Giúp HR thiết lập các quy định về làm thêm giờ trong đơn vị để làm căn cứ tính toán thời gian làm thêm cho nhân viên.
Hướng dẫn chi tiết:
Tại phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm: thực hiện thiết lập các quy định làm thêm mà đơn vị đang áp dụng.
1. Thiết lập chung
Tại tab Chung: Cho phép thiết lập các điều kiện chung về căn cứ tính giờ làm thêm, thời gian làm thêm tối thiểu – tối đa, thời điểm bắt đầu tính làm thêm của nhân viên.
Để chỉnh sửa các thiết lập, HR nhấn “Sửa”.
HR có thể lựa chọn để thiết lập chung cho toàn công ty hoặc áp dụng riêng cho từng đơn vị/phòng ban.
Các loại thiết lập và cách sử dụng:
| STT | Tên thiết lập | Cách thiết lập | Ý nghĩa |
| 1 | Căn cứ tính giờ làm thêm | Thiết lập căn cứ tính giờ làm thêm cho từng đơn vị theo 1 trong các hình thức: theo đơn, theo thời gian chấm ra thực tế, theo cả đơn và thời gian chấm ra thực tế. Lưu ý: Mỗi đơn vị/phòng ban chỉ được áp dụng 1 cách tính duy nhất. |
Làm căn cứ tính số giờ làm thêm của nhân viên: – Nếu tính theo đơn: chương trình sẽ ghi nhận đúng số giờ làm thêm đã đăng ký trên đơn được duyệt. – Nếu tính theo thời gian chấm ra thực tế: chương trình sẽ dựa vào giờ chấm ra thực tế của nhân viên trừ đi giờ ra của ca để tính thời gian làm thêm. – Nếu tính theo cả hai: chương trình sẽ so sánh số giờ làm thêm tính theo đơn và theo thời gian chấm ra thực tế, con số nào nhỏ hơn sẽ lấy làm kết quả cuối cùng. |
| 2 | Thời gian làm thêm tối thiểu | Thiết lập số phút làm thêm tối thiểu của nhân viên (VD: 60 phút). | Làm căn cứ tính số giờ làm thêm tại từng ca trên bảng chấm công chi tiết: Nếu thời gian làm thêm của nhân viên nhỏ hơn số phút tối thiểu đã thiết lập thì sẽ không được tính làm thêm. |
| 3 | Thời gian làm thêm hưởng lương tối đa | Thiết lập số giờ làm thêm hưởng lương tối đa/tháng (VD: Đơn vị đã chi trả lương hiệu suất công việc cho nhân viên rồi nên sẽ giới hạn số giờ làm thêm hưởng lương tối đa/tháng trong 1 mức cố định là 30h). | Làm căn cứ tính số giờ làm thêm hưởng lương trên bảng chấm công tổng hợp: Nếu tổng thời gian làm thêm hưởng lương trong tháng của nhân viên vượt quá số giờ tối đa đã thiết lập thì sẽ chỉ lấy bằng mức tối đa. |
| 4 | Thời gian làm thêm bắt đầu tính từ | Thiết lập quy định về thời điểm bắt đầu tính làm thêm: ngay sau ca làm việc hoặc từ một giờ cụ thể (VD: 18h00) | Làm căn cứ tính số giờ làm thêm tại từng ca trên bảng chấm công chi tiết: Nhân viên chỉ được tính bắt đầu làm thêm bắt đầu từ thời điểm đã thiết lập (kể cả làm thêm từ trước đó cũng không được ghi nhận). |
| 5 | Cách tính giờ làm thêm qua đêm |
Lựa chọn cách tính hệ số khi nhân viên làm thêm qua đêm. Ví dụ: Làm thêm từ tối thứ 7 (ngày thường) đến sáng chủ nhật (ngày nghỉ). |
Làm căn cứ tính số giờ làm thêm hưởng lương trên bảng chấm công tổng hợp. |
| 6 | Thời gian làm thêm ngày nghỉ |
Thiết lập khoảng thời gian tính giờ làm thêm ngày nghỉ cho nhân viên theo đúng quy định của đơn vị. Ví dụ: Công ty quy định chỉ tính giờ làm thêm cho nhân viên trong khoảng 8h – 17h vào ngày nghỉ, kể cả khi nhân viên có đi sớm hoặc về muộn sau thời gian này. |
Làm căn cứ vào thiết lập này để tính giờ làm thêm vào ngày nghỉ cho nhân viên. |
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
2. Khung giờ làm thêm
Tại tab Khung giờ làm thêm: Cho phép thiết lập danh sách các khung giờ làm thêm và tỷ lệ hưởng lương/nghỉ bù cho từng khung giờ theo quy định của công ty.
HR có thể lựa chọn để thiết lập chung cho toàn công ty hoặc áp dụng riêng cho từng đơn vị/phòng ban.
Khi bắt đầu sử dụng, chương trình đã mặc định tạo sẵn 2 khung giờ làm thêm 17:30 – 22:00 và 22:00 – 00:00. HR có thể tự thêm các khung giờ khác hoặc sửa/xóa khung giờ theo quy định của đơn vị.
Thêm khung giờ làm thêm
Nhấn Thêm → Nhập các thông tin trên form:
- Khung giờ: từ … đến …
- Loại làm thêm: chọn 1 trong số các loại: làm thêm hưởng lương, làm thêm nghỉ bù hoặc vừa hưởng lương vừa nghỉ bù
- Hệ số: Có thể chọn tính “Theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ” hoặc “Theo thứ trong tuần”: nhập giá trị căn cứ trên quy định của nhà nước và quy định riêng của đơn vị
Sửa, xóa khung giờ làm thêm
Di chuột vào từng dòng và chọn biểu tượng tương ứng với chức năng muốn thực hiện.
Thiết lập hệ số cho khung giờ làm thêm ban đêm
Giúp HR thiết lập quy định làm thêm để khi nhân viên làm thêm liên tục từ ban ngày đến ban đêm, chương trình sẽ tự động tính ra hệ số cao hơn so với chỉ làm thêm trong 1 khung giờ theo đúng quy định của nhà nước.
|
Theo khoản 1 và khoản 2 điều 57 Nghị định 145/2023/NĐ-CP, cách tính tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm như sau:
|
HR thực hiện như sau: Khi thêm khung giờ làm thêm, tích chọn “Là giờ làm thêm ban đêm” và khai báo các hệ số phù hợp với quy định của đơn vị.
Ví dụ: HR thiết lập các khung giờ làm thêm với hệ số ngày thường như sau:
- 06h00 – 17h00: hệ số 1.5
- 17h00 – 22h00: hệ số 1.5
- 22h00 – 00h00 (là giờ làm thêm ban đêm): Nếu trước đó không làm thêm ban ngày thì hệ số 2, nếu trước đó có làm thêm ban ngày thì hệ số 2.1
- 00h00 – 06h00 (là giờ làm thêm ban đêm): Nếu trước đó không làm thêm ban ngày thì hệ số 2.2, nếu trước đó có làm thêm ban ngày thì hệ số 2.5
Thực tế, nhân viên có làm thêm vào khoảng 22h00 – 03h00 thì sẽ được tính công như sau:
- TH1: Trước đó không có làm thêm ban ngày (không có phát sinh giờ làm thêm nào trong khung 6h00 – 22h00)
- 22h00 – 00h00: 2 giờ làm thêm được nhân hệ số 2
- 02h00 – 03h00: 3 giờ làm thêm được nhân hệ số 2.2
- TH2: Trước đó có làm thêm vào khoảng 16h00 – 20h00 (giờ làm thêm ban ngày)
- 20h00 – 00h00: 2 giờ làm thêm được nhân hệ số 2.1
- 02h00 – 03h00: 3 giờ làm thêm được nhân hệ số 2.5
Thiết lập tính giờ làm thêm hưởng lương và nghỉ bù theo hệ số từng loại
Giúp HR thiết lập theo đúng quy định của đơn vị.
Ví dụ: Đơn vị có quy định khi nhân viên làm thêm ngày lễ sẽ được tính x2 công hưởng lương và 1 ngày nghỉ bù. Tức là: hệ số làm thêm = 2, hệ số nghỉ bù = 1.
Khi đó, HR thực hiện thiết lập tính giờ làm thêm như sau:
Anh chị truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định làm thêm. Tại mục Khung giờ làm thêm, HR nhấn Thêm/Sửa > Tích chọn:
- Loại làm thêm: Làm thêm hưởng lương & nghỉ bù.
- Cách quy đổi: Theo hệ số của từng loại.
HR khai báo cách tính phù hợp, sau đó nhấn “Lưu“.
Khi đó:
- Trên Bảng chấm công chi tiết: Số giờ làm thêm hưởng lương = Số giờ làm thêm nghỉ bù = Tổng số giờ làm thêm (chưa nhân hệ số). Ví dụ: Số giờ làm thêm là 4h thì hiển thị 4h hưởng lương và 4h nghỉ bù.
- Trên Bảng tổng hợp nghỉ bù: Nhân số giờ làm thêm nghỉ bù theo hệ số được thiết lập.
- Trên Bảng chấm công tổng hợp: Nhân hệ số làm thêm hưởng lương và làm thêm nghỉ bù theo hệ số được thiết lập.
Thiết lập tính giờ làm thêm hưởng lương và nghỉ bù theo hệ số tách theo thứ trong tuần
Ví dụ: Công ty có quy định mỗi tháng nhân viên có 2 ngày thứ 7 được nghỉ hưởng lương và 2 ngày phải đi làm. Đối với các ngày thứ 7 được nghỉ, nếu nhân viên đi làm thì được coi là làm thêm và được tự lựa chọn loại làm thêm là hưởng lương hoặc nghỉ bù.
Khi đó, HR cần thiết lập giúp phần mềm nhận diện được đâu là thứ 7 được nghỉ, đâu là thứ 7 ngày thường để có căn cứ tính đúng hệ số theo quy định.
Cách thực hiện như sau:
HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định làm thêm > Khung giờ làm thêm. Trên giao diện Thêm/Sửa khung giờ làm thêm, anh chị bật tính năng “Tách theo thứ trong tuần“. Sau đó khai báo hệ số phù hợp cho từng loại làm thêm – tương ứng với từng thứ trong tuần.
