1. Trang chủ
  2. Hướng dẫn nghiệp vụ
  3. Hướng dẫn chi tiết cách đặt lịch họp trên AMIS Phòng họp

Hướng dẫn chi tiết cách đặt lịch họp trên AMIS Phòng họp

AMIS phòng họp cho phép người đặt phòng đặt lịch họp một cách dễ dàng và nhanh chóng với nhiều tiện ích.

Để đặt lịch họp trên ứng dụng AMIS phòng họp, người dùng có thể thực hiện như sau.

Cách 1: Nhấn nút Đặt phòng trên giao diện quản lý lịch họp.

Cách 2: Đặt phòng trên danh sách xem lịch họp dạng lịch.

Hướng dẫn chi tiết:

Trên giao diện Quản lịch họp/xem dạng lịch, các ô trống trên bảng lịch họp là các Khung giờ trống cho phép người dùng đặt phòng họp. Người dùng có thể tìm được phòng trống phù hợp một cách nhanh chóng.

Có thể di chuột lên tên phòng (hiển thị trên các cột dọc) xem thông tin chi tiết về khu vực, chứa và thiết bị của phòng họp để chọn phòng phù hợp. Nhấp chuột vào một khung giờ trống.

  • Khai báo các thông tin cần thiết:
    • Tiêu đề lịch họp.
    • Chọn phòng họp.
    • Chọn thời gian bắt đầuthời gian kết thúc cuộc họp.
    • tả cuộc họp: Mô tả vắn tắt nội dung của cuộc họp, nội dung này sẽ được hiển thị trên thông tin cuộc họp.
  • Lặp lại: Nếu cần đặt lịch cho cuộc họp định kỳ, người dùng nhấn lặp lại và chọn chu kỳ lặp lại phù hợp, sau đó chọn thời gian kết thúc của chu kỳ. Lịch họp sẽ tự động được đặt lại theo chu kỳ đã thiết lập.
  • Nhắc nhở: Để tránh tình trạng người tham gia quên lịch họp, người đặt phòng có thể cài đặt nhắc nhở cho lịch họp, sau đó chọn thời gian nhắc trước. Hệ thống sẽ tự động thông báo nhắc nhở cho người tham gia trước cuộc họp theo thời gian đã chọn.
  • sử dụng video: Sau khi chọn, thông tin có sử dụng video sẽ hiển thị trên lịch họp.
  • Yêu cầu dịch vụ: Khi cần người phụ trách dịch vụ phòng họp chuẩn bị trà nước, tài liệu,… cho cuộc họp. Người đặt phòng chọn yêu cầu dịch vụ và viết ghi chú, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho người phụ trách phòng họp.
  • Đính kèm tài liệu: Người dùng có thể đính kèm tài liệu để người tham gia xem trước cuộc họp. Nhấn Thêm tài liệu và chọn tệp để tải lên. Tài liệu sẽ được gửi kèm theo mail mời họp tới tất cả người tham gia.
  • Thành viên tham gia: Nhấn Thêm thành viên để chọn người tham gia, nhập tên hoặc mail để tìm người tham gia hoặc mời theo phòng ban.
  • Sau đó, nhấn Đặt lịch để hoàn tất đặt phòng.

Sau khi đặt lịch họp thành công, tất cả người tham gia sẽ nhận được mail mời họp.

Cập nhật 09/10/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.