1. Tổng quan
Tính năng này cho phép quản lý dự án thiết lập các trường tùy chỉnh (như địa điểm, thời gian…) thành yêu cầu bắt buộc phải điền ngay tại thời điểm tạo mới công việc. Việc này giúp đảm bảo nhân viên cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết ngay từ đầu, giúp quản lý nắm bắt kịp thời mà không cần mất thời gian nhắc nhở bổ sung.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Thiết lập trường tùy chỉnh bắt buộc khi tạo công việc.
- Lưu ý về quy định kiểm tra thông tin khi tạo công việc.
Đối tượng áp dụng: Người quản lý dự án (có quyền cài đặt dự án).
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Thiết lập trường tùy chỉnh bắt buộc khi tạo công việc
Để yêu cầu nhân viên phải nhập thông tin tại một trường tùy chỉnh nào đó khi tạo công việc, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập cài đặt trường tùy chỉnh
- Trên giao diện dự án vào dấu icon ba chấm, chọn mục Thiết lập dự án.
- Vào thiết lập Trường tùy chỉnh.
Bước 2: Cấu hình tính năng bắt buộc
- Tại danh sách trường tùy chỉnh, anh/chị chọn Thêm mới hoặc Chỉnh sửa một trường có sẵn.
- Tại form thông tin, anh/chị tích chọn Bắt buộc ghi nhận khi tạo công việc, sau đó nhấn Lưu.
2.2 Quy định kiểm tra thông tin khi tạo công việc
Khi đã thiết lập trường bắt buộc, hệ thống sẽ áp dụng các quy tắc kiểm tra như sau:
- Trường hợp tạo công việc thông thường:
Nếu anh/chị để trống trường tùy chỉnh đã thiết lập bắt buộc, hệ thống sẽ chặn không cho lưu và hiển thị thông báo lỗi “Vui lòng nhập [Tên trường]“ ngay tại ô đó. - Trường hợp tạo nhanh công việc (tại Bảng, Danh sách, Gantt, Lịch, Kanban):
Nếu thiếu thông tin bắt buộc, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: “Không thể tạo nhanh công việc. Dự án này yêu cầu điền [Tên trường] trước khi lưu. Vui lòng mở cửa sổ tạo công việc để hoàn tất thông tin.“. Anh/chị nhấn (7) Mở cửa sổ tạo công việc để điền đầy đủ thông tin. - Trường hợp giao việc hàng loạt:
Hệ thống sẽ chặn thực hiện giao việc và hiển thị thông báo: “Không thể thực hiện giao hàng loạt, cần nhập thông tin trường [Tên trường] trước khi giao“.
3. Lưu ý
- Phạm vi hiển thị: Nếu trường tùy chỉnh được thiết lập chỉ hiển thị ở “Công việc cha” hoặc “Công việc con“, hệ thống sẽ bỏ qua kiểm tra bắt buộc đối với các công việc không thuộc phạm vi hiển thị đó.
- Thiết lập tự động tạo công việc con: Khi thiết lập tự động tạo công việc con, anh/chị bắt buộc phải chọn giá trị mặc định hoặc lấy giá trị từ công việc cha cho các trường tùy chỉnh bắt buộc thì mới có thể lưu thiết lập.
- Lặp lại công việc: Nếu công việc gốc có thiết lập lặp lại, anh/chị phải điền đầy đủ các trường bắt buộc trước khi lưu để đảm bảo các công việc lặp lại sau này không bị lỗi.