1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thực hiện ký và phê duyệt tài liệu trực tiếp trong từng bước của quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo luồng công việc diễn ra liền mạch mà không cần phải thao tác độc lập trên một phần mềm khác.
Nội dung bài viết gồm:
- Thực hiện thiết kế quy trình có thiết lập luồng ký
- Thực hiện quy trình sau khi phát hành
Đối tượng áp dụng:
- Thiết lập: Người dùng có quyền thiết kế quy trình.
- Gửi ký theo bước: CBNV chạy quy trình, được phân gửi ký tài liệu trên AMIS WeSign.
- Ký duyệt theo bước: CBNV xử lý quy trình, được phân quyền ký tài liệu.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết kế quy trình
2.1.1. Tạo mẫu in
Để chương trình tự động tạo đơn từ nhanh chóng, cần thiết lập một mẫu in trên quy trình. Xem hướng dẫn chi tiết >>.
2.1.2. Thiết lập tự động trộn mẫu và đính lên lượt chạy
Sau khi đã có mẫu in phù hợp, để chương trình tự động trộn mẫu in và đính lên lượt chạy mà không cần phải tự tạo và tải lên thủ công, thực hiện thiết lập như sau:
Bước 1: Tại thanh Menu bên trái, chọn Thiết kế quy trình → chọn quy trình cần chỉnh sửa → nhấn vào nút Chỉnh sửa.
Bước 2: Thực hiện kéo thả trường Tải lên tệp và điền Tên trường.
Bước 3: Tích chọn mục Tự động trộn và đính kèm mẫu in thiết lập
- Thực hiện Tải mẫu in đã thiết lập (Ở mục 2.1.1)
- Tại giao diện Tự động tạo mẫu in thiết lập chọn Khi Hoàn thành bước hoặc Hoàn thành quy trình
- Nhấn Lưu
Bước 4: Thiết lập trình ký
- Chọn Ký theo bước quy trình
- Chọn các bước thực hiện ký
- Nhấn Lưu
Lưu ý: Nếu chọn trình ký cho tệp tự động trộn thì cần chọn bước ký là những bước sau bước tự động trộn. (Ví dụ: Thiết lập tự động trộn mẫu sau khi hoàn thành bước 1, thì có thể chọn bước duyệt cho tệp này từ bước 2, 3, 4,…)
Bước 5: Nhấn Lưu và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
2.2. Thực hiện quy trình
2.2.1. Gửi trình ký
Khi có nhu cầu, CBNV khởi tạo quy trình và điền biểu mẫu và gửi lượt chạy theo quy trình quy định.
Tại mục tệp, chương trình sẽ tự động trộn mẫu và đính kèm lên lượt chạy nhanh chóng, người dùng nhấn Gửi/Chuyển tiếp lượt chạy cho các bước phê duyệt.
Chương trình hiển thị thông báo tạo luồng ký mới, nhấn “Có” phần mềm sẽ gửi đồng thời lượt chạy kèm trình ký tới người phê duyệt bước đó.
Lưu ý: Người gửi lượt chạy có trình ký cần phải được phân quyền sử dụng AMIS WeSign mới có thể trình ký tài liệu.
Nếu muốn Hủy lượt chạy, cần phải hủy tất cả các tài liệu ký liên quan trên AMIS WeSign.
2.2.2. Phê duyệt và ký tài liệu
Người phê duyệt nhận được thông tin lượt chạy, mở lượt chạy để xem xét, với tệp tài liệu cần ký có thể xử lý như sau:
- Ký: Trên trường tệp đính kèm nhấn “Ký”, chương trình sẽ mở ra giao diện ký tài liệu của AMIS WeSign, có thể xem xét nội dung và chọn Chữ ký số/Chữ ký điện tử, và ký vào tài liệu.
- Đồng ý/Chuyển tiếp và ký tài liệu
-
- Nếu đã ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp chương trình sẽ tự động chuyển đến bước tiếp kèm với tài liệu đã có chữ ký của người dùng.
- Nếu chưa ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp và Ký tài liệu, chương trình sẽ mở ra giao diện để anh/chị thực hiện ký và phê duyệt quy trình.
- Trả về bước trước
-
- Nếu chưa đồng ý với quy trình, anh/chị nhấn Từ chối/Trả về, chương trình sẽ xóa chữ ký tại các bước bị trả về tại WeSign.
- Ví dụ: Bước 2, 3 đã ký, bước 4 trả về bước 2, chữ ký tại bước 2 và 3 sẽ bị xóa.
Lưu ý: Nếu trả về bước tạo đơn, hoặc cần thay đổi thông tin trường, tạo lại mẫu in, luồng ký cũ sẽ bị hủy bỏ, chương trình sẽ tạo luồng ký mới theo tệp mới.
- Từ chối
-
- Khi từ chối lượt chạy, luồng ký trên WeSign cũng chuyển sang trạng thái bị từ chối.
- Như vậy, khi hoàn thành phê duyệt lượt chạy, file tài liệu cũng được tự động hoàn thành việc ký, anh/chị có thể Tải xuống để lưu trữ hoặc sử dụng theo nhu cầu.