Thiết lập các biểu mẫu email và mẫu in phiếu lương từ phần mềm:
- Mẫu email: Là các mẫu email được hệ thống tự động gửi cho nhân viên khi HR yêu cầu xác nhận lương, thông báo chi trả lương,…
- Mẫu in phiếu lương: Là mẫu in phiếu lương giấy sử dụng khi HR thực hiện chức năng In phiếu lương trên bảng lương
Hướng dẫn chi tiết:
Tại màn hình Thiết lập\Biểu mẫu: Anh/Chị có thể tùy chỉnh các biểu mẫu theo nhu cầu như sau:
>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương nhân viên miễn phí tốt nhất
Mẫu email
Phần mềm đã cung cấp 4 loại email và nội dung có sẵn để anh/chị có thể sử dụng luôn hoặc tùy chỉnh lại theo nhu cầu. Các loại email bao gồm:
- Email yêu cầu xác nhận lương: Tự động gửi cho nhân viên khi nhân sự gửi phiếu lương.
- Email thông báo cập nhật phiếu lương: Tự động gửi cho nhân viên khi nhân sự sửa phiếu lương, bảng chi trả lương đã gửi.
- Email phản hồi thắc mắc lương: Tự động gửi cho nhân viên khi nhân sự phản hồi các thắc mắc về phiếu lương.
- Email thông báo chi trả lương: Tự động gửi cho nhân viên khi bảng chi trả lương được chuyển sang trạng thái “Đã thanh toán”.
Mẫu in phiếu lương
Đối với các công ty không sử dụng AMIS Nhân viên hay một số nhân viên không có điện thoại thông minh, máy tính để kết nối tra cứu online được ví dụ như công nhân nhà máy, lao động có trình độ thấp và điều kiện khó khăn…HR cần in phiếu lương giấy để gửi cho nhân viên xác nhận.
Vậy nên, HR cần thiết lập mẫu in phiếu lương giấy để sử dụng.
HR truy cập vào phân hệ Thiết lập, chọn Biểu mẫu\Mẫu in phiếu lương.
Chương trình đã mặc định sẵn các mẫu phiếu lương anh chị có thể sử dụng. Anh chị có thể xem trước và sửa các thông tin trong phiếu lương sao cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị mình như in thử hay chỉnh sửa các thông tin thiết lập chung, tùy chỉnh chi tiết trên phiếu lương.
HR cũng có thể tùy chỉnh mẫu in phiếu lương theo đúng biểu mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng để thông tin lương được thể hiện rõ ràng, nhân viên dễ tra cứu.
Khi thêm mới mẫu in, HR nên tải danh sách trường trộn để tạo mẫu in với các trường thông tin hợp lệ. Đối với các mẫu phiếu tự tạo, HR có thể xóa.
Trường hợp đơn vị có người lao động nước ngoài, cần in phiếu lương bằng tiếng Anh thì HR sử dụng các trường trộn bằng tiếng Anh để thiết lập mẫu in.
Khi thực hiện in phiếu lương, HR có thể lựa chọn các mẫu đã thiết lập. Chương trình sẽ tự động lấy giá trị tương ứng với các trường trộn trong mẫu để HR in được phiếu lương hoàn chỉnh.
