Tạo mới quy trình

Xây dựng Quy trình tự động tương ứng với quy định của công ty để CBNV dễ dàng thực thi quy trình một cách hiệu quả và chính xác.

Hướng dẫn chi tiết

Có thể tạo Quy trình bằng 2 cách:

Cách 1: Chọn từ thư viện

Có thể tham khảo và áp dụng thư viện mẫu quy trình để tạo Quy trình dễ dàng hơn.

Trên giao diện Thiết kế quy trình, người dùng nhấn Tạo quy trình/Thêm từ thư viện. Lựa chọn loại quy trình phù hợp, sau đó có thể Sử dụng ngay hoặc Xem trước mẫu.

Chương trình đã mặc định thiết lập các thông tin cần thiết của Quy trình gồm: Tên quy trình, Nhóm quy trình, Các bước thực hiện, Biểu mẫu thông tin…

Người dùng chỉ cần chỉnh sửa thông tin cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị hoặc thêm các thiết lập nâng cao.

Cách 2: Tự tạo mới Quy trình

Trên giao diện Thiết kế quy trình, nhấn Tạo quy trìnhSau đó, thực hiện tạo mới với các thao tác:

1. Khai báo thông tin chung

2.Thiết lập các bước thực hiện

3. Thiết lập nâng cao

4. Phát hành quy trình

 1. Khai báo thông tin chung

Trên giao diện Tạo mới quy trình, người dùng khai báo các thông tin cơ bản của Quy trình bao gồm:

  • Tên quy trình
  • Nhóm quy trìnhChọn Nhóm cho Quy trình để Quản trị ứng dụng dễ quản lý và CBNV dễ tìm kiếm.
  • Phân quyền sử dụng: Phân quyền ai được phép chạy Quy trình này (theo đúng thẩm quyền và chức năng nhiệm vụ). Sau khi phân quyền, chỉ những đối tượng được chọn mới có thể nhìn thấy và chạy Quy trình này.
  • Biểu tượng: Chọn biểu tượng phù hợp để dễ dàng phân biệt.
  • Ghi chúGhi chú lại thông tin cần thiết để các Quản trị ứng dụng nắm được khi chỉnh sửa Quy trình.

2. Thiết lập các Bước thực hiện

Quản trị ứng dụng thiết lập Các bước thực hiện của Quy trình qua các thao tác sau:

1. Nhập tên bước/Thêm bước: Tạo các bước quy trình xử lý

2. Chọn người thực hiện: Chọn danh sách những người có chức năng/quyền hạn thực hiện từng bước trong quy trình nhằm giúp những người tham gia chọn người thực hiện nhanh chóng và chính xác.

      • Người dùng tự chọn: Tất cả người dùng trong ứng dụng.
      • Nhóm trong ứng dụng: Nhóm người dùng đã thiết lập trong ứng dụng. Chi tiết xem tại đây.
      • Người thực hiện bước trước: Lấy chính người đã thực hiện 1 bước trước đó trong quy trình.
      • Quản lý trực tiếp: Tự động lấy Quản lý trực tiếp của người khởi tạo quy trình theo thông tin trên ứng dụng Hệ thống và Thông tin nhân sự.
      • Vị trí công việc/Nhóm vị trí/Chức danh: Những người dùng có Vị trí/Nhóm vị trí/Chức danh được chọn, theo thông tin trên ứng dụng Hệ thống và Thông tin nhân sự.

Lưu ý: 

        • Có thể viết hướng dẫn chọn để người dùng chọn người thực hiện chính xác hơn.
        • Đối với các bước có thiết lập nhóm người thực hiện, có thể tích chọn Cho phép xem và thay thế công việc cho nhau để khi lượt chạy gửi tới một trong số những người trong nhóm thì những người còn lại đều có thể nhìn thấy lượt chạy đó trong mục Tất cả lượt chạy và phân công lại cho mình khi cần thiết.

3. Thời hạn xử lý: Kích hoạt thời hạn xử lý và chọn khoảng thời gian thực hiện (tính từ thời gian nhận được yêu cầu) để người thực hiện xử lý lượt chạy kịp thời, đảm bảo tiến độ công việc theo đúng quy định.

Lưu ý: Có thể thiết lập nhắc nhở và tùy chọn thời gian gửi thông báo trước khi quá hạn để người thực hiện xử lý kịp thời.

4. Thêm nội dung hiển thị: 

      • Văn bản hướng dẫn: Thêm nội dung văn bản hiển thị giữa các biểu mẫu nhập liệu để hướng dẫn người chạy quy trình hoàn thành các biểu mẫu.
      • Tệp mẫu hướng dẫn: Thêm tệp tài liệu mẫu để người dùng tải xuống và thực hiện dễ dàng theo đúng mẫu.

5. Thêm biểu mẫu nhập liệu

Thêm các biểu mẫu nhập liệu để người chạy quy trình/người thực hiện cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết hoặc đăng tải các kết quả/báo cáo thực hiện công việc làm căn cứ cho những người ở các bước tiếp theo xử lý.

    • Thêm giá trị mặc định cho trường dữ liệu

Để người dùng tạo lượt chạy nhanh chóng hơn, anh/chị có thể thêm các trường mặc định có sẵn dữ liệu bằng cách:

      • Thiết lập sẵn: Chọn sẵn dữ liệu để chương trình tụ động lấy lên khi người dùng khởi tạo lượt chạy
      • Ghi nhớ lần gần nhất: Tự động lấy giá trị từ lần chạy gần đây nhất.

Lưu ý: Đối trường kiểu dữ liệu Chọn giá trị, anh/chị có thể nhập khẩu danh sách bằng tệp.

6. Chọn loại bước

    • Bước song song

Đối với quy trình có các bước thực hiện đồng thời và độc lập, bước nào xong thì chuyển tiếp/kết thúc theo luồng của bước đó mà không phụ thuộc hay ảnh hưởng đến luồng của bước khác.

Ví dụ: Khi có nhân viên nghỉ việc, HR cần thực hiện thủ tục xác nhận nhân viên đã bàn giao công việc và không còn công nợ với công ty, quy trình sẽ thực hiện đồng thời 2 bước:

    • Trưởng bộ phận xác nhận đã nhận bàn giao công việc.
    • Kế toán xác nhận không còn công nợ với công ty

Để đáp ứng quy trình trên, người dùng có thể thiết lập Bước song song, chương trình sẽ ngầm hiểu là bước này được thực hiện đồng thời và độc lập với bước trên liền kề nó.

Sau đó, người dùng có thể thêm các bước trong từng nhánh song song (bước con) hoặc thêm bước sau khi cả khối song song thực hiện xong.

Lưu ý: Từ bước 3 trở đi mới có thể thiết lập Bước song song (do bước 1 không thể song song với bước 2).

    • Bước phê duyệt

Đối với các bước chỉ mang tính chất xem xét thông tin và đưa ra quyết định phê duyệt, người dùng tích chọn là Bước phê duyệt.

Sau đó, chọn các bước có thông tin cần phê duyệt, người phê duyệt sẽ nhìn thấy các thông tin ở các bước đó để xem xét và đưa ra quyết định Đồng ý/Từ chối.

Lưu ý: 

    • Tại bước phê duyệt anh/chị vẫn có thể thêm các biểu mẫu nhập liệu tùy theo nhu cầu.
    • Nếu không chọn loại bước Phê duyệt thì chương trình mặc định là bước Thực hiện.

Sau khi thiết lập đầy đủ các thông tin chung, nhấn Lưu. Lúc này, Quy trình được lưu vào hệ thống, tuy nhiên vẫn ở trạng thái Nháp nên CBNV chưa thực hiện được.

3. Thiết lập nâng cao

Người dùng có thể tiếp tục thực hiện các thiết lập quy trình nâng cao bao gồm:

  • Thiết lập quy trình: Thiết lập luồng quy trình bao gồm kết quả sau khi Đồng ý/Từ chối hoặc Chuyển tiếp/Trả về tại từng bước và các điều kiện đối với quy trình rẽ nhánh. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Thiết lập điều kiện trường: Thiết lập điều kiện ràng buộc giữa các trường thông tin để quy trình chặt chẽ hơn. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Thiết lập tự động: Thiết lập các trình kích hoạt tự động chạy quy trình và tự động thực hiện các công việc khác sau khi hoàn thành quy trình. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Thiết lập tiêu đề: Thiết lập tiêu đề tự động sinh ra khi người dùng chạy quy trình giúp những người tham gia dễ dàng theo dõi và phân biệt. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Thiết lập email: Chỉnh sửa nội dung email thông báo cho từng loại quy trình để phù hợp với nhu cầu. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
  • Thiết lập mẫu in: Để in biểu mẫu của từng lượt chạy. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.

4. Phát hành Quy trình

Để đưa quy trình đã thiết lập (đang ở trạng thái Nháp) vào sử dụng, người dùng nhấn Phát hành. Khi đó quy trình mới có hiệu lực, CBNV có thể bắt đầu tạo lượt chạy trên quy trình này.

Sau khi Tạo mới quy trình, anh/chị có thể Sửa/Xóa/Ngưng phát hành quy trình. Hướng dẫn chi tiết vui lòng xem tại đây.

Cập nhật 29/09/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan