Tổ chức cơ cấu phòng ban nhiều cấp

Nội dung

Tại nhiều đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều cấp phòng ban bộ phận, ban lãnh đạo có nhu cầu tổ chức và quản lý công việc theo cơ cấu tổ chức của đơn vị mình, chương trình cải tiến thiết lập phòng ban nhiều cấp để phân cấp theo CCTC một cách rõ ràng hơn giúp quản lý công việc theo phòng ban bộ phận dễ dàng và hợp lý hơn.

Cụ thể như sau:

Trước phiên bản R38: AMIS Công việc chỉ cho phép có một cấp phòng ban duy nhất, các phòng ban hiển thị ngang cấp với nhau.

Từ phiên bản R38 trở đi: Quản lý có thể thiết lập Phòng ban nhiều cấp tương ứng với cơ cấu tổ chức trên của đơn vị mình để dễ dàng quản lý và giao việc theo phòng ban, bộ phận.

Hướng dẫn chi tiết

1. Thiết lập phòng ban theo cơ cấu tổ chức

1.1 Thêm mới phòng ban trực thuộc

Chương trình không giới hạn các cấp phòng ban, anh chị có thể tạo nhiều cấp phòng ban con trực thuộc phòng ban cha tương ứng với cơ cấu tổ chức để phân cấp rõ ràng hơn giúp người dùng thuận tiện quản lý.

Khi thêm mới phòng ban, anh chị chọn Phòng ban cha mà mình trực thuộc, chương trình sẽ hiển thị các cấp phòng ban tương ứng với thiết lập.

1.2 Thêm phòng ban theo cơ cấu tổ chức trong Hệ thống

Trong trường hợp bắt đầu sử dụng hoặc để tiết kiệm thao tác tạo mới phòng ban theo CCTC đã được thiết lập trên Hệ thống, chương trình cho phép tạo nhanh các cấp phòng ban/dự án gắn theo CCTT đã có.

Trên màn hình tổng quan chọn Thêm phòng ban theo cơ cấu tổ chức, tích chọn các đơn vị trong CCTC trên Hệ thống mà anh chị muốn tạo thêm trên phần mềm AMIS công việc.

Phần mềm tự động lấy các đơn vị trên cơ cấu tổ chức thành các phòng ban và phòng ban trực thuộc trên phần mềm, đối với các đơn vị cấp nhỏ nhất phần mềm tự động chuyển thành các dự án để giao và thực hiện công việc. Phần mềm cho phép người dùng có thể thay đổi các đơn vị cấp con này thành phòng ban trên phần mềm.
Tích chọn Tự động thêm thành viên vào phòng ban dự án để thêm thành viên có sẵn trong cơ cấu tổ chức của đơn vị đó vào phòng ban/dự án tương ứng một cách nhanh chóng.

2. Tiện ích sau khi thiết lập phòng ban dự án theo cơ cấu tổ chức

2.1 Hiển thị theo cơ cấu tổ chức

Trên màn hình tổng quan, danh sách phòng ban/dự án được hiển thị theo cơ cấu tổ chức giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc tại các dự án/phòng ban theo CCTC của đơn vị.

Ngoài ra, trên giao diện dự án, phòng ban, báo cáo… cũng được hiển thị theo cơ cấu tổ chức tương tự giúp người dùng tra cứu thuận tiện hơn.

2.2 Lọc theo cơ cấu tổ chức

Khi có nhu cầu xem riêng một số bộ phận/phòng ban nhất định, anh chị có thể dùng tiện ích Lọc theo cơ cấu tổ chức trên giao danh sách dự án trên màn hình tổng quan, chương trình sẽ trả về dữ liệu phòng ban mà anh chị muốn xem.

Ví dụ: Quản lý muốn xem tình hình triển khai công việc tại phòng ban Nội dung như thế nào, có thể sử dụng bộ lọc để chương trình hiển thị riêng ban Nội dung.