Gửi phiếu lương cho nhân viên qua email

Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn HR gửi phiếu lương qua email cho toàn bộ nhân viên.
Nội dung bao gồm: Các bước thực hiện bao gồm kiểm tra email nhân viên, đặt mật khẩu phiếu lương, chọn mẫu in và gửi email.
Phạm vi áp dụng: HR, kế toán tiền lương, quản trị viên hệ thống

Bước 1: Vào phân hệ Tính lương\ Bảng lương\ Chọn bảng lương cần gửi phiếu lương

Bước 2: Nhấn Gửi phiếu lương\ Qua email

• Kiểm tra email của nhân viên: Chương trình lấy dữ liệu email cơ quan và email cá nhân của nhân viên trong phân hệ Nhân viên.

• HR lựa chọn địa chỉ gửi mail phiếu lương là Email cơ quan hoặc email cá nhân.

Bước 3: Đặt mật khẩu cho phiếu lương

HR lựa chọn hình thức mật khẩu là Tự nhập/Tự động sinh theo quy tắc hoặc Không đặt mật khẩu.

• Nếu chọn Tự nhập, anh/Chị có thể:

Nhập mật khẩu cho từng dòng tương ứng với tên nhân viên. Nhập xong có thể xuất khẩu file mật khẩu để tiện lưu trữ.

Hoặc sử dụng tiện ích Nhập khẩu hàng loạt mật khẩu.

• Nếu chọn Tự động sinh theo quy tắc

Anh/Chị thiết lập quy tắc sinh mật khẩu từ Mã nhân viên, Ngày sinh, Số điện thoại, Email cơ quan hoặc Email cá nhân

Sau đó nhấn Sinh mật khẩu , chương trình sẽ tự động sinh mật khẩu theo quy tắc, dựa trên thông tin của nhân viên.

Bước 4: Chọn mẫu phiếu lương

Chương trình hiển thị các mẫu in phiếu lương có trạng thái đang sử dụng từ danh mục ở Thiết lập\ Biểu mẫu\ Mẫu in phiếu lương\ Nhấn Tiếp theo

Bước 5: Gửi email

Anh/Chị xem lại nội dung email, chỉnh sửa lại nếu cần. Sau đó nhấn Hoàn thành 

Nội dung email được lấy từ mẫu. Anh chị có thể chỉnh sửa tại phân hệ Thiết lập\ Biểu mẫu\ Mẫu email\ Chọn Email thông báo cho nhân viên khi HR gửi phiếu lương qua mail

Sau khi phiếu lương được gửi, HR có thể theo dõi trạng thái xác nhận/thắc mắc phiếu lương ngay trên giao diện Bảng lương.

Để xem chi tiết, anh chị click vào tên nhân viên\ chọn tab Xác nhận lương 

Lưu ý:

• Người dùng cần đảm bảo đã thiết lập thành công cấu hình mail. Trường hợp chương trình không thể gửi email do chưa thiết lập cấu hình mail hoặc đã thiết lập nhưng không hợp lệ. Anh chị cần báo cho người dùng có quyền là Quản trị hệ thống hoặc Quản trị ứng dụng để khắc phục theo hướng dẫn tại đây.
• Tính năng Cập nhật phiếu lương chỉ thực hiện được khi gửi phiếu lương qua ứng dụng..
• Nếu nhân viên chưa có tài khoản đăng nhập phần mềm Amis, HR có thể thiết lập mẫu Email có đính kèm sẵn file phiếu lương để gửi nhân viên xem trực tiếp trên email.