Do việc trích nộp bảo hiểm và thuế TNCN được tính theo tháng, vì vậy hoạt động tính lương trên phần mềm cũng đảm bảo tuân theo nguyên tắc một đơn vị chỉ tạo được một bảng lương duy nhất mỗi tháng. Trong trường hợp công ty có nghiệp vụ chi trả lương hai lần hoặc nhiều lần một tháng cho nhân viên thì anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo bảng lương để tính các khoản chi trả lần 1
Trước kỳ chi trả lương lần 1 cho nhân viên, anh/chị thực hiện tạo bảng lương cho tháng đó để tính toán các khoản trả cho nhân viên đợt này.
Lưu ý: Các cột dữ liệu trên bảng lương được tự động lấy lên theo chính sách lương của đơn vị, vì vậy nếu trên bảng lương đang tồn tại các khoản chưa tính vào đợt 1 thì anh/chị thực hiện xóa bớt các cột này đi bằng chức năng Cấu hình bảng (Ví dụ: Các khoản Thuế TNCN và bảo hiểm tính theo tháng và được khấu trừ sau vào đợt chi lương thứ 2, vì vậy trên bảng lương lần 1 cần xóa bỏ các cột này đi).
Xem hướng dẫn chức năng cấu hình bảng chi tiết tại đây.
>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương nhân viên miễn phí tốt nhất
Bước 2: Tạo bảng tạm ứng từ bảng lương để ghi nhận số tiền trả cho nhân viên lần 1
Tại bảng lương sau khi lập, nhấn chức năng Tạm ứng để tạo bảng tạm ứng lương lần 1 cho nhân viên.
Sau khi lưu bảng, chương trình sẽ tự động lấy lên số tiền tạm ứng đợt này chính bằng giá trị Thực lĩnh của từng nhân viên trên bảng lương.
Bước 3: Bổ sung thêm các khoản chi trả đợt 2 vào bảng lương và khấu trừ phần đã tạm ứng đợt 1
Đến kỳ trả lương thứ 2, anh/chị vào bảng lương đã tạo lần 1 để ghi nhận thêm các khoản chi trả đợt này và khấu trừ bớt phần lương đã tạm ứng đợt 1:
- Bổ sung thêm các khoản chi trả thêm lần này: Anh/Chị sử dung chức năng Cấu hình bảng tương tự bước 1 để thêm các khoản lương mới vào bảng. Ngoài ra, nếu lần 2 này có phát sinh thêm các dữ liệu tính lương bổ sung thì anh/chị nhấn nút Sửa bên cạnh tiêu đề bảng để chọn thêm các bảng dữ liệu tính lương mới. (Ví dụ: Lần 2 tính thêm khoản lương doanh số cho nhân viên kinh doanh nên cần bổ sung thêm bảng dữ liệu doanh số trong tháng).
- Khấu trừ bớt phần lương đã tạm ứng đợt 1: Anh/Chị nhấn nút Sửa bên cạnh tiêu đề bảng để chọn thêm bảng tạm ứng lần 1 vào dữ liệu tính lương. Khi đó, phần tạm ứng sẽ được tự động lấy lên cột Tạm ứng của bảng lương này và được trừ đi khi tính lương thực lĩnh.
Bước 4: Tạo bảng chi trả lương cuối cùng
Sau khi hoàn tất tính lương cả tháng, anh/chị thực hiện tạo bảng chi trả lương để ghi nhận số tiền chi trả đợt này cho từng nhân viên.
Xem hướng dẫn tạo bảng chi trả lương chi tiết tại đây.