc định lấy lên quy trình tuyển dụng mà bạn đã thiết lập tại Thiết lập\Quy trình\Tuyển dụng.
Bạn có thể chỉnh sửa lại quy trình tuyển dụng để phù hợp với vị trí đang tuyển dụng.
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập Tự động gửi email xác nhận ứng tuyển. Khi thiết lập chức năng này, chương trình sẽ tự động gửi email khi ứng viên ứng tuyển vào tin tuyển dụng này.
Bạn có thể xem hướng dẫn thiết lập email mặc định tại đây.
Ngoài ra, để giảm tải công việc trong quá trình tuyển dụng HR có thể sử dụng tiện ích Sơ tuyển tự động.
Hướng dẫn chi tiết vui lòng xem tại đây.
Hội đồng tuyển dụng
Là các thành viên sẽ tham gia xét tuyển, đánh giá,… cho vị trí tuyển dụng.
Nhấn Thêm thành viên để thêm mới thành viên vào hội đồng tuyển dụng.
HR tạo tin có thể tùy chọn để thành viên trong HĐTD nhận được thông báo khi có ứng viên mới, được phép/không được phép xem thông tin offer. Chi tiết xem tại đây.
Chi phí tuyển dụng
Để HR có thể đánh giá được tình hình thực hiện, sử dụng ngân sách, từ đó có phương án điều chỉnh hợp lý, HR có thể khao báo thông tin ở mục Chi phí tuyển dụng cho tin đó.
3. Sau khi khai báo xong các thông tin, bạn nhấn Lưu và đăng tin để đăng tin trên các kênh tuyển dụng, mọi người đều có thể xem được.
Lưu ý:
- Trường hợp tạm thời chưa muốn đăng tin lên các kênh tuyển dụng thì có thể chọn đăng tin ở chế độ Lưu nháp.
- Còn nếu chọn trạng thái Nội bộ thì tin sẽ không hiển thị trên website (các ứng viên không nhìn thấy tin này). Tuy nhiên, những ai có đường link tin tuyển dụng này thì vẫn có thể xem được tin này trên website.
Sau khi tin được Lưu và Đăng, chương trình sẽ tự động sinh 1 email nhận hồ sơ để phân biệt tin, đảm bảo không trùng trên toàn hệ thống. Chi tiết cách lấy dữ liệu sinh email HR xem tại đây.