I. Tổng quan
Tính năng Thiết lập thời gian làm việc cho phép người dùng định nghĩa lịch làm việc chi tiết của công ty, bao gồm ngày làm việc trong tuần, giờ làm việc cụ thể và các ngày nghỉ lễ.
Khi áp dụng thiết lập này, hạn xử lý của các bước trong quy trình sẽ được tự động tính toán dựa trên thời gian làm việc thực tế, thay vì 24/7 như mặc định. Điều này giúp việc ghi nhận và đánh giá KPI của nhân viên trở nên chính xác và công bằng hơn, đồng thời đảm bảo các thông báo và báo cáo phản ánh đúng tiến độ công việc.
Nội dung này hướng dẫn anh/chị cách tạo mới, chỉnh sửa và quản lý các thiết lập thời gian làm việc.
Đối tượng thực hiện: Người dùng có vai trò quản trị hệ thống hoặc được phân quyền thiết lập quy trình.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thêm thiết lập thời gian làm việc
Để thiết lập thời gian làm việc, anh/chị thực hiện theo các bước sau.
Bước 1: Trên menu, nhấn Khác, chọn Thiết lập, vào tab Thời gian làm việc. Màn hình sẽ hiển thị danh sách các thiết lập đã có.
Bước 2: Thêm mới/Cập nhật thiết lập thời gian làm việc. Tại màn hình danh sách, anh/chị có thể thực hiện các thao tác:
- Nhấn + Thêm mới để tạo một lịch làm việc mới.
- Chọn biểu tượng Nhân bản, Chỉnh sửa hoặc Xóa trên dòng của một thiết lập có sẵn để thao tác.
Bước 3: Tại form thiết lập, anh/chị cần khai báo các thông tin sau:
1. Khai báo thông tin chung:
- Tên thiết lập: Đặt tên gợi nhớ cho lịch làm việc (ví dụ: Giờ làm việc khối văn phòng).
- Mô tả: Diễn giải chi tiết hơn về mục đích của thiết lập.
- Đối tượng áp dụng: Chọn các phòng ban, bộ phận sẽ áp dụng lịch làm việc này. Hệ thống sẽ không cho phép chọn một phòng ban đã được gán vào một thiết lập khác.
2. Thiết lập ngày làm việc:
- Mặc định hệ thống hiển thị lịch từ Thứ 2 đến Chủ nhật. Anh/chị bật/tắt công tắc tại ngày tương ứng để xác định ngày làm việc trong tuần.
- Với mỗi ngày làm việc, anh/chị nhập khung giờ làm việc (ví dụ: Từ 08:00 – Đến 17:00).
- Nếu có nghỉ giữa giờ, tick vào ô và nhập khoảng thời gian nghỉ (ví dụ: Từ 12:00 – Đến 13:30).
3. Thiết lập ngày nghỉ lễ:
- Trên lịch tháng, chọn vào một ngày bất kỳ để hiển thị nút + Thêm ngày nghỉ lễ.
- Nhấn vào nút này, một pop-up sẽ hiện ra. Anh/chị nhập Tên sự kiện, Từ ngày, Đến ngày và nhấn Lưu.
- Những ngày được thiết lập là ngày nghỉ sẽ hiển thị một chấm đỏ, hiển thị thông tin về sự kiện nghỉ lễ đã tạo, anh/chị có thể Xóa sự kiện nếu không còn nhu cầu.
Bước 4: Lưu thiết lập
1. Sau khi hoàn tất khai báo, nhấn Lưu.
2. Nếu đây là thao tác chỉnh sửa một thiết lập đã có, hệ thống sẽ hiển thị pop-up xác nhận. Anh/chị chọn Có để hoàn tất. Hạn xử lý của các công việc “đang thực hiện” thuộc các đối tượng áp dụng sẽ được tự động cập nhật theo thiết lập mới.
3. Sau khi Lưu, thiết lập sẽ được thêm vào danh sách, anh/chị có thể Chỉnh sửa/Xóa theo nhu cầu.
2. Cách tính thời gian xử lý quy trình sau khi áp dụng thiết lập
Sau khi áp dụng thiết lập, thời gian xử lý quy trình sẽ được tính như sau:
- Chỉ tính thời gian trong khung giờ làm việc và ngày làm việc đã thiết lập.
- Nếu nhiệm vụ kéo dài sang ngoài giờ, ngày nghỉ hoặc lễ, hệ thống tự động cộng dồn vào ca làm việc tiếp theo.
- Thông báo “Gần đến hạn”, “Quá hạn” hoặc tổng hợp báo cáo đều căn cứ vào thời gian làm việc chính thức, loại trừ thời gian ngoài giờ/các ngày nghỉ.
III. Lưu ý
- Một phòng ban/bộ phận chỉ có thể được áp dụng cho một thiết lập thời gian làm việc duy nhất.
- Khi chỉnh sửa hoặc xóa một thiết lập, hạn xử lý của các công việc đã hoàn thành sẽ không bị ảnh hưởng.
- Các báo cáo (ví dụ: Tình hình thực hiện quá hạn, Thời gian thực hiện trung bình) sẽ lấy dữ liệu dựa trên thiết lập thời gian làm việc đã được áp dụng để đảm bảo tính chính xác.