I. Tổng quan
Tính năng nhắc nhở phê duyệt công việc giúp anh/chị giảm rủi ro quản lý bận việc mà quên không phê duyệt công việc gây ảnh hưởng đến tiến độ. Khi gửi yêu cầu phê duyệt, anh/chị có thể thiết lập các mốc thời gian nhắc nhở, hệ thống sẽ thông báo qua chuông và email cho người phê duyệt trước hạn chót.
Đối tượng sử dụng: nhân viên gửi và quản lý phê duyệt công việc.
II. Hướng dẫn thực hiện
- Truy cập chi tiết công việc, chọn tính năng Gửi phê duyệt công việc.
- Chọn người phê duyệt, hạn phê duyệt, tệp đính kèm.
- Dưới trường ‘Hạn phê duyệt’, anh/chị sẽ thấy mục Nhắc trước khi hết hạn phê duyệt.
- Nhấn vào “Chọn nhắc nhở” để lựa chọn thời gian cần nhắc:
- 5 phút, 15 phút, 30 phút, 1 giờ, 4 giờ, 1 ngày (nhắc 8h sáng hôm trước), 1 tuần (nhắc 8h sáng 7 ngày trước)
- Tùy chọn: Tự chọn ngày + giờ nhắc nhở (chỉ dành cho gửi phê duyệt 1 cấp)
- Nếu muốn hủy một mốc nhắc, nhấn vào icon dấu “x” tại mỗi giá trị đã chọn.
Khi anh/chị đã thiết lập nhắc nhở phê duyệt công việc, hệ thống sẽ tự động lưu lại các mốc nhắc nhở và thực hiện gửi thông báo cho người phê duyệt tại đúng thời gian đã chọn. Điều này giúp đảm bảo công việc được phê duyệt đúng hạn, giảm nguy cơ trễ tiến độ do quản lý bận hoặc quên xử lý.
III. Lưu ý
- Chỉ áp dụng nhắc nhở tùy chọn (ngày + giờ) cho phê duyệt một cấp.
- Anh/chị được chọn tối đa 3 mốc nhắc nhở. Nếu đã chọn 3 giá trị thì các lựa chọn còn lại sẽ bị vô hiệu hóa.
- Thông báo này sẽ hiển thị ở mục Thông báo quả chuông và email dưới tên nhóm thông báo “Khi có nhắc nhở phê duyệt công việc”.