1. Đặc điểm nghiệp vụ
Tại các doanh nghiệp có bộ phận nhân viên văn phòng thì thông thường nhân viên sẽ làm giờ hành chính và được tính công, tính lương theo ngày. VD: 1 ngày làm việc 8 tiếng thì được tính 1 ngày công, làm nửa ngày (buổi sáng hoặc buổi chiều) thì được tính 0.5 công.
Theo đó, có 2 cách tính tổng công hưởng lương cả tháng:
Cách 1: Tính theo công chuẩn cố định (VD: 24): Số công chuẩn là cố định (VD: 24), không thay đổi qua các tháng.
→ Tổng công hưởng lương = Số công chuẩn – Số ngày nghỉ không lương
Cách 2: Tính theo công chuẩn biến thiên hàng tháng: Số công chuẩn không giống nhau giữa các tháng mà phụ thuộc vào lịch làm việc của nhân viên (số ngày được phân ca đi làm). VD: Nhân viên được nghỉ ngày chủ nhật hàng tuần thì tháng có 30 ngày và 4 ngày chủ nhật sẽ có số công chuẩn = 26, còn tháng có 30 ngày và 5 chủ nhật sẽ có số công chuẩn = 25.
→ Tổng công hưởng lương = Tổng số ngày làm việc trong tháng + Số ngày nghỉ có hưởng lương + Số ngày đi công tác
Xem thêm cách phân biệt công chuẩn cố định và công chuẩn theo tháng tại đây
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Giải pháp phần mềm đáp ứng
- Cho phép thiết lập số công chuẩn cố định theo từng đơn vị, phòng ban
- Lập bảng chấm công chi tiết với hình thức là “Theo ngày (công chuẩn cố định)” để tính công hưởng lương hàng ngày
- Lập bảng tổng hợp công hàng tháng để tính tổng công hưởng lương trong tháng theo công thức: Số công chuẩn – Số ngày nghỉ không lương
3. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Thiết lập số công chuẩn
Tại phân hệ Thiết lập\Quy định chấm công\Số công chuẩn: nhập số công chuẩn cho các đơn vị, phòng ban.
Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập số công chuẩn tại đây.
Bước 2: Lập bảng chấm công chi tiết theo ngày
Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công chi tiết: hàng tháng, HR thực hiện tạo bảng chấm công mới, lựa chọn hình thức chấm công là “Theo ngày” & “Công chuẩn cố định”.
Sau khi tạo, bảng chấm công sẽ thể hiện thông tin giờ vào – ra, số công, số giờ làm thêm, nghỉ, đi muộn – về sớm của từng nhân viên trong từng ngày.
Có thể nhấn vào ca để xem thông tin công chi tiết.
Xem chi tiết hướng dẫn về bảng chấm công chi tiết tại đây.
Bước 3: Lập bảng chấm công tổng hợp
Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công tổng hợp: hàng tháng trước khi tính lương, HR thực hiện tạo bảng chấm công tổng hợp.
Sau khi tạo bảng, chương trình sẽ tự động tính toán tổng công trong tháng của từng nhân viên theo công thức: Tổng công hưởng lương = Số công chuẩn – Số ngày nghỉ không lương.
Xem chi tiết hướng dẫn về bảng chấm công tổng hợp tại đây.