1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn Quản trị ứng dụng cách thêm mới và thiết lập tài nguyên phòng họp trên hệ thống AMIS phòng họp. Việc khai báo đúng và đầy đủ thông tin giúp người dùng dễ dàng đặt lịch, quản lý phòng họp hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên chung trong đơn vị.
Nội dung bài viết gồm:
- Khai báo thông tin chung của tài nguyên phòng họp.
- Thiết lập các thông tin khác như yêu cầu phê duyệt, giới hạn người đặt.
- Quản trị ứng dụng.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Thêm mới tài nguyên phòng họp
- Nhấn vào biểu tượng Thiết lập góc bên phải màn hình, chọn Tài nguyên.
- Hệ thống hiển thị danh sách các tài nguyên đã có.
- Nhấn Thêm mới để tạo tài nguyên mới.
Bước 2: Khai báo thông tin tài nguyên phòng họp
Nhập các thông tin cơ bản của tài nguyên phòng họp:
- Tên tài nguyên: Nhập tên định danh cho tài nguyên phòng họp.
- Loại tài nguyên: Chọn loại tài nguyên cụ thể.
- Người phụ trách dịch vụ: Chọn người phụ trách. Hệ thống sẽ tự động gửi email cho người này khi có yêu cầu dịch vụ (trà, nước, tài liệu,…) từ người đặt phòng.
- Mô tả: Nhập thông tin chi tiết, hướng dẫn sử dụng hoặc quy định đi kèm của tài nguyên phòng họp.
- Tài nguyên đi kèm: Liệt kê các trang thiết bị có sẵn trong phòng (ví dụ: máy chiếu, bảng trắng,…).
- Địa điểm: Chọn địa điểm cụ thể của tài nguyên phòng họp.
- Nhóm tài nguyên: Chọn nhóm tài nguyên phòng họp cụ thể.
- Trạng thái: Chọn trạng thái hoạt động.
- Mã tài nguyên: Nhập mã định danh cho tài nguyên phòng họp.
Bước 3: Thiết lập luồng duyệt tài nguyên (nếu cần)
Để có thể tích chọn thiết lập thêm Thiết lập luồng duyệt cho các lịch đặt tài nguyên.
- Tích chọn vào ô Thiết lập luồng duyệt để bật chức năng phê duyệt.
- Tại mục Chọn người duyệt:
-
- Nhập email hoặc tên người phê duyệt vào ô tìm kiếm.
- Chọn người phù hợp từ danh sách gợi ý bên dưới.
- Có thể thêm nhiều người phê duyệt nếu cần.
-
Bước 4: Phân quyền người sử dụng (nếu cần)
- Tích chọn vào mục Phân quyền người sử dụng nếu muốn chỉ định những cá nhân/bộ phận cụ thể được phép đặt tài nguyên này.
- Chọn những người dùng được phép đặt tài nguyên từ danh sách.
Bước 5: Nhập ID thiết bị Aqara (nếu cần)
Nhập divice ID từ Aquara
Bước 6: Lưu và thêm phòng họp vào hệ thống
Nhấn Lưu để hoàn tất việc thêm mới phòng họp vào hệ thống.
3. Lưu ý
Hệ thống hỗ trợ sinh mã Token để đăng nhập và hiển thị thông tin lịch họp trên các thiết bị Tablet đặt ngoài cửa phòng. Hướng dẫn chi tiết Tại đây.