Theo dõi đóng BHXH

I. Mục đích

Theo dõi đóng giúp đơn vị theo dõi số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị nhanh chóng, chính xác.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Khởi tạo kỳ đóng ban đầu

Anh/Chị tạo kỳ đóng ban đầu làm căn cứ tự động theo dõi đóng BHXH trong các kỳ tiếp theo.

Lưu ý: Chương trình cho phép khởi tạo kỳ đóng ban đầu vào thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH, không phụ thuộc thời gian bắt đầu sử dụng phần mềm AMIS BHXH.

1. Tại phân hệ Theo dõi đóng, nhấn Tạo kỳ đóng đầu;
2. Nhập tháng, năm bắt đầu đóng BHXH, nhấn Tiếp tục;
3. Tích chọn lao động để thêm vào danh sách lao động của kỳ đóng ban đầu -> nhấn Tiếp tục.

Sau khi tạo kỳ đóng ban đầu, chương trình sẽ tự động tạo kỳ đóng hàng tháng đến tháng/năm hiện tại.

Bước 2: Theo dõi số tiền đóng BHXH hàng tháng

1. Theo dõi đóng BHXH 

Tại tab Phải đóng trong kỳ: Theo dõi lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị.

Tại tab Điều chỉnh phải đóng kỳ trước: Theo dõi các lao động truy thu đóng BHXH, BHTN, BNN do báo tăng muộn và truy thu BHYT do báo giảm muộn.

Tại cửa sổ bên phải màn hình hiển thị các thông tin bao gồm:

• Thông tin đơn vị theo dõi: Thông tin BHXH đơn vị tự theo dõi;
• Kết quả của BHXH: kết quả C12 cơ quan BHXH trả về sau khi cập nhật C12;
• Chênh lệch: số tiền chênh lệch giữa dữ liệu đơn vị theo dõi và kết quả của BHXH trả về.

Chi tiết như sau:

2. Thêm lao động 

• Nhấn Chọn lao động;
• Tại màn hình danh sách lao động, tích chọn lao động -> nhấn Tiếp tục.

3 . Xóa/Chỉnh sửa lao động

*Trường hợp muốn xóa lao động ra khỏi kỳ theo dõi đóng, Anh/chị thực hiện như sau:

• Chọn kỳ theo dõi đóng;
• Tích chọn lao động sau đó chọn Xóa.

Lưu ý: Trường hợp muốn xóa kỳ đóng, Anh/Chị phải có quyền Quản trị hệ thống hoặc Quản trị ứng dụng.

*Trường hợp muốn chỉnh sửa thông tin BHXH của lao động, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Chọn kỳ theo dõi đóng muốn chỉnh sửa;
• Tích chọn 1 hay nhiều lao động cần chỉnh sửa;
• Chọn Chỉnh sửa; 
• Tại cửa sổ chi tiết đóng BHXH, tích vào các trường thông tin cần chỉnh sửa -> nhập các thông tin vào các trường đã chọn -> nhấn Lưu.

4. Cập nhật dữ liệu lao động từ hồ sơ điện tử đã được duyệt

Để cập nhật lao động từ hồ sơ điện tử đã được duyệt trong kỳ vào kỳ theo dõi đóng tương ứng, Anh/Chị chọn biểu tượng như hình.

Sau khi cập nhật, thông tin lao động sẽ hiển thị tại kỳ theo dõi đóng tương ứng.

5. Cập nhật kết quả C12

Để lấy được toàn bộ thông tin bao gồm: Số lượng lao động, phải đóng trong kỳ (phát sinh trong kỳ, điều chỉnh phải đóng, tiền lãi), đã đóng trong kỳ, chuyển kỳ sau của đơn vị, Anh/Chị thực hiện tải File C12. Khi đó, chương trình sẽ tự động đọc kết quả file C12 và cập nhật vào hệ thống.

Lưu ý: Trường hợp các đơn vị đang tham gia BHXH tại thành phố Thủ Đức không tra cứu được kết quả đóng mẫu C12 trên AMIS BHXH:

• Nguyên nhân: Cơ quan BHXH thành phố Thủ Đức chưa gửi kết quả đóng mẫu C12 lên BHXH Việt Nam.
• Cách xử lý: Truy cập đường link http://c12.bhxhtphcm.gov.vn/để tra cứu chi tiết kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ hàng tháng. Ngoài ra hàng tháng đơn vị cũng sẽ nhận được thông báo kết quả đóng qua email liên hệ.

6. Gửi đề nghị thanh toán

Đơn vị có nhu cầu muốn xác nhận thanh toán đóng BHXH với bộ phận kế toán, có thể thực hiện gửi Đề nghị thanh toán qua email như sau:

• Chọn vào Biểu tượng gửi mail;
• Nhập các thông tin trong bảng Đề nghị thanh toán qua mail;
• Nhấn Gửi đề nghị thanh toán.

7. Xuất khẩu danh sách lao động đóng BHXH hàng tháng

Trường hợp HR muốn xuất khẩu danh sách lao động đóng BHXH hàng tháng để so sánh với bảng lương bên kế toán xem lệch ở tiền lương đóng BHXH hay số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ. Anh/Chị chọn kỳ đóng -> Tại danh sách lao động trong kỳ đóng nhấn Tải xuống để xuất khẩu danh sách lao động ra file excel.

*Có thể bạn quan tâm:

1. Tra cứu kết quả đóng BHXH (kết quả C12).

2. Hướng dẫn đọc file thông báo kết quả mẫu C12 theo Quyết định 505/QĐ-BHXH (kết quả đóng BHXH hàng tháng).

3. Cách tính lãi nộp chậm BHXH.

4. Các nguyên nhân không có thông báo kết quả tiền đóng BHXH C12.