Tiện ích đặt phòng

Nội dung

Nhằm mục đích giúp người dùng đỡ tốn thời gian và công sức khi đặt lịch họp. Amis Phòng họp tích hợp nhiều tiện ích đặt phòng giúp người dùng đặt phòng họp dễ dàng và nhanh chóng.

Khi đặt phòng người dùng có thể sử dụng các tiện ích sau:

1. Lịch họp lặp lại cho cuộc họp định kỳ.

Đối với các lịch họp định kỳ, ví dụ như họp giao ban, họp thường kỳ…. người dùng có thể cài đặt lặp lại để hệ thống tự động đặt lịch họp theo chù kỳ mong muốn.

Trên màn hình khai báo thông tin đặt lịch họp. Người dùng chọn Lặp lại.
Chọn chu kỳ lặp lại Hằng ngày/Hằng tuần/Hàng tháng.
Tiếp đó, chọn thời gian kết thúc của chu kỳ.

Lưu ý: Người dùng có thể Sửa/Xóa một lịch họp hoặc toàn bộ chu kỳ.

2. Nhắc lịch họp

Để tránh tình trạng quên lịch họp, người dùng có thể cài đặt nhắc nhở lịch họp để thông báo trước cuộc họp cho người tham gia.

Người dùng chọn Nhắc nhở.
Sau đó chọn thời gian nhắc trước cuộc họp Trước 15 phút/Trước 30 phút/Trước 1 Tiếng.

Hê thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở cho người tham gia tương ứng với thời gian đã chọn.

3. Đính kèm tài liệu

Đối với những cuộc họp phức tạp cần gửi tài liệu cho người tham gia xem trước, người dùng có thể đính kèm tài liệu.

Nhấn Thêm tài liệu.
Chọn tệp trong máy tính.

Sau khi hoàn tất đặt phòng tài liệu sẽ được gửi kèm theo mail mời họp tới người tham gia.

4. Yêu cầu dịch vụ

Những phòng họp được admin thiết lập người phụ trách, khi đặt phòng người dùng có thể yêu cầu dịch vụ phòng như trà nước, tài liệu,… ứng dụng sẽ tự động gửi thông báo đến người phụ trách.

Chọn Yêu cầu dịch vụ.
Viết mô tả

Sau khi đặt lịch, người phụ trách dịch vụ của phòng họp sẽ nhận được email yêu cầu dịch vụ để chuẩn bị.

5. Mời người tham gia

Hỗ trợ người dùng tìm kiếm và mời người tham gia bằng nhiều cách thức dễ dàng và tiện lợi.

Tìm theo tên, mail: Nhập tên hoặc mail người dùng để tìm người gia.
Mời theo mail list: Người dùng có thể nhập tên miền mail để tìm kiếm và mời theo mail list.
Mời theo phòng ban: Nhấn vào icon, chọn phòng ban, sau đó người dùng có thể chọn tất cả người dùng trong phòng ban đó.
Ghi nhớ người tham gia: Hệ thống tự động ghi nhớ những thành viên được mời gần nhất.