HR có thể theo dõi thiết lập các thông tin về hệ thống, cấu hình mail, nhật ký truy cập để nhận, gửi email thông báo tiền lương cho từng đơn vị kịp thời, thuận tiện
Hướng dẫn chi tiết
1. Cấu hình email
Vào Thiết lập/ Hệ thống/ Cấu hình email để thực hiện thiết lập cấu hình email thông báo để gửi thông báo về lương. Tại đây sẽ hiển thị danh sách đơn vị trong phạm vi được phân quyền của từng người dùng.
Khi mới sử dụng phần mềm, chương trình sẽ để trống cấu hình mail tại tất cả đơn vị. Nhấn nút Sửa tại từng dòng để thiết lập cấu hình mail:
-
Máy chủ mail, Cổng, Phương thức bảo mật: Nhập thông tin máy chủ và cổng của hệ thống gửi email tại đơn vị. Một số thông tin của các máy chủ thông dụng:
- Máy chủ Gmail: smtp.gmail.com; Cổng: 465; Phương thức bảo mật: TLS
- Máy chủ Yahoo: smtp.mail.yahoo.com, Cổng: 465; Phương thức bảo mật: SSL
- Máy chủ Secureserver.net: smtpout.secureserver.net; Cổng: 80; Phương thức bảo mật: Không
- Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì HR liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin
- Số mail gửi một lần, Thời gian gửi giữa các lần: Chương trình mặc định là 30 email/lần và thời gian gửi giữa các lần là 5 giây để tránh quá tải cho hệ thống. Nếu muốn điều chỉnh thì có thể nhập lại giá trị tại các trường này.
- Địa chỉ email gửi: Nhập địa chỉ email muốn sử dụng để gửi thông báo trong hệ thống.
- Địa chỉ email hiển thị: Nhập địa chỉ email muốn hiển thị lên với người nhận email
- Tên hiển thị: Nhập tên muốn hiển thị lên với người nhận email
- Tên đăng nhập, Mật khẩu: Nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào địa chỉ email của người gửi
- Chân chữ ký: Nhập các nội dung muốn hiển thị tại phần chân chữ ký của email
- Áp dụng cho đơn vị con: Tích chọn nếu muốn áp dụng cấu hình mail này cho tất cả các đơn vị con thuộc đơn vị đang chọn
Sau khi nhập đầy đủ, nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email đã đúng hay chưa, nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại.
Trong quá trình thực hiện, anh/chị có thể gặp lỗi bảo mật, do hệ thống bật bảo mật 2 lớp, khiến ứng dụng không thể dùng tài khoản để đăng nhập trực tiếp và thực hiện gửi mail. Khi đó anh chị thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang https://myaccount.google.com/, đăng nhập tài khoản Gmail của mình.
- Bước 2: Vào phân hệ bảo mật\xác minh 2 bước để tắt xác minh 2 bước.
- Bước 3: Tiếp theo, truy cập vào mục Quyền truy cập của ứng dụng kém an toàn để bật quyền này lên.
- Bước 4: Sau đó thực hiện thiết lập cấu hình mail như bình thường.
Lưu ý:
- Trường hợp doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng email phát sinh nhiều thì nên khai báo mỗi chi nhánh/văn phòng 1 email riêng để tránh bị quá tải dẫn đến không gửi được thông báo.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng Gmail thì lưu ý Gmail miễn phí có giới hạn số lượng email được gửi.
- Nếu không thiết lập cấu hình mail tại đây, chương trình sẽ thực hiện gửi email theo cấu hình mail chung trên Hệ thống.
2. Nhân sự quản lý tiền lương
Anh chị vào Thiết lập\Hệ thống\Nhân sự quản lý tiền lương để thiết lập các thông tin người dùng quản lý tiền lương tại các chi nhánh, văn phòng để nhận được email, thông báo về lương.
HR khai báo email cá nhân của mình hay những người có quyền hạn truy cập quản lý tiền lương của đơn vị để kịp thời nhận thông báo.
Đơn vị có cơ cấu tổ chức lớn, mỗi đơn vị lại có một HR quản lý tiền lương riêng thì Admin cần khai báo email riêng cho từng HR của chi nhánh/ văn phòng đó để nhận được đúng email của nhân viên chi nhánh quản lý.
>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương nhân viên miễn phí tốt nhất
3. Nhật ký truy cập
Khi có vấn đề về dữ liệu, HR có thể xem lại nhật ký truy cập để tìm ra nguyên nhân.
Anh chị vào Thiết lập\Hệ thống\Nhật ký truy cập để xem lại tất cả các lịch sử truy cập.
