2. Các bước thực hiện
Vào phân hệ Tính lương \ Bảng lương \ Chọn bảng lương cần gửi phiếu lương
Nhấn Gửi phiếu lương \ Qua email và thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra email của nhân viên
Chương trình lấy dữ liệu email cơ quan và email cá nhân của nhân viên trong mục Thiết lập \ Nhân viên.
HR lựa chọn địa chỉ gửi mail phiếu lương là Email cơ quan hoặc email cá nhân.
Đồng thời, cần kiểm tra kỹ xem nhân viên đã có đúng/đủ email chưa. Nhân viên nào đang chưa có email, chương trình sẽ tự động sắp xếp lên trước để HR tiện rà soát.
Bước 2: Đặt mật khẩu cho phiếu lương
HR lựa chọn hình thức mật khẩu là Tự nhập/Tự động sinh theo quy tắc hoặc Không đặt mật khẩu.
- Nếu chọn Tự nhập, anh/Chị có thể:
Nhập mật khẩu cho từng dòng tương ứng với tên nhân viên. Nhập xong có thể xuất khẩu file mật khẩu để tiện lưu trữ.
Hoặc sử dụng tiện ích Nhập khẩu hàng loạt mật khẩu.
- Nếu chọn Tự động sinh theo quy tắc
Anh/Chị thiết lập quy tắc sinh mật khẩu từ Mã nhân viên, Ngày sinh, Số điện thoại, Email cơ quan hoặc Email cá nhân
Sau đó nhấn Sinh mật khẩu , chương trình sẽ tự động sinh mật khẩu theo quy tắc, dựa trên thông tin của nhân viên.
Bước 3: Chọn mẫu phiếu lương
Chương trình hiển thị các mẫu in phiếu lương có trạng thái đang sử dụng từ danh mục ở Thiết lập \ Biểu mẫu \ Mẫu in phiếu lương
Nhấn Tiếp theo
Bước 4: Gửi email
Anh/Chị xem lại nội dung email, chỉnh sửa lại nếu cần. Sau đó nhấn Hoàn thành
Nội dung email được lấy từ mẫu. Anh chị có thể chỉnh sửa tại phân hệ Thiết lập \ Biểu mẫu \ Mẫu email \ Chọn Email thông báo cho nhân viên khi HR gửi phiếu lương qua mail
Sau khi phiếu lương được gửi, HR có thể theo dõi trạng thái xác nhận/thắc mắc phiếu lương ngay trên giao diện Bảng lương.
Để xem chi tiết, anh chị click vào tên nhân viên \ chọn tab Xác nhận lương
Lưu ý:
- Người dùng cần đảm bảo đã thiết lập thành công cấu hình mail. Trường hợp chương trình không thể gửi email do chưa thiết lập cấu hình mail hoặc đã thiết lập nhưng không hợp lệ. Anh chị cần báo cho người dùng có quyền là Quản trị hệ thống hoặc Quản trị ứng dụng để khắc phục theo hướng dẫn tại đây.
- Tính năng Cập nhật phiếu lương chỉ thực hiện được khi gửi phiếu lương qua ứng dụng.