Thanh toán lương cho nhân viên qua ngân hàng điện tử

Mục đích: Hướng dẫn các bước kết nối ngân hàng điện tử và tạo lệnh chi lương trực tuyến qua cổng JetPay Bankhub để thanh toán lương cho nhân viên nhanh chóng.
Nội dung: Bao gồm các bước kết nối ngân hàng, thiết lập phê duyệt, khai báo tài khoản chi lương, tạo và theo dõi lệnh thanh toán lương.
– Kết nối ngân hàng điện tử
– Thiết lập ban đầu
– Khai báo tài khoản ngân hàng nhân viên
– Tạo lệnh thanh toán lương
– Theo dõi trạng thái lệnh
Phạm vi áp dụng: HR, kế toán tiền lương, quản trị ứng dụng

Bước 1: Kết nối ngân hàng điện từ
HR truy cập vào phân hệ Chi trả \ Bảng chi trả, chọn Ngân hàng điện tử: chương trình hiển thị giao diện danh sách các ngân hàng mà MISA đã kết nối thành công dịch vụ chi lương.

Tại đây, HR chọn ngân hàng cần sử dụng dịch vụ và nhấn “Kết nối ngay” để thực hiện tiếp các bước xác nhận thỏa thuận và đăng nhập. Xem chi tiết luồng kết nối theo từng ngân hàng tại đây.

Vào phân hệ Chi trả \ Bảng chi trả \ Thiết lập ban đầu \ Ngân hàng điện tử:

Tại đây HR thiết lập các thông tin:

1/ Tài khoản chi lương: Khai báo số tài khoản và ngân hàng công ty sử dụng để chi lương cho nhân viên. Lưu ý: tại đây chương trình chỉ hiển thị danh sách ngân hàng MISA đã kết nối thành công dịch vụ chi lương trực tuyến.

2/ Yêu cầu phê duyệt nội bộ trước khi gửi lệnh cho ngân hàng: HR lựa chọn có hoặc không cần phê duyệt lệnh thanh toán tùy theo quy định của doanh nghiệp. Trong đó:

• Nếu không bật phê duyệt: Khi HR tạo lệnh thanh toán trên AMIS Tiền lương, chương trình sẽ gửi thẳng lệnh chuyển tiền sang cho Ngân hàng xử lý.
• Nếu có bật phê duyệt: Khi HR tạo lệnh thanh toán trên AMIS Tiền lương, chương trình sẽ chưa gửi ngay lệnh cho ngân hàng mà sẽ gửi thông báo quả chuông đến người duyệt để phê duyệt nội bộ trước (VD: HR tạo lệnh xong cần gửi cho Giám đốc nhân sự duyệt). Người duyệt truy cập vào lệnh thanh toán lương, đăng nhập bằng tài khoản ngân hàng đã đăng ký để duyệt lệnh. Sau đó chương trình mới gửi sang cho Ngân hàng xử lý.

* Người duyệt là người dùng được thiết lập có quyền “Duyệt lệnh thanh toán” tại phân hệ Bảng chi trả (quy định tại phân hệ Thiết lập > Vai trò)

Để chương trình có căn cứ thanh toán lương qua ngân hàng trực tuyến, HR cần khai báo đầy đủ và chính xác thông tin tài khoản của nhân viên.
HR có thể lựa chọn thực hiện bằng các cách sau:

1/ Khai báo trên AMIS Thông tin nhân sự

Nếu đơn vị có sử dụng đồng thời cả AMIS Thông tin nhân sự thì HR có thể khai báo trên ứng dụng này, chương trình sẽ đồng bộ dữ liệu sang AMIS Tiền lương. Hướng dẫn chi tiết xem tại đây.

2/ Khai báo lần lượt cho từng nhân viên trên AMIS Tiền lương

HR truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Nhân viên \ Thông tin chung. Vào thông tin của nhân viên cần cập nhật, click vào “Sửa” để điền đầy đủ mục thông tin Tài khoản ngân hàng, Mở tại ngân hàng, Chi nhánh.

Sau đó nhấn “Lưu“.

3/ Nhập khẩu thông tin hàng loạt cho nhiều nhân viên

HR truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Nhân viên. Sử dụng chức năng Nhập khẩu Thông tin nhân viên.

Trên giao diện chi tiết Bảng chi trả, HR nhấn “Thanh toán lương“.

Trên giao diện Chuyển tiền trực tuyến, chương trình hiển thị sẵn các thông tin tài khoản chuyển tiền, số tiền (đã được làm tròn) và danh sách nhân viên kèm tài khoản ngân hàng. HR kiểm tra lại thông tin chính xác để xác nhận tạo lệnh.

Một số lưu ý:

• Để thực hiện được chức năng Thanh toán lương, người dùng cần được phân quyền “Tạo lệnh thanh toán” tại phân hệ Bảng chi trả (quy định tại phân hệ Thiết lập > Vai trò)
• Bảng chi trả cần thỏa mãn các điều kiện:
  • Có hình thức thanh toán là chuyển khoản
  • Đã khai báo đủ thông tin Số tài khoản, Ngân hàng chi lương khi tạo bảng và ngân hàng nằm trong danh sách kết nối
• Tổng tiền chi trả sẽ được tự động làm tròn theo yêu cầu của ngân hàng
• Mỗi bảng chi trả chỉ được phép tạo 1 lệnh thanh toán trừ trường hợp lệnh đã tạo trước đó đã thu hồi hoặc bị từ chối

Trường hợp không thiết lập phê duyệt nội bộ, lệnh chi lương sau khi tạo sẽ được gửi thẳng đến ngân hàng.

Để xem lại lệnh thanh toán lương đã tạo, HR truy cập vào chi tiết bảng chi trả đã tạo lệnh, nhấn Xem lệnh chi lương.

Trường hợp có yêu cầu phê duyệt nội bộ, người có quyền duyệt sẽ nhận được thông báo trong quả chuông để điều hướng đến màn hình xem chi tiết lệnh và thao tác duyệt/từ chối lệnh. Sau khi lệnh được duyệt nội bộ sẽ gửi đến ngân hàng.