Mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN thay đổi như thế nào khi chuyển sang năm mới? Cách phát hành chứng từ khấu trừ thuế cho năm cũ?

Mục đích: Hướng dẫn quy định về mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cách phát hành chứng từ trên phần mềm AMIS Thuế TNCN cho năm mới và năm cũ.
Nội dung:
– Quy định mẫu số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
– Cách phần mềm tự động nhân bản mẫu chứng từ khi chuyển năm
– Hướng dẫn phát hành chứng từ cho năm mới và cấp bù chứng từ cho năm cũ
Phạm vi áp dụng: Kế toán, nhân sự, quản lý doanh nghiệp sử dụng phần mềm AMIS Thuế TNCN

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về mẫu và ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế như sau:
– Ký hiệu mẫu gồm 07 ký tự: 03/TNCN
– Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm 06 ký tự:
+ Hai chữ đầu “CT/” là viết tắt của chứng từ
+ Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số cuối của năm dương lịch (ví dụ: 25 cho năm 2025, 26 cho năm 2026)
+ Chữ cuối là “E” thể hiện hình thức điện tử
→ Ví dụ: Ký hiệu mẫu năm 2025 là CT/25E, năm 2026 là CT/26E
– Số chứng từ là số thứ tự bằng chữ số Ả-rập, tối đa 7 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

– Trường hợp năm cũ đã có mẫu chứng từ đang phát hành: Phần mềm tự động nhân bản mẫu chứng từ sang năm mới với ký hiệu cập nhật theo năm (ví dụ: từ CT/25E sang CT/26E), giữ nguyên các thiết lập.
Ví dụ: Năm 2025 sử dụng mẫu CT/25E, sang năm 2026 phần mềm tự động tạo mẫu CT/26E.
– Trường hợp năm cũ không có mẫu chứng từ đang phát hành: Người dùng cần thêm mới mẫu số, ký hiệu chứng từ cho năm hiện tại. Xem hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: Mẫu chứng từ phải theo ký hiệu năm hiện tại. Ví dụ: năm 2026 phải dùng mẫu CT/26E. Phần mềm chỉ cho phép lập chứng từ theo mẫu năm mới, không hỗ trợ mẫu năm cũ.

4.1 Chuyển trạng thái mẫu chứng từ sang 'Đang sử dụng' – Vào phân hệ Chứng từ khấu trừ \ Mẫu chứng từ – Tìm dòng mẫu Thông tư 32/2025/TT-BTC – Chuyển trạng thái từ Chưa sử dụng sang Sử dụng 4.2 Thêm mới hoặc nhân bản chứng từ khấu trừ thuế Cách 1: Thêm mới chứng từ khấu trừ thuế. Xem hướng dẫn tại đây Cách 2: Nhân bản chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây 4.3 Phát hành chứng từ khấu trừ Lưu ý: Trường hợp năm cũ chưa phát hành chứng từ khấu trừ thuế, được phép cấp bù theo mẫu số, ký hiệu của năm mới đang phát hành. 4.4 Cập nhật chứng từ năm cũ theo mẫu năm mới Cách 1: Click đúp vào chứng từ hoặc nhấn Cập nhật để hệ thống tự động cập nhật theo mẫu chứng từ đang phát hành của năm hiện tại. Cách 2: Tại danh sách chứng từ, nhấn Chỉnh sửa để cập nhật thông tin cần thiết. Hệ thống sẽ đồng bộ theo mẫu chứng từ năm mới. – Nhấn Lưu và Phát hành