1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn đặt lịch họp và phòng họp trên hệ thống AMIS Phòng họp, giúp người dùng chủ động lên kế hoạch cho các cuộc họp sắp tới một cách nhanh chóng và thuận tiện. Sau khi đặt lịch, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp và tài liệu (nếu có) đến các thành viên, đồng thời chuyển các yêu cầu dịch vụ đến người phụ trách phòng họp, tối ưu hóa công tác tổ chức và phối hợp.
Nội dung bài viết gồm:
- Các bước đặt lịch họp mới.
- Thiết lập thông tin, thành viên, dịch vụ và tài liệu cho cuộc họp.
- Lưu ý về gửi mời tự động và hỗ trợ tìm phòng trống bằng Trợ lý số AVA.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Mở giao diện đặt lịch họp
- Bước 1: Tại giao diện Quản lý lịch họp, chọn tab Tất cả.
- Bước 2: Nhấn vào biểu tượng lịch
để chuyển sang chế độ Xem dạng lịch. - Bước 3: Nhấn chuột vào một khung giờ trống muốn đặt lịch họp.
2.2. Khai báo thông tin cuộc họp
- Bước 1: Nhập Tiêu đề và Mô tả cho cuộc họp.
- Bước 2: Chọn Phòng họp, Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc.
- Bước 3: Thiết lập các tùy chọn nâng cao (nếu cần):
- Lặp lại: Dùng cho các cuộc họp định kỳ. Chọn chu kỳ lặp (hàng ngày, hàng tuần,…) và ngày kết thúc chu kỳ.
- Nhắc nhở: Cài đặt thời gian gửi thông báo nhắc nhở đến người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu.
- Có sử dụng video: Tích chọn nếu cuộc họp có sử dụng hình thức trực tuyến.
- Yêu cầu dịch vụ: Gửi yêu cầu chuẩn bị (trà, nước, tài liệu,…) cho người phụ trách phòng họp.
- Thêm tài liệu: Đính kèm tài liệu để gửi cho người tham gia.
- Bước 4: Thêm Người chủ trì cuộc họp. Chương trình sẽ cảnh báo khi người chủ trì có lịch họp khác bị trùng, đảm bảo có thể tham gia đầy đủ.
- Bước 5: Tại mục Thành viên tham gia, nhấn Thêm thành viên và chọn những người sẽ tham dự cuộc họp.
Bước 6: Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, nhấn Đặt phòng để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Chỉ người dùng được cấp quyền mới có thể đặt được phòng họp.
- Có thể tìm phòng trống và đặt phòng nhanh chóng với Trợ lý số AVA. Chi tiết Tại đây.
- Sau khi đặt lịch thành công, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp kèm theo tài liệu (nếu có) đến tất cả các thành viên tham gia.
- Các yêu cầu dịch vụ sẽ được gửi trực tiếp đến người phụ trách phòng họp để chuẩn bị.