Quy định nghỉ

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết nhằm hướng dẫn: Thiết lập các quy định về nghỉ phép, nghỉ bù, ngày nghỉ tuần và nghỉ lễ trên phần mềm AMIS Chấm công để làm căn cứ chấm công và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Nội dung tổng quan bao gồm:

Thiết lập chung các quy định nghỉ
Quản lý loại nghỉ
Thiết lập ngày nghỉ tuần
Thiết lập ngày nghỉ lễ

Phạm vi áp dụng: HR, quản trị viên phần mềm, người phụ trách nhân sự

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1 Thiết lập chung

Tại phân hệ Thiết lập\ Quy định Nghỉ \ Chung : Cho phép thiết lập các điều kiện chung về việc nghỉ phép, nghỉ bù,… của nhân viên.

Anh/Chị có thể lựa chọn để thiết lập chung cho Toàn bộ công ty hoặc áp dụng riêng cho Từng đơn vị/phòng ban.

Các loại thiết lập và cách sử dụng:

Tính phép cho thời gian bắt đầu tính phép

Cách thiết lập: Lựa chọn thời điểm nhân viên bắt đầu được tính phép là tháng thử việc hoặc chính thức và các điều kiện chi tiết về ngày tiếp nhận (nếu có)

Trong trường hợp nhân viên thử việc vẫn được tính ngày phép tuy nhiên chưa được dùng ngay mà đến khi lên chính thức mới được dùng thì thiết lập Thời điểm bắt đầu tính phép là Thử việc và tích chọn thêm Chỉ được sử dụng phép khi đã là nhân viên chính thức.

Ý nghĩa:

Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm, số ngày phép từng tháng của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép

Tính phép cho tháng nghỉ việc

Cách thiết lập: Thiết lập tháng nhân viên nghỉ việc có được cộng thêm ngày phép hay không, nếu có thì nghỉ việc sau ngày bao nhiêu sẽ được tính phép

Ý nghĩa: Làm căn cứ tính số ngày phép trong các tháng nghỉ việc của nhân viên: nếu không thỏa mãn điều kiện được tính phép thì Số NP được sử dụng đến tháng đó sẽ bị trừ đi 1 ngày

Tính phép cho thời gian nghỉ thai sản

Cách thiết lập: Thiết lập các tháng nhân viên nghỉ thai sản có được cộng thêm ngày phép hay không, nếu có thì được tính phép cho tất cả các tháng hay chỉ riêng tháng đầu và cuối kỳ mới

Ý nghĩa: Làm căn cứ tính số ngày phép trong các tháng nghỉ thai sản của nhân viên: nếu không thỏa mãn điều kiện được tính phép thì Số NP được sử dụng đến tháng đó sẽ bị trừ đi 1 ngày

Tính phép cho thời gian nghỉ không lương

Cách thiết lập: Thiết lập có cho nhân viên được nghỉ phép quá số ngày phép được sử dụng đến tháng hiện tại hay không, nếu được thì ứng tối đa bao nhiêu ngày

Ý nghĩa: Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép: chương trình sẽ đối chiếu số ngày nhân viên xin nghỉ và số ngày được nghỉ phép còn lại

Số ngày phép được sử dụng khi làm đơn cho tháng tương lai

Cách thiết lập : Thiết lập có cho nhân viên được sử dụng phép của tương lại làm đơn cho tương lai hay chỉ được tính phép đến tháng hiện tại trên đơn

Ý nghĩa: Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép trong tương lai

Cho phép ứng phép

Ý nghĩa: Làm căn cứ khi nhân viên lập đơn xin nghỉ phép: chương trình sẽ đối chiếu số ngày nhân viên xin nghỉ và số ngày được nghỉ phép còn lại

Tăng phép theo thâm niên

Cách thiết lập: Thiết lập quy tắc tăng phép theo thâm niên: 5 năm tăng 1 ngày phép theo Luật lao động hoặc tự thiết lập theo quy định của doanh nghiệp

Ý nghĩa: Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép

Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới

Cách thiết lập: Thiết lập quy tắc chuyển số ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới: chuyển tất cả hay chỉ giới hạn một số ngày, có giới hạn thời gian sử dụng phép hay không

Ý nghĩa: Làm căn cứ tính số ngày phép trong năm của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ phép

Tự động hủy số giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau … tháng

Cách thiết lập: Thiết lập quy tắc hủy số giờ nghỉ bù (được hưởng khi làm thêm) chưa sử dụng hết: có tự động hủy hay không, nếu có thì tự động hủy sau bao lâu

Ý nghĩa: Làm căn cứ tính số giờ nghỉ bù bị hủy của nhân viên trên bảng tổng hợp nghỉ bù: nếu còn giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết mà đến thời hạn thiết lập thì chương trình sẽ tự động hủy số giờ nghỉ bù này

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

2.2 Loại nghỉ

Tại tab Loại nghỉ: Cho phép thiết lập danh sách các loại nghỉ để áp dụng khi nhân viên làm đơn.

Khi bắt đầu sử dụng, chương trình đã mặc định tạo sẵn một danh mục các loại nghỉ phổ biến như nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ kết hôn,… Anh/Chị có thể tự thêm các loại nghỉ khác hoặc sửa/xóa loại nghỉ theo quy định của đơn vị.

Thêm loại nghỉ: Nhấn Thêm \ Nhập các thông tin trên form:

Tên loại nghỉ
Tỷ lệ hưởng lương
Số ngày nghỉ tối đa (nếu có)
Đối tượng áp dụng
Ghi chú bổ sung
Trạng thái

Trên giao diện danh sách Loại Nghỉ Sửa, xóa loại nghỉ: Di chuột vào từng dòng và chọn biểu tượng tương ứng với chức năng muốn thực hiện:

2.3 Nghỉ tuần

Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định nghỉ \ nhấn vào Tab Nghỉ tuần \ Tích chọn thiết lập theo Đơn vị hoặc Theo vị trí công việc với các loại nghỉ tương ứng.

Nếu chọn theo đơn vị, Anh/Chị khai báo loại nghỉ cho từng đơn vị theo cấp cơ cấu tổ chức.

Nếu chọn theo vị trí công việc: nhấn Thêm vị trí để thêm các vị trí cần khai báo ngày nghỉ tuần.
Sau đó thực hiện khai báo loại nghỉ cho từng vị trí trong đơn vị. Click vào icon Sao chép xuống dưới để sao chép nhanh cho vị trí tương tự của các đơn vị khác (nếu có).
hoặc Nhấn Sao chép số công chuẩn cho các vị trí khác để khai báo nhanh chóng hơn. Còn nếu đơn vị không có ngày nghỉ tuần cố định thì có thể bỏ qua thiết lập này.

Khi HR thiết lập Quy định nghỉ \ Nghỉ tuần là chiều thứ 7 và chủ nhật, quy tắc tính như sau:

Tính làm thêm: Nếu nhân viên đăng ký làm thêm từ 12h ngày thứ 7 trở đi được tính là làm thêm ngày nghỉ (nhân theo hệ số ngày nghỉ).

Ví dụ: Nhân viên có đơn làm thêm sau ca thứ 7, thời gian làm thêm từ 10h – 17h (có phần giao với buổi sáng). Khi đó chương trình sẽ tính từ 10h – 12h là làm thêm ngày thường, 12h-17h tính là làm thêm ngày nghỉ.

Tính công ngày nghỉ: Nếu nhân viên được phân ca từ 12h ngày thứ 7 trở đi và có chấm công đi làm.

Ví dụ: Nhân viên được phân ca 8h – 17h (có phần giao của buổi sáng). Khi đó chương trình sẽ tính từ 8h-12h là công ngày thường, 12h – 17h là công ngày nghỉ.

Lưu ý: Nếu nhân viên làm việc theo ca vào ngày thứ 7

Giờ bắt đầu ca trước 12h: được tính là ngày thường.
Giờ bắt đầu ca từ 12h trở đi: được tính là ngày nghỉ.

2.4 Nghỉ lễ

Tại tab Nghỉ lễ: Cho phép thiết lập các ngày nghỉ lễ trong năm để tính công nghỉ lễ, công làm việc ngày lễ cho nhân viên.

Tại mỗi năm, chương trình đã mặc định tạo sẵn một danh mục các ngày nghỉ lễ theo quy định của nhà nước. Anh/Chị có thể tự thêm các ngày nghỉ khác theo quy định của đơn vị hoặc quy định riêng tại từng năm.