1. Tổng quan
Tính năng “Đồng bộ liên dự án” cho phép anh/chị tạo một công việc ở một dự án và liên kết công việc này sang nhiều dự án khác. Khi có bất kỳ thay đổi nào trên công việc ở một dự án, các dự án liên quan cũng sẽ tự động được cập nhật, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót khi quản lý thông tin công việc xuyên suốt nhiều dự án, phòng ban.
Nội dung dưới đây hướng dẫn cách thực hiện đồng bộ công việc liên dự án.
Đối tượng áp dụng: Quản lý dự án, Trưởng phòng ban, Nhân viên thực hiện công việc trên phần mềm dự án.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thực hiện đồng bộ liên dự án
Bước 1: Trong giao diện chi tiết công việc, nhấn vào nút Đồng bộ liên dự án.
Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện Thiết lập đồng bộ liên dự án, anh/chị chọn dự án/nhóm muốn công việc này xuất hiện và được đồng bộ tự động thông tin.
Bước 3: Có thể nhấn Thêm dự án để đồng bộ công việc tại nhiều dự án khác nhau.
Bước 4: Nhấn Lưu để xác nhận thao tác và hoàn tất đồng bộ.
Bước 5: Sau khi đồng bộ, mọi cập nhật (nội dung, tiến độ, trạng thái…) tại bất kỳ dự án liên quan sẽ cùng được phản ánh ở các dự án còn lại.
2.2. Cách hiển thị công việc đồng bộ
Sau khi thiết lập, công việc sẽ xuất hiện tại các dự án đã chọn cụ thể như sau:
- Màn Bảng
- Hiển thị Tên dự án gốc
- Có icon truy cập nhanh về công việc trên dự án gốc
- Hiển thị cột/nhóm của dự án gốc
- Màn Danh sách / Gantt
- Hiển thị nhóm công việc của dự án gốc
- Kèm tag tên dự án gốc
- Chi tiết công việc
- Hiển thị thông báo: Bạn đang xem công việc này ở dự án gốc
- Nút Xem trên dự án gốc
- Nút Xóa khỏi dự án này (gỡ đồng bộ tại dự án hiện tại)
2.3. Cập nhật và đồng bộ dữ liệu
Tại công việc gốc:
- Mọi thay đổi (trạng thái, người phụ trách, mô tả…) → đồng bộ sang tất cả dự án
- Xóa hoặc lưu trữ công việc → áp dụng cho tất cả bản đồng bộ
Tại công việc được đồng bộ:
- Chỉnh sửa sẽ kiểm tra quyền trên dự án gốc
- Có quyền → thao tác bình thường
- Không có quyền → hiển thị thông báo không được phép
- Khi thay đổi dự án hoặc nhóm công việc gốc cũng sẽ được cập nhật tương ứng
3. Lưu ý
- Nếu xóa công việc ở một dự án, anh/chị cần kiểm tra quy định đồng bộ để tránh làm mất dữ liệu liên quan ở dự án khác.
- Khuyến khích sử dụng tính năng này khi công việc có ảnh hưởng/thuộc nhiều bộ phận hoặc nhiều dự án khác nhau để tối ưu thời gian quản lý.