Mục đích
Tạo sổ văn bản đến – đi giúp quản lý, lữu trữ các loại văn bản đến – đi trong đơn vị một cách khoa học và hợp nhất trên 1 ứng dụng; từ đó dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần:
- Sổ văn bản đến: để lưu trữ các loại văn bản đến
- Sổ văn bản đi: để lưu trữ các loại văn bản đi
Hướng dẫn thực hiện
1. Tạo sổ văn bản đến – đi
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý sổ văn bản, chọn Sổ văn bản đến hoặc Sổ văn bản đi > nhấn Thêm mới
Bước 2: Tại cửa sổ thêm sổ văn bản:
- Tên sổ: thông thường nên đặt tên sổ theo tính chất chung của các văn bản trong sổ để tiện theo dõi.
- Người quản lý: chọn 1 hoặc nhiều quản lý, quản lý có quyền Xem, Chỉnh sửa, Xóa sổ
- Đơn vị: chọn bộ phận/phòng ban được quyền xem sổ (chỉ được chọn 1 bộ phận/phòng ban)
- Người xem sổ: chọn 1 hoặc nhiều người xem sổ thuộc đơn vị đã chọn
- Trạng thái: phần mềm mặc định sẵn trạng thái Đang hoạt động, chỉ có thể Ngừng hoạt động khi trong sổ không chứa văn bản nào
Bước 3: Điền xong thông tin, nhấn Lưu
2. Các tiện ích tại Quản lý sổ văn bản
- Sửa sổ văn bản
- Xóa sổ văn bản (chỉ xóa được những sổ chưa có văn bản và người quản lý sổ mới có quyền thực hiện chức năng này)
- Tìm kiếm sổ văn bản theo tên sổ văn bản, tên đơn vị, phong ban hoặc có liên quan đến user
- Tùy chỉnh cột hiển thị tại danh sách sổ để phù hợp với nhu cầu theo dõi
