Nhân viên lập các loại đơn (xin nghỉ, đi muộn về sớm, cập nhật công, đổi ca,…)

Nội dung

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn lập các loại đơn trên AMIS Nhân viên và app MISA AMIS, bao gồm: Đơn xin nghỉ, Đăng ký đi muộn/về sớm, Đăng ký làm thêm, Đề nghị đi công tác, Đề nghị cập nhật công, Đề nghị đổi ca.
Nội dung:

Hướng dẫn lập đơn trên Website và Mobile
Quy trình xử lý chung các loại đơn
Lưu ý riêng cho từng loại đơn

Phạm vi áp dụng: Nhân viên, Quản lý, HR

2. Hướng dẫn lập đơn

2.1 Lập đơn trên Website

Tên miền dành cho Khách hàng: https://amisapp.misa.vn/employee/profile
Tên miền dành cho nhân viên MISA: https://misajsc.amis.vn/employee/profile

Bước 1: Vào AMIS Nhân viên > Mục Đơn từ > Chọn loại đơn cần lập
Bước 2: Bấm Thêm
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin trên đơn và bấm Lưu

2.2 Lập đơn trên Mobile

Truy cập app MISA AMIS (hướng dẫn cài đặt và đăng nhập).
Bước 1: Tại MISA AMIS \ vào mục Thêm \ Chọn Chấm công
Bước 2: Đơn từ \Chọn loại đơn cần lập
Bước 3: Bấm vào biểu tượng + để thêm
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin và bấm Lưu

3. Quy trình xử lý chung các loại đơn

Bước 1: Nhân viên lập đơn
Nhân viên tự lập đơn trên ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây).Bước 2: Quản lý duyệt đơn
Tại ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile MISA AMIS, quản lý thực hiện phê duyệt đơn của nhân viên.Bước 3: Theo dõi đơn
Tại màn hình danh sách đơn, hiển thị tất cả các đơn nhân viên lập theo từng trạng thái:

Chờ duyệt: Đơn đã gửi nhưng quản lý chưa phê duyệt
Đã duyệt: Đơn đã được quản lý duyệt
Từ chối: Đơn đã bị quản lý từ chối

Nhấn vào từng đơn để xem thông tin chi tiết.

Bước 4: HR ghi nhận kết quả lên bảng chấm công
Để thông tin đơn được ghi nhận lên bảng chấm công, HR cần cập nhật lại bảng chấm công chi tiết. Xem hướng dẫn chi tiết thao tác cập nhật tại đây.

4. Lưu ý riêng cho từng loại đơn

STT	Loại đơn	Tình huống sử dụng	Lưu ý
1	Đơn xin nghỉ	Sử dụng khi nhân viên muốn xin nghỉ làm trong 1 khoảng thời gian nhất định. Nhân viên lập đơn và chọn loại nghỉ linh động theo từng tình huống: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ bù,…	Chung: Để nhân viên chọn được loại nghỉ trên đơn, HR cần thiết lập trước danh mục loại nghỉ tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ Nghỉ phép: Để nhân viên lập được đơn xin nghỉ phép thì HR cần lập trước Bảng tổng hợp nghỉ phép Nghỉ bù: Nhân viên chỉ có thể nghỉ bù khi đã phát sinh làm thêm trước đó và được quy thành giờ nghỉ bù. Thông tin quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên được lấy tại Bảng tổng hợp nghỉ bù
2	Đăng ký đi muộn, về sớm	Sử dụng khi nhân viên phát sinh việc bận không thể đến/về đúng giờ quy định hoặc nhân viên nữ đang trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được hưởng chế độ nghỉ mỗi ngày 60 phút theo Luật
3	Đăng ký làm thêm	Sử dụng khi nhân viên đăng ký làm thêm giờ cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên làm thêm cùng	Để đơn làm thêm của nhân viên được tính, HR cần kiểm tra trước các thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm (đặc biệt là thiết lập về khung giờ làm thêm)
4	Đề nghị đi công tác	Sử dụng khi nhân viên đề nghị đi công tác cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên đi công tác cùng
5	Đề nghị cập nhật công	Sử dụng khi nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công/công cụ chấm công bị lỗi khiến thông tin công của bản thân không chính xác cần cập nhật lại
6	Đề nghị đổi ca	Sử dụng khi nhân viên không thể đi làm theo đúng lịch làm việc đã được phân trước đó nên cần đổi ca vào một ngày khác hoặc ca khác	Nếu 2 nhân viên muốn đổi ca cho nhau thì chỉ cần 1 người lập đơn, sau đó chương trình sẽ tự động tráo đổi ca của các nhân viên này cho nhau trên bảng phân ca tổng hợp khi đơn được duyệt