1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng bàn giao lượt chạy quy trình, giúp nhân viên sắp nghỉ việc hoặc quản trị viên chuyển giao toàn bộ công việc đang phụ trách cho người thay thế, đảm bảo công việc không bị gián đoạn và thông tin được kế thừa đầy đủ.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn bàn giao lượt chạy quy trình (tự bàn giao và bàn giao cho người khác)
- Phân công lại vai trò người phụ trách trong các lượt chạy
- Lưu ý về quyền thực hiện và quy tắc bàn giao
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Bàn giao lượt chạy quy trình
Tại thanh điều hướng, chọn biểu tượng 
, chọn Bàn giao lượt chạy quy trình
Bàn giao lượt chạy. Có thể bàn giao theo 2 trường hợp:
- Tự bàn giao: CBNV bàn giao các công việc của mình cho người khác.
- Bàn giao cho người khác: QTHT/QTUD bàn giao hộ các công việc của người sắp nghỉ việc cho người khác.
2.1.1. Tự bàn giao
- Tại giao diện Bàn giao lượt chạy quy trình, chọn Của tôi.
Bước 1. Chọn người nhận bàn giao: Nhấn vào ô và tìm chọn nhân viên sẽ tiếp nhận công việc.
Bước 2. Chọn quy trình: Nhập tên hoặc tìm kiếm và tích chọn các quy trình cần bàn giao.
Bước 3. Chọn trạng thái: Lọc các lượt chạy cần bàn giao theo trạng thái (ví dụ: Đang thực hiện, Đã hoàn thành).
Bước 4. Chọn vai trò: Xác định vai trò của anh/chị trong các lượt chạy cần bàn giao (Người tạo, Người thực hiện bước, Người liên quan).
Bước 5. Chọn hành động phân công
-
- Phân công lại lượt chạy đang thực hiện cho người nhận bàn giao: Chuyển toàn bộ trách nhiệm xử lý các lượt chạy chưa hoàn thành cho người nhận.
- Thêm người nhận bàn giao là người liên quan lượt chạy quy trình: Thêm người nhận vào các lượt chạy với vai trò theo dõi, không trực tiếp xử lý.
2.1.2. Bàn giao cho người khác
Tại giao diện Bàn giao lượt chạy quy trình, chọn tab Thành viên khác
Bước 1. Chọn người bàn giao: Nhấn vào ô và tìm chọn nhân viên sắp nghỉ việc.
Bước 2. Chọn người nhận bàn giao: Chọn nhân viên sẽ tiếp quản công việc.
Bước 3. Chọn quy trình: Tích chọn các quy trình cần bàn giao.
Bước 4. Chọn trạng thái lượt chạy: Lọc các lượt chạy theo trạng thái (Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Đã từ chối, Đã hủy).
Bước 5. Chọn vai trò của người bàn giao: Xác định vai trò của người bàn giao trong các lượt chạy (Người tạo, Người thực hiện bước, Người liên quan).
Bước 6. Chọn hành động phân công: Lựa chọn cách phân công cho người nhận tương tự như trường hợp tự bàn giao.
2.2. Xác nhận bàn giao
- Sau khi chọn Bàn giao, hệ thống sẽ xử lý theo quy tắc bàn giao đã thiết lập.
- Sau khi hoàn tất
- Hiển thị thông báo kết quả bàn giao (thành công bao nhiêu lượt chạy, danh sách từng lượt chạy đã bàn giao).
- Có thể xem chi tiết các lượt chạy đã bàn giao bằng cách click vào ID của từng lượt chạy.
- Các bên liên quan (người nhận bàn giao, người bàn giao) đều nhận được thông báo.
3. Lưu ý
- Có thể thiết lập nhiều quy tắc bàn giao cho từng nhân viên hoặc từng nhóm quy trình khác nhau.
- Đảm bảo chọn đúng người bàn giao, người nhận và quy trình để tránh chuyển sai quyền.
- Chỉ những người có vai trò quản trị mới bàn giao thay cho thành viên khác.
- Đảm bảo các quy tắc phải hợp lệ thì mới thực hiện được thao tác bàn giao.