Tại các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng, cửa hàng, khách sạn,… nhân viên có thể được phân công làm việc tại nhiều chi nhánh/văn phòng (VD: Chuỗi nhà hàng có nhiều chi nhánh, nhân viên A bình thường làm việc tại Chi nhánh Bà Triệu nhưng do tuần này chi nhánh Phạm Văn Đồng nhiều việc nên nhân viên này được điều động sang chi nhánh Phạm Văn Đồng). Khi đó, HR cần phân ca, tính công được cho nhân viên ở mỗi chi nhánh/văn phòng để xác định chính xác chi phí lương tại từng nơi.
Để đáp ứng nghiệp vụ này, chương trình bổ sung các chức năng phân ca, ghi nhận dữ liệu chấm công cho nhân viên tại từng địa điểm (chi nhánh/văn phòng của công ty).
Lưu ý: HR cần thêm Ca làm việc có thiết lập Công điều động trước khi phân ca cho nhân viên. Hướng dẫn chi tiết xem tại đây.
Xem phim giới thiệu tính năng
Hướng dẫn chi tiết
Để sử dụng được các tính năng phân ca, chấm công cho nhân viên làm việc tại nhiều chi nhánh/văn phòng cần bật thiết lập tại phân hệ Thiết lập\Quy định chấm công\Chung.
Sau đó, lần lượt thực hiện các bước như sau:
1. Phân ca làm việc
Để xác định nhân viên có làm việc tại đúng địa điểm được phân công hay không, khi phân ca, HR/quản lý có thể lựa chọn lựa chọn địa điểm làm việc cho nhân viên hoặc không:
- Nếu HR có khai báo địa điểm làm việc cho cố định cho nhân viên trên phân ca thì nhân viên cần chấm công tại đúng địa điểm đó mới được ghi nhận dữ liệu.
- Nếu HR không khai báo địa điểm làm việc thì khi nhân viên chấm công ở bất kỳ địa điểm nào có trong danh mục sẽ đều được ghi nhận dữ liệu.
Trường hợp có khai báo địa điểm làm việc cho nhân viên trên phân ca, anh chị lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Tạo bảng phân ca chi tiết:
Tại giao diện thêm/sửa bảng phân ca chi tiết, chương trình bổ sung trường Địa điểm làm việc. Tại đây, chọn địa điểm làm việc cho nhân viên từ cơ cấu tổ chức của công ty.
Cách 2: Phân ca trực tiếp từ bảng phân ca tổng hợp:
Tại giao diện bảng phân ca tổng hợp, chương trình hiển thị đầy đủ ca cùng địa điểm đã phân cho nhân viên theo các bảng phân ca chi tiết; ngoài ra có thể chỉnh sửa lại.
Trên form chọn ca, chương trình sẽ hiển thị trường Địa điểm làm việc để lựa chọn tương tự bảng phân ca chi tiết.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Thiết lập hình thức chấm công
2.1. Kết nối máy chấm công
Tại tool Chấm công, khi kết nối với máy chấm công thì lựa chọn thêm Địa điểm cho máy.
Sau đó, khi nhân viên chấm công bằng máy, chương trình sẽ xác định được nhân viên đang chấm công tại địa điểm nào, có khớp với nơi được phân ca hay không.
Lưu ý:
- Việc xác định địa điểm chấm công chỉ được đáp ứng khi sử dụng máy chấm công
- Nếu nhân viên chấm công bằng các hình thức khác (chấm công trên ứng dụng, quản lý chấm công hộ nhân viên,…) thì mặc định là không có địa điểm làm việc
Có thể kiểm tra địa điểm chấm công của nhân viên tại phân hệ Chấm công\Dữ liệu chấm công.
2.2. Khai báo Wi-Fi
Trên giao diện khai báo danh mục Wi-Fi, HR thêm thông tin địa chỉ Wi-Fi thuộc chi nhánh/đơn vị nào để chương trình có căn cứ ghi nhận dữ liệu khi nhân viên chấm công bằng điện thoại.
2.3. Khai báo định vị GPS
Trên giao diện khai báo danh mục địa điểm, HR thêm thông tin GPS thuộc chi nhánh/đơn vị nào để chương trình có căn cứ ghi nhận dữ liệu khi nhân viên chấm công bằng điện thoại.
3. Lập bảng chấm công
Khi tạo bảng chấm công cho từng chi nhánh/văn phòng, chương trình sẽ dựa vào bảng phân ca và dữ liệu chấm công của nhân viên để tính toán ra số công làm việc tại từng chi nhánh/văn phòng.
Lưu ý quy tắc:
- Bảng chấm công của chi nhánh/văn phòng nào thì chỉ hiển thị các ca làm việc được phân cho chi nhánh/văn phòng đó hoặc ca không xác định địa điểm
- Nhân viên chấm công tại đúng địa điểm được phân ca thì mới được tính công
VD: Ngày 1/2/2022, nhân viên được phân ca làm việc tại Chi nhánh Bà Triệu:
- Nếu dữ liệu chấm công của nhân viên đúng là tại Chi nhánh Bà Triệu → được tính công ngày này
- Nếu dữ liệu chấm công của nhân viên không phải tại Chi nhánh Bà Triệu → không được tính công ngày này