Để thực hiện các quy trình liên quan theo chuỗi liền mạch, chương trình cho phép thiết lập tự động khởi chạy quy trình khác ngay sau khi hoàn thành quy trình/bước quy trình.
Hướng dẫn chi tiết
Ví dụ: Quy trình “Đề nghị đi công tác” có các bước như sau:
Bước 1: Lập đề nghị đi công tác
Bước 2: Giám đốc phê duyệt đề nghị
Bước 3: HR chuẩn bị hồ sơ, phương tiện đi công tác
Bước 4: Người đi công tác tạm ứng công tác phí
Bước 5: Xác nhận đã đi công tác, báo cáo kết quả
Khi thực hiện quy trình này sẽ phát sinh nhu cầu chạy các quy trình liên quan như sau:
- Sau khi hoàn thành Bước 2: Giám đốc phê duyệt, đến Bước 3, nếu có nhu cầu sử dụng xe thì cần chạy “Quy trình sử dụng xe công ty”
- Sau khi hoàn thành Bước 3, đến Bước 4 cần chạy “Quy trình Đề nghị tạm ứng” để thực hiện thủ tục tạm ứng công tác phí
- Sau khi kết thúc chuyến công tác, người dùng đi công tác thực hiện Bước 5 để hoàn thành quy trình. Sau đó, cần chạy “Quy trình Quyết toán tạm ứng” để thực hiện thủ tục quyết toán công tác phí với công ty
I. Thiết lập tự động chạy Quy trình liên kết
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền thiết kế quy trình mới thực hiện được các thao tác thiết lập.
Trên giao diện Thiết kế quy trình, vào Thiết lập nâng cao/Quy trình liên kết, nhấn Thêm sự kiện.
Tại đây, anh/chị có thể thiết lập tự động khởi tạo quy trình liên quan ngay sau khi:
- Hoàn thành bước quy trình
- Hoàn thành quy trình
1. Hoàn thành Bước quy trình
Chọn điều kiện khi Hoàn thành bước quy trình, chọn bước cụ thể
Nhấn Thêm quy trình, sau đó thực hiện thiết lập Quy trình liên kết bao gồm:
THÔNG TIN CHUNG
Chọn quy trình muốn tự động khởi tạo
Chọn người thực hiện quy trình tiếp theo:
- Người cụ thể: nhân viên bất kỳ trong ứng dụng
- Người thực hiện bước trước: chọn bước thực hiện. Ví dụ: chọn người thực hiện ở bước “Lập đơn xin công tác”
GHÉP TRƯỜNG DỮ LIỆU
Chọn các trường thông tin tương ứng giữa hai quy trình để tự động trích xuất thông tin lên lượt chạy.
Lưu ý: Có thể nhấn + Thêm quy trình để tự động khởi tạo nhiều quy trình khác nhau.
Lưu ý: Trường hợp cần điều kiện nhất định mới chạy quy trình liên kết.
Ví dụ: Nếu người đi công tác có nhu cầu sử dụng xe thì mới chạy “Quy trình sử dụng xe công ty”.
Anh/chị tích chọn Với điều kiện, sau đó chọn một trường chứa điều kiện và thiết lập điều kiện.
Vd: Trường “Sử dụng xe công ty” -> Bằng -> Có
2. Hoàn thành quy trình
Chọn điều kiện Khi hoàn quy trình. Sau đó, anh/chị thiết lập Hành động, + Thêm quy trình tương tự như mục 1.1
Sau khi hoàn tất, anh/chị Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
II. Chạy quy trình
Khi chạy quy trình đến bước có thiết lập quy trình liên kết, chương trình sẽ tự động khởi tạo lượt chạy quy trình đã liên kết.
Tương tự, khi hoàn thành, lượt chạy quy trình liên kết sẽ tự động được khởi tạo tức thời.
Người thực hiện sẽ nhận được thông báo trên ứng dụng, có thể truy cập lượt chạy quy trình liên kết để hoàn tất thông tin và Gửi lượt chạy.
Trên lượt chạy gốc, trạng thái của lượt chạy quy trình liên kết sẽ tự động được cập nhật giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
