1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Dashboard báo cáo tự tạo, bao gồm các bước: thiết lập điều kiện → cấu hình báo cáo → lựa chọn dạng hiển thị (Danh sách, Bảng, Biểu đồ), giúp người dùng tạo báo cáo linh hoạt, tổng hợp đa chiều mọi dữ liệu từ các trường thông tin chung đến các trường tùy chỉnh trên mọi dự án.
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo Dashboard báo cáo
- Tạo báo cáo (Thiết lập điều kiện, Cấu hình báo cáo)
- Lưu báo cáo
Phạm vi áp dụng: Người dùng quản lý, trưởng nhóm cần theo dõi và phân tích hiệu quả công việc.
Mời anh/chị xem video thực hiện
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tạo Dashboard báo cáo
Dashboard đóng vai trò là “bảng điều khiển” trung tâm, nơi tập hợp các báo cáo quan trọng giúp người dùng có cái nhìn tổng thể về dự án hoặc bộ phận.
Bước 1: Tại phân hệ Báo cáo, nhấn Tạo dashboard.
Bước 2: Nhập Tên dashboard rõ ràng (ví dụ: “Báo cáo hiệu suất Q2”) để dễ dàng phân loại và tìm kiếm khi số lượng dashboard tăng lên.
Bước 3: Nhấn Lưu. Hệ thống khởi tạo một không gian trống để người dùng bắt đầu thêm các báo cáo thành phần.
2.2. Tạo báo cáo
Trong Dashboard, người dùng có thể tạo các báo cáo từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, tổng hợp từ tất cả thông tin trong dự án (bao gồm thông tin chung và các trường tùy chỉnh) dưới nhiều dạng hiển thị để theo dõi đa chiều.
- Nhấn Thêm báo cáo.
- Thực hiện lần lượt Thiết lập điều kiện và Cấu hình báo cáo theo hướng dẫn dưới đây.
2.2.1. Thiết lập điều kiện báo cáo
Người dùng chọn lọc dữ liệu để đảm bảo báo cáo hiển thị đúng và đủ phạm vi dữ liệu đang quan tâm.
Bước 1: Chọn các điều kiện lọc dữ liệu:
- Từ khóa
- Người thực hiện
- Hạn hoàn thành
- Dự án / Phòng ban
- Trường tùy chỉnh (nếu có)
Bước 2: Nhấn Thêm điều kiện để bổ sung điều kiện lọc; nhấn icon xóa để loại bỏ điều kiện không cần thiết.
Bước 3: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước cấu hình báo cáo.
2.2.2. Cấu hình báo cáo
Người dùng lựa chọn định dạng hiển thị phù hợp với mục đích sử dụng:
Báo cáo dạng Danh sách
Dùng khi muốn kiểm tra thông tin chi tiết của từng đầu việc cụ thể.
Bước 1: Chọn các cột hiển thị (ví dụ: Tên công việc, Người thực hiện…).
Bước 2: Kéo thả các cột để thay đổi thứ tự hiển thị theo thói quen quan sát.
Bước 3: Kiểm tra dữ liệu: hệ thống cho xem trước tối đa 8 bản ghi để kiểm tra độ chính xác của các cột đã chọn.
Báo cáo dạng Bảng (Tổng hợp số liệu)
Dùng khi cần con số thống kê tổng quát thay vì xem chi tiết từng dòng.
Bước 1: Với Bảng 1 chiều (thống kê theo 1 tiêu chí): thiết lập Tên cột, chọn Dữ liệu (từ trường tùy chỉnh) và chọn Phép tính (ví dụ: Đếm số lượng, Tổng giá trị…).
Bước 2: Với Bảng 2 chiều (thống kê giao thoa giữa 2 tiêu chí): chọn Hàng (ví dụ: Nhân viên) và Cột (ví dụ: Trạng thái công việc).
Báo cáo dạng Biểu đồ (Trực quan hóa)
Dùng để trình bày trong các buổi họp nhờ tính trực quan cao.
Bước 1: Điền tên biểu đồ.
Bước 2: Chọn loại biểu đồ: Cột dọc, Cột ngang, Cột chồng dọc, Cột chồng ngang, Đường hoặc Tròn.
Bước 3: Thiết lập giá trị phù hợp theo từng loại biểu đồ.
2.3. Lưu báo cáo
Bước 1: Nhấn Lưu báo cáo.
Bước 2: Báo cáo sẽ hiển thị trên Dashboard.
Sau khi lưu, người dùng có thể:
- Sửa / Xóa / Nhân bản báo cáo
- Chia sẻ báo cáo cho người khác
- Xuất khẩu dữ liệu
3. Lưu ý
- Khi cấu hình báo cáo dạng Danh sách, hệ thống chỉ hiển thị xem trước tối đa 8 bản ghi để người dùng kiểm tra độ chính xác của các cột đã chọn.
- Nên đặt Tên dashboard rõ ràng, dễ nhận biết để thuận tiện phân loại và tìm kiếm khi số lượng dashboard tăng lên.