Lập, phát hành và theo dõi trạng thái gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến Cơ quan thuế (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

2.1.1 Trước khi lập và phát hành chứng từ, cần thực hiện:

• Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử Tại đây
• Thiết lập mẫu số, ký hiệu chứng từ Tại đây

Lưu ý: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ: tổ chức/cá nhân trả thu nhập phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chuyển dữ liệu chứng từ sang cơ quan thuế.

2.1.2 Các cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

• Nhập khẩu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Lập từng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ bảng quyết toán thuế
• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ phần mềm AMIS Kế toán Doanh nghiệp

Hướng dẫn điền chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Bước 1: Kiểm tra lại thông tin chứng từ.

Bước 2: Nhấn Lưu và phát hành để ký điện tử và phát hành chứng từ. Phần mềm tự động gửi dữ liệu chứng từ đến Cơ quan thuế.

Lưu ý: Khi ký nộp chứng từ, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng (ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này, gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng.

Bên cạnh đó, có thể phát hành hàng loạt chứng từ bằng cách tích chọn các chứng từ cần phát hành, sau đó nhấn Phát hành để ký số và phát hành đồng loạt.

• Theo dõi trạng thái chứng từ tại cột Trạng thái.

• Theo dõi chi tiết lịch sử truyền nhận với Cơ quan thuế tại danh sách chứng từ hoặc vào Lịch sử truyền nhận\Tờ khai\Xem nhật ký.

Cho phép tải chứng từ điện tử ở dạng XML, PDF phục vụ công tác quản lý tại đơn vị.

Cách 1: Trên giao diện Chứng từ khấu trừ thuế\Chứng từ, nhấp chuột 2 lần vào chứng từ cần xem để mở bản hoàn chỉnh, sau đó nhấp vào mục 3 chấm (…) thao tác Tải về/In trực tiếp.

Cách 2: Trên dòng chứng từ đã phát hành, đưa con trỏ chuột đến cuối dòng và nhấp vào biểu tượng ba chấm (…). Tiếp theo, chọn Tải hoặc In để thực hiện tải xuống hoặc in chứng từ khấu trừ điện tử.

Lưu ý:

• Nếu muốn tải tệp XML, vào phân hệ Chứng từ khấu trừ thuế, chọn chứng từ cần tải, nhấp đúp chuột để mở chứng từ, sau đó nhấp vào biểu tượng ba chấm (…), nhấn Tải\chọn XML.

• Trường hợp: Chứng từ mở ở chế độ xem trên phần mềm nhưng hiển thị màn hình trắng, không có thông tin.

  *Cách xử lý:

Bước 1: Mở chứng từ cần xem. Trên giao diện xem chứng từ, nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Chọn “Tải lại PDF” để phần mềm tải lại tệp chứng từ. Sau khi quá trình tải hoàn tất, kiểm tra lại xem nội dung chứng từ đã hiển thị bình thường hay chưa.

Sau khi ký điện tử, có thể gửi email chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên để tự quyết toán thuế.

2.4.1 Gửi 1 email

Tại giao diện chứng từ, chọn chứng từ cần gửi → nhấn Gửi email → điền thông tin và nhấn gửi. Hoặc tại cuối dòng chứng từ, nhấn … → Gửi email để thực hiện.

2.4.2 Gửi hàng loạt email

Chọn các chứng từ cần gửi → nhấn Gửi email → điền thông tin và nhấn Gửi.

Lưu ý: Kể từ thời điểm áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đơn vị không cần lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến Cơ quan thuế.

• Theo dõi báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đây.
• Trường hợp cần báo cáo chứng từ giấy đã mua, xem hướng dẫn tại đây.
• Trường hợp cần báo cáo chứng từ tự in, xem hướng dẫn tại đây.

• Thông báo chứng từ đã lập sai
• Giải trình chứng từ đã lập sai
• Điều chỉnh chứng từ
• Thay thế chứng từ