Quy định nghỉ

Nội dung

Giúp HR thiết lập các quy định về nghỉ phép, nghỉ bù, ngày nghỉ tuần và nghỉ lễ tại đơn vị để làm căn cứ chấm công, quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Hướng dẫn chi tiết:

Tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ: thực hiện thiết lập các quy định nghỉ mà đơn vị đang áp dụng.

1. Thiết lập chung

Tại tab Chung: Cho phép thiết lập các điều kiện chung về việc nghỉ phép, nghỉ bù,… của nhân viên.

HR có thể lựa chọn để thiết lập chung cho toàn công ty hoặc áp dụng riêng cho từng đơn vị/phòng ban.

Các loại thiết lập và cách sử dụng:

STT	Tên thiết lập	Cách thiết lập	Ý nghĩa
1	Tính phép cho thời gian thử việc	Thiết lập thời gian thử việc có được tính phép hay không, nếu có thì vào làm ngày trước ngày bao nhiêu sẽ được tính phép	Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm, số ngày phép từng tháng của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép
2	Tính phép cho tháng nghỉ việc	Thiết lập tháng nhân viên nghỉ việc có được cộng thêm ngày phép hay không, nếu có thì nghỉ việc sau ngày bao nhiêu sẽ được tính phép	Làm căn cứ tính số ngày phép trong các tháng nghỉ việc của nhân viên: nếu không thỏa mãn điều kiện được tính phép thì Số NP được sử dụng đến tháng đó sẽ bị trừ đi 1 ngày
3	Tính phép cho thời gian nghỉ thai sản	Thiết lập các tháng nhân viên nghỉ thai sản có được cộng thêm ngày phép hay không, nếu có thì được tính phép cho tất cả các tháng hay chỉ riêng tháng đầu và cuối kỳ mới	Làm căn cứ tính số ngày phép trong các tháng nghỉ thai sản của nhân viên: nếu không thỏa mãn điều kiện được tính phép thì Số NP được sử dụng đến tháng đó sẽ bị trừ đi 1 ngày
4	Tính phép cho thời gian nghỉ không lương	Thiết lập các tháng nhân viên nghỉ không lương có được cộng thêm ngày phép hay không, nếu có thì được tính phép cho tất cả các tháng hay chỉ riêng tháng thỏa mãn điều kiện về ngày nghỉ	Làm căn cứ tính số ngày phép trong các tháng nghỉ không lương của nhân viên: nếu không thỏa mãn điều kiện được tính phép thì Số NP được sử dụng đến tháng đó sẽ bị trừ đi 1 ngày
5	Cho phép ứng phép	Thiết lập có cho nhân viên được nghỉ phép quá số ngày phép được sử dụng đến tháng hiện tại hay không, nếu được thì ứng tối đa bao nhiêu ngày	Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép: chương trình sẽ đối chiếu số ngày nhân viên xin nghỉ và số ngày được nghỉ phép còn lại
6	Đơn nghỉ phép phải được gửi trước … ngày	Thiết lập ràng buộc về thời gian xin nghỉ phép	Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép: nếu so sánh ngày bắt đầu nghỉ và ngày gửi đơn không thỏa mãn điều kiện đã thiết lập thì chương trình sẽ không cho phép nhân viên gửi đơn đi
7	Tăng phép theo thâm niên	Thiết lập quy tắc tăng phép theo thâm niên: 5 năm tăng 1 ngày phép theo Luật lao động hoặc tự thiết lập theo quy định của doanh nghiệp	Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép
8	Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới	Thiết lập quy tắc chuyển số ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới: chuyển tất cả hay chỉ giới hạn một số ngày, có giới hạn thời gian sử dụng phép hay không	Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép
9	Tự động hủy số giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau … tháng	Thiết lập quy tắc hủy số giờ nghỉ bù (được hưởng khi làm thêm) chưa sử dụng hết: có tự động hủy hay không, nếu có thì tự động hủy sau bao lâu	Làm căn cứ tính số giờ nghỉ bù bị hủy của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ bù: nếu còn giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết mà đến thời hạn thiết lập thì chương trình sẽ tự động hủy số giờ nghỉ bù này

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2. Loại nghỉ

Tại tab Loại nghỉ: Cho phép thiết lập danh sách các loại nghỉ để áp dụng khi nhân viên làm đơn.

Khi bắt đầu sử dụng, chương trình đã mặc định tạo sẵn một danh mục các loại nghỉ phổ biến như nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ kết hôn,… HR có thể tự thêm các loại nghỉ khác hoặc sửa/xóa loại nghỉ theo quy định của đơn vị.

Thêm loại nghỉ: Nhấn Thêm → Nhập các thông tin trên form:

Tên loại nghỉ
Tỷ lệ hưởng lương
Số ngày nghỉ tối đa (nếu có)
Ghi chú bổ sung

Sửa, xóa loại nghỉ: Di chuột vào từng dòng và chọn biểu tượng tương ứng với chức năng muốn thực hiện:

3. Nghỉ tuần

HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định nghỉ > Nghỉ tuần. Tại đây, HR lựa chọn thiết lập theo đơn vị hoặc theo vị trí công việc, với các loại nghỉ tương ứng.

Nếu chọn theo đơn vị, HR khai báo loại nghỉ cho từng đơn vị theo cấp cơ cấu tổ chức.

Nếu chọn theo vị trí công việc: HR nhấn “Thêm vị trí” để thêm các vị trí cần khai báo ngày nghỉ tuần.

Sau đó thực hiện khai báo loại nghỉ cho từng vị trí trong đơn vị. Click vào icon để sao chép nhanh cho vị trí tương tự của các đơn vị khác (nếu có).

Nhấn “Sao chép số công chuẩn cho các vị trí khác” để khai báo nhanh chóng hơn.

Còn nếu đơn vị không có ngày nghỉ tuần cố định thì có thể bỏ qua thiết lập này.

Khi HR thiết lập Quy định nghỉ > Nghỉ tuần là chiều thứ 7 và chủ nhật, quy tắc tính như sau:

Tính làm thêm: Nếu nhân viên đăng ký làm thêm từ 12h ngày thứ 7 trở đi được tính là làm thêm ngày nghỉ (nhân theo hệ số ngày nghỉ).

Ví dụ: Nhân viên có đơn làm thêm sau ca thứ 7, thời gian làm thêm từ 10h – 17h (có phần giao với buổi sáng). Khi đó chương trình sẽ tính từ 10h – 12h là làm thêm ngày thường, 12h-17h tính là làm thêm ngày nghỉ.

Tính công ngày nghỉ: Nếu nhân viên được phân ca từ 12h ngày thứ 7 trở đi và có chấm công đi làm.

Ví dụ: Nhân viên được phân ca 8h – 17h (có phần giao của buổi sáng). Khi đó chương trình sẽ tính từ 8h-12h là công ngày thường, 12h – 17h là công ngày nghỉ.

Lưu ý: Nếu nhân viên làm việc theo ca vào ngày thứ 7:

Giờ bắt đầu ca trước 12h: được tính là ngày thường.
Giờ bắt đầu ca từ 12h trở đi: được tính là ngày nghỉ.

4. Nghỉ lễ

Tại tab Nghỉ lễ: Cho phép thiết lập các ngày nghỉ lễ trong năm để tính công nghỉ lễ, công làm việc ngày lễ cho nhân viên.

Tại mỗi năm, chương trình đã mặc định tạo sẵn một danh mục các ngày nghỉ lễ theo quy định của nhà nước. HR có thể tự thêm các ngày nghỉ khác theo quy định của đơn vị hoặc quy định riêng tại từng năm.

Thêm ngày nghỉ lễ: Nhấn Thêm → Nhập các thông tin trên form: