1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Nhận phòng và Trả phòng trên phần mềm AMIS Phòng họp, giúp người dùng xác nhận việc sử dụng phòng họp và hỗ trợ quản lý theo dõi tình trạng phòng cũng như trang thiết bị một cách hiệu quả.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập chức năng Nhận/Trả phòng trên hệ thống.
- Thực hiện nhận phòng khi bắt đầu và trả phòng khi kết thúc cuộc họp.
- Theo dõi và quản lý thông tin nhận/trả phòng của các phòng họp.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Thiết lập Nhận/Trả phòng
- Nhấn vào biểu tượng Thiết lập
\Thiết lập chung. - Tích chọn: Cho phép bấm Nhận phòng khi bắt đầu họp và Cho phép bấm Trả phòng khi kết thúc họp. Có thể tích chọn thêm yêu cầu Nhập các thông tin về tình trạng phòng khi trả (nếu cần).
- Nhấn Lưu thay đổi.
Lưu ý: Chỉ QTUD và QTHT mới thực hiện được thao tác này.
Bước 2:Thực hiện Nhận phòng
- Tại chi tiết lịch họp, khi bắt đầu họp nhấn Nhận phòng.
- Trạng thái lịch họp chuyển từ Chưa nhận phòng sang Đã nhận phòng.
Bước 3: Thực hiện Trả phòng
- Khi kết thúc họp, nhấn Trả phòng.
- Nhập thông tin tình trạng phòng (ví dụ: vệ sinh, trang thiết bị…).
Lưu ý: Nếu trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc lịch họp, người khác có thể vào và đặt lịch họp ngay tức thời.
Bước 4: Quản lý thông tin nhận/trả phòng
- Nhấn vào biểu tượng ba chấm
\ chọn Thông tin nhận trả phòng. - Theo dõi và quản lý chi tiết các lượt nhận/trả phòng.
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền “Xem thông tin nhận trả phòng” mới thực hiện được thao tác này. Chi tiết phân quyền tại đây.