1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn đặt lịch họp và phòng họp trên hệ thống, hỗ trợ chủ động lên kế hoạch cho các cuộc họp sắp tới một cách nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi đặt lịch, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp và tài liệu (nếu có) đến các thành viên, đồng thời chuyển các yêu cầu dịch vụ đến người phụ trách phòng họp, giúp tối ưu hóa công tác tổ chức và phối hợp.
Nội dung bài viết gồm:
- Các bước đặt lịch họp mới
- Thiết lập thông tin, thành viên, dịch vụ và tài liệu
- Lưu ý về gửi mời tự động và hỗ trợ tìm phòng trống
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tại giao diện Quản lý lịch họp: Tab Tất cả\ chọn biểu tượng lịch
chuyển sang chế độ Xem dạng lịch và nhấn chuột vào một khung giờ trống muốn đặt lịch.
Bước 2: Khai báo các thông tin của cuộc họp
- Nhập Tiêu đề và Mô tả cho cuộc họp.
- Chọn Phòng họp, Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc.
- Thiết lập các tùy chọn nâng cao (nếu cần):
- Lặp lại: Dùng cho các cuộc họp định kỳ. Chọn chu kỳ lặp (hàng ngày, hàng tuần,…) và ngày kết thúc chu kỳ.
- Nhắc nhở: Cài đặt thời gian để hệ thống gửi thông báo nhắc nhở đến người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu.
- Có sử dụng video: Tích chọn nếu cuộc họp có sử dụng hình thức trực tuyến.
- Yêu cầu dịch vụ: Gửi yêu cầu chuẩn bị (trà, nước, tài liệu,…) cho người phụ trách phòng họp.
- Đính kèm tài liệu tại mục Thêm tài liệu để gửi cho người tham gia.
- Thêm Người chủ trì cuộc họp, chương trình sẽ cảnh báo khi người này có lịch họp khác bị trùng, nhằm đảm bảo người chủ trì có thể tham gia đầy đủ..
- Tại mục Thành viên tham gia\ nhấn Thêm thành viên và chọn những người sẽ tham dự cuộc họp.
Bước 3: Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, nhấn Đặt phòng để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Chỉ người dùng được cấp quyền mới đặt được phòng họp.
- Có thể tìm phòng trống và đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng với Trợ lý số AVA. Chi tiết Tại đây.
- Sau khi đặt lịch thành công, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp kèm theo tài liệu (nếu có) đến tất cả các thành viên tham gia.
- Các yêu cầu dịch vụ sẽ được gửi trực tiếp đến người phụ trách phòng họp để chuẩn bị.