1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn thiết lập các quy định đi muộn, về sớm cho toàn công ty hoặc từng đơn vị trên phần mềm AMIS Chấm công.
Nội dung:
- Thiết lập quy định đi muộn về sớm trên hai giao diện: Quy định đi muộn về sớm và Quy định chấm công > Tùy chỉnh bảng > Đi muộn về sớm > Thiết lập nâng cao.
- Cách làm tròn số phút đi muộn/về sớm, cách tính công khi có đơn đi muộn/về sớm, cách tính số lần đi muộn/về sớm.
- Phạm vi áp dụng: HR, Quản trị nhân sự
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Thiết lập chung quy định đi muộn – về sớm
Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập\ Quy định đi muộn về sớm
Bước 2: Chọn Áp dụng thiết lập cho: Toàn bộ công ty hoặc Theo từng đơn vị, phòng ban
2.1.1 Cách làm tròn số phút đi muộn/về sớm
Giúp HR tính được số phút đi muộn/về sớm của nhân viên theo block 5 – 10 – 15 – 20 – 30 phút một hoặc không làm tròn để đúng với quy định của đơn vị.
Khi đó, trên bảng chấm công chi tiết, chương trình sẽ ghi nhận số giờ đi muộn/về sớm thực tế sau đó làm tròn và hiển thị lên bảng theo quy tắc đã thiết lập.
2.1.2 Cách tính công khi có đơn đi muộn – về sớm
- Không tính đi muộn – về sớm. Ví dụ: Nhân viên thực tế làm 7h và có đơn đăng ký đi muộn 1h thì được tính đủ 8h công và không ghi nhận là đi muộn.
- Vẫn phạt trừ công theo thiết lập tại ca và ghi nhận lượt đi muộn – về sớm
Ví dụ: Nhân viên thực tế làm 7 giờ và có đơn đăng ký đi muộn 1 giờ thì vẫn chỉ được tính 7 giờ công và ghi nhận là đi muộn.
Vẫn phạt trừ công theo thiết lập tại ca nhưng không ghi nhận lượt đi muộn – về sớm
Ví dụ: Nhân viên thực tế làm 7 giờ và có đơn đăng ký đi muộn 1 giờ thì vẫn chỉ được tính 7 giờ công nhưng không bị ghi nhận là đi muộn.
Loại trừ đơn thuộc lý do đặc biệt cho nhân viên nữ: Riêng với đơn đăng ký có nhóm lý do là “Nhân viên nữ có con nhỏ dưới 1 tuổi” và “Nhân viên nữ trong thời gian đặc biệt của tháng” thì sẽ không bị tính đi muộn, về sớm.
2.1.3 Thông báo cho nhân viên khi đi muộn, về sớm
HR thiết lập thời điểm gửi thông báo, hình thức thông báo, người nhận thông báo
2.2 Thiết lập Đi muộn – về sớm trên bảng chấm công tổng hợp
Bước 1: Tại Quy định chấm công\ Tùy chỉnh bảng công\ Bảng chấm công tổng hợp\ Đi muộn về sớm\ Thiết lập nâng cao: Cách tính số lần đi muộn về sớm lên bảng chấm công tổng hợp.
Bước 2: Thực hiện thiết lập Tính số lần đi muộn về sớm và Tính số phút đi muộn về sớm
Khi đó trên Bảng chấm công tổng hợp sẽ hiển thị dữ liệu chia theo từng mốc để HR tiện theo dõi, tính phạt