Giúp HR quản lý các loại đơn từ liên quan đến chấm công của nhân viên, bao gồm:
- Đơn xin nghỉ
- Đăng ký đi muộn, về sớm
- Đăng ký làm thêm
- Đề nghị đi công tác
- Đề nghị cập nhật công
- Đề nghị đổi ca
Hướng dẫn chi tiết:
Tại phân hệ Quản lý đơn: Hiển thị danh sách 6 loại đơn như trên, HR nhấn chọn từng loại để theo dõi danh sách đơn đã lập và có thể làm đơn hộ cho nhân viên.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
1. Quy trình xử lý chung đối với các loại đơn
Bước 1: Nhân viên lập đơn
Trường hợp 1: Nhân viên tự lập đơn trên ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile: Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Trường hợp 2: HR lập đơn hộ nhân viên:
- Cách 1: Lập từng đơn: Tại giao diện danh sách đơn, nhấn Thêm và khai báo đầy đủ các thông tin bắt buộc → Lưu đơn
- Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt đơn: Tại giao diện danh sách đơn, nhấn Nhập khẩu để tải file Excel có sẵn lên phần mềm
Tiện ích nâng cao: HR có thể tùy chỉnh các thông tin trên từng loại đơn (bỏ bớt trường không cần thiết, thay đổi thứ tự hiển thị, bắt buộc nhập) bằng cách thiết lập tại phân hệ Thiết lập\Tùy chỉnh\Thông tin đơn.
Bước 2: Quản lý duyệt đơn
Tại ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile MISA AMIS, quản lý thực hiện phê duyệt đơn của nhân viên.
Bước 3: HR theo dõi đơn
Tại màn hình danh sách đơn, hiển thị tất cả các đơn nhân viên lập theo từng trạng thái:
- Chờ duyệt: Đơn đã gửi nhưng quản lý chưa phê duyệt
- Đã duyệt: Đơn đã được quản lý duyệt
- Từ chối: Đơn đã bị quản lý từ chối
Nhấn vào từng đơn để xem thông tin chi tiết:
Bước 4: HR ghi nhận kết quả lên bảng chấm công
Để thông tin đơn được ghi nhận lên bảng chấm công, HR cần cập nhật lại bảng chấm công chi tiết. Xem hướng dẫn chi tiết thao tác cập nhật tại đây.
2. Lưu ý riêng cho từng loại đơn
| STT | Loại đơn | Tình huống sử dụng | Lưu ý |
| 1 | Đơn xin nghỉ | Sử dụng khi nhân viên muốn xin nghỉ làm trong 1 khoảng thời gian nhất định. Nhân viên lập đơn và chọn loại nghỉ linh động theo từng tình huống: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ bù,… | Chung: Để nhân viên chọn được loại nghỉ trên đơn, HR cần thiết lập trước danh mục loại nghỉ tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ |
| Nghỉ phép: Để nhân viên lập được đơn xin nghỉ phép thì HR cần lập trước Bảng tổng hợp nghỉ phép và thêm nhân viên vào bảng | |||
| Nghỉ bù: Nhân viên chỉ có thể nghỉ bù khi đã phát sinh làm thêm trước đó và được quy thành giờ nghỉ bù. Thông tin quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên được lấy tại Bảng tổng hợp nghỉ bù | |||
| 2 | Đăng ký đi muộn, về sớm | Sử dụng khi nhân viên phát sinh việc bận không thể đến/về đúng giờ quy định hoặc nhân viên nữ đang trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được hưởng chế độ nghỉ mỗi ngày 60 phút theo Luật | |
| 3 | Đăng ký làm thêm | Sử dụng khi nhân viên đăng ký làm thêm giờ cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên làm thêm cùng | Để đơn làm thêm của nhân viên được tính, HR cần kiểm tra trước các thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm (đặc biệt là thiết lập về khung giờ làm thêm) |
| 4 | Đề nghị đi công tác | Sử dụng khi nhân viên đề nghị đi công tác cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên đi công tác cùng | |
| 5 | Đề nghị cập nhật công | Sử dụng khi nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công/công cụ chấm công bị lỗi khiến thông tin công của bản thân không chính xác cần cập nhật lại | |
| 6 | Đề nghị đổi ca | Sử dụng khi nhân viên không thể đi làm theo đúng lịch làm việc đã được phân trước đó nên cần đổi ca vào một ngày khác hoặc ca khác | Nếu 2 nhân viên muốn đổi ca cho nhau thì chỉ cần 1 người lập đơn, sau đó chương trình sẽ tự động tráo đổi ca của các nhân viên này cho nhau trên bảng phân ca tổng hợp khi đơn được duyệt |