Tổng hợp công, gửi xác nhận bảng công cho nhân viên và chuyển tính lương

Bài viết nhằm hướng dẫn: Tổng hợp công tháng của nhân viên để làm căn cứ tính lương, làm thêm giờ, thưởng/phạt.
Nội dung tổng quan bao gồm:

• Quản lý danh sách bảng chấm công tổng hợp
• Khai báo bảng chấm công tổng hợp
• Theo dõi kết quả tổng hợp công
• Xác nhận công với nhân viên
• Chuyển tính lương
• Một số tiện ích khác

Phạm vi áp dụng: HR, quản lý nhân sự, kế toán lương.

Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công tổng hợp: Hiển thị danh sách các bảng chấm công tổng hợp đã tạo. Trong từng bảng chấm công, cho phép theo dõi các thông tin tổng công hưởng lương, tổng số ngày nghỉ, làm thêm, đi muộn – về sớm cả tháng của nhân viên và thực hiện việc xác nhận công, chuyển tính lương.

Trên màn hình này sẽ hiển thị đầy đủ các bảng chấm công tổng hợp HR đã khai báo cho từng đơn vị và cho phép thực hiện các chức năng thêm, xóa bảng, gửi nhân viên xác nhận, chuyển tính lương.

Lưu ý: Tại đây sẽ chỉ lấy lên các bảng chấm công tổng hợp thuộc cơ cấu tổ chức mà người dùng có quyền.

Hàng tháng trước khi tính lương, thực hiện tạo bảng chấm công tổng hợp mới bằng cách nhấn nút Thêm trên màn hình này. Các thông tin cần khai báo:

• Đơn vị công tác: Lựa chọn đơn vị/phòng ban cho bảng chấm công
• Vị trí công việc: Lựa chọn áp dụng cho tất cả vị trí hoặc một số vị trí bất kỳ (trong trường hợp tại cùng một đơn vị nhưng các vị trí công việc có cách tính công khác nhau)
• Tên bảng chấm công
• Danh sách bảng chấm công chi tiết được sử dụng để tổng hợp công: Tại đây sẽ lấy lên các bảng chấm công chi tiết thuộc đơn vị, vị trí đã chọn và chưa được lập bảng chấm công tổng hợp trước đó.

Lưu ý: Chỉ có thể chọn đồng thời các bảng chấm công chi tiết có cùng hình thức chấm công với nhau khi tổng hợp.

Sau khi tạo bảng, chương trình sẽ tự động tính toán tổng công trong tháng của từng nhân viên dựa trên các bảng chấm công chi tiết được chọn. Xem chi tiết Tại đây

>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

Đã tổng hợp công, gửi bảng công cho nhân viên xác nhận bảng công. Xem chi tiết Tại đây

Sau khi nhân viên xác nhận, trạng thái sẽ được cập nhật về bảng chấm công tổng hợp để dễ dàng kiểm tra trạng thái.

Sau khi đã chắc chắn kết quả chấm công chính xác, thực hiện chuyển bảng tổng hợp công sang tính lương bằng cách: Nhấn nút Chuyển tính lương tại màn hình danh sách bảng chấm công tổng hợp hoặc trong chi tiết từng bảng công\ nhấn Xác nhận.

Khi đó bảng chấm công tổng hợp sẽ được chuyển sang ứng dụng AMIS Tiền lương để HR thực hiện tiếp công tác tính lương cho nhân viên.

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện khi:

• Công ty có sử dụng ứng dụng AMIS Tiền lương
• Trên AMIS Tiền lương có kết nối đến AMIS Chấm công

Xem hướng dẫn kết nối chi tiết tại đây.

Ngoài các chức năng chính, chương trình còn hỗ trợ một số tiện ích khác đối với bảng chấm công tổng hợp như:

• Lọc Xuất khẩu
• Cập nhật: Khi dữ liệu trên bảng chấm công chi tiết có thay đổi thì nhấn “Cập nhật” tại bảng chấm công tổng hợp để tính toán lại kết quả mới nhất. Có thể cập nhật cả bảng hoặc tích chọn nhân viên bất kỳ để thực hiện chức năng này. Có thể Cập nhật bảng kể cả khi nhân viên đã hoàn thành xác nhận.