Khai báo danh sách nhân viên

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết nhằm hướng dẫn : Người dùng đồng bộ, cập nhật và quản lý thông tin nhân viên trên phần mềm AMIS Tiền lương để phục vụ tính lương.

Nội dung tổng quan bao gồm:

Đồng bộ dữ liệu nhân viên về ứng dụng
Cập nhật, bổ sung thông tin nhân viên
Tiện ích quản lý dữ liệu sử dụng và thiết lập trường mở rộng

Phạm vi áp dụng: HR, kế toán tiền lương, quản trị viên phần mềm

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1 Đồng bộ dữ liệu nhân viên về ứng dụng

Bước 1: Tại phân hệ Thiết lập\Nhân viên:

Bước 2: Trong lần sử dụng đầu tiên, Anh/Chị nhấn nút Lấy lại dữ liệu để phần mềm đồng bộ danh sách nhân viên từ Hệ thống/AMIS Thông tin nhân sự về ứng dụng.

Nếu công ty có sử dụng và kết nối với ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự (tại phân hệ Thiết lập\Kết nối) thì chương trình sẽ đồng bộ danh sách nhân viên từ đây.
Nếu công ty không sử dụng AMIS Thông tin nhân sự thì chương trình sẽ đồng bộ danh sách nhân viên từ Hệ thống.

Kể từ những lần tiếp theo, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu nhân viên mới về ứng dụng. Ngoài ra, trong trường hợp phần mềm chưa kịp đồng bộ thì Anh/Chị cũng có thể nhấn nút Lấy lại dữ liệu để tự cập nhật lại danh mục theo các thông tin mới nhất.

>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương nhân viên miễn phí tốt nhất

2.2 Cập nhật, bổ sung thông tin nhân viên

Sau khi đã đồng bộ danh mục, Anh/Chị có thể kiểm tra và cập nhật, bổ sung thêm các thông tin khác của nhân viên để phục vụ tính lương như Lịch sử lương, Bảo hiểm – Công đoàn, Thuế TNCN.

Trong đó:

Thông tin chung: Được đồng bộ từ Hệ thống/Thông tin nhân sự.
Lưu ý: Với các thông tin cơ bản của nhân viên được lưu trữ trên Hệ thống như Mã nhân viên, Họ và tên, Đơn vị công tác, Vị trí công việc,… thì người dùng không được phép chỉnh sửa trên ứng dụng Tiền lương.
Lịch sử lương: Được đồng bộ từ Thông tin nhân sự (nếu có kết nối). Ngoài ra, nếu không sử dụng Thông tin nhân sự thì Anh/Chị cũng có thể tự khai báo tại đây.
Bảo hiểm – Công đoàn: Trạng thái tham gia công đoàn, tham gia bảo hiểm và mức lương đóng BH được đồng bộ từ AMIS Thông tin nhân sự (nếu có kết nối); còn tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm được mặc định lấy theo thiết lập tại Thông số mặc định.
Thuế TNCN: Danh sách người phụ thuộc được đồng bộ từ AMIS Thông tin nhân sự (nếu có kết nối); còn mức thuế suất được mặc định lấy theo thiết lập tại Thông số mặc định.

Ngoài ra, để cập nhật nhanh các thông tin này cho hàng loạt nhân viên, Anh/Chị nên sử dụng chức năng Nhập khẩu của chương trình.

2.3 Tiện ích khác

2.3.1 Quản lý dữ liệu sử dụng

Tại đây, chương trình hiển thị tất cả các nhân viên được đồng bộ từ hệ thống (hoặc app Thông tin nhân sự), cho phép quản trị viên tự lựa chọn muốn đưa những nhân viên nào vào sử dụng ứng dụng AMIS Tiền lương.

Bước 1: Truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Nhân viên, click vào biểu tượng icon Ba dấu chấm ⋯ \ Chọn Quản lý dữ liệu sử dụng.

Bước 2: Tích chọn icon tại dòng Nhân viên ☑\ Đưa vào sử dụng để theo dõi

Tại đây chương trình hiển thị thông tin từ tổng quan đến chi tiết các dữ liệu nhân viên.

Ngoài ra, Anh/Chị có thể thiết lập quy tắc để chương trình tự động thêm nhân viên khi phù hợp với điều kiện, không cần mất thời gian thêm thủ công.

2.3.2 Thiết lập trường mở rộng

Thiết lập thêm các trường thông tin để có thể làm căn cứ tính một số khoản phụ cấp.

Lưu ý: Anh/Chị cần được phân quyền Thiết lập trường mở rộng mới sử dụng được tính năng này.

Truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Nhân viên, click vào biểu tượng icon Ba dấu chấm ⋯ \ Chọn Thiết lập trường mở rộng.

Tại đây hiển thị danh sách các trường thông tin sẽ hiển thị phía cuối của mục Thông tin chung hoặc Lịch sử lương trên chi tiết nhân viên.

Anh/Chị có thể Sửa/Xóa hoặc Kéo thả để sắp xếp thứ tự các trường.

Nhấn Thêm mới để thiết lập trường mở rộng mới. Trong đó, có thể lựa chọn Loại trường là Tự thêm hoặc Chọn từ AMIS Thông tin nhân sự (nếu doanh nghiệp có sử dụng đồng thời 2 ứng dụng).

Nếu Loại trường là Tự thêm, khai báo Tên trường và Kiểu dữ liệu

Nếu Loại trường là Chọn từ AMIS Thông tin nhân sự, chương trình sẽ lấy lên danh sách các trường đang có trên ứng dụng này để Anh/Chị lựa chọn.

Trường hợp nhập khẩu thông tin nhân viên thì cần điền đầy đủ các trường mở rộng tự tạo (nếu có). Các trường lấy từ AMIS Thông tin nhân sự không được phép nhập khẩu.

Khi tính lương, Anh/Chị có thể sử dụng các trường này làm căn cứ để đặt công thức tính lương.

Ví dụ: Công ty căn cứ vào tình hình ăn trưa của nhân viên để tính phụ cấp ăn trưa. HR khai báo tình hình đăng ký ăn trưa của nhân viên trên AMIS Thông tin nhân sự, sau đó lấy sang trường mở rộng của AMIS Tiền lương. Cuối tháng, HR lấy đó làm căn cứ tính khoản phụ cấp ăn trưa cho nhân viên.

Cập nhật 31/12/2025

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không