1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thao tác thêm mới và hoàn thành văn bản đến trên AMIS Văn thư, bao gồm việc tạo văn bản, thiết lập thông tin, tải tệp giúp văn thư và người dùng quản lý văn bản đến một cách hiệu quả và xuyên suốt.
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo văn bản đến
- Hoàn thành xử lý văn bản
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm mới văn bản đến
Bước 1: Trên phân hệ Quản lý văn bản\ chọn mục Văn bản đến\ nhấn Thêm mới.
Bước 2: Thực hiện thiết lập các thông tin cần thiết bao gồm:
- Thông tin văn bản: khai báo thông tin chung để tiện cho việc tra cứu văn bản
- Tên văn bản: tên văn bản đến
- Số văn bản: số hiệu văn bản đến
- Ngày trên văn bản: ngày ban hành trên văn bản
- Nơi gửi: cơ quan ban hành văn bản
- Thông tin liên hệ
- Mức độ quan trọng, khẩn cấp: chọn mức độ quan trọng khẩn cấp đã thiết lập trong danh mục để người xem nắm được
- Loại văn bản: chọn loại văn bản của văn bản đến
- Thời hạn văn bản yêu cầu
- Tải file văn bản: tải lên file văn bản đến
- Tình trạng xử lý:
- Chọn Tình trạng xử lý của văn bản (Chưa xử lý/Đang xử lý/Đã xử lý)
- Chọn Người xử lý văn bản
- Chọn Hạn xử lý văn bản
- Thêm Người liên quan để theo dõi thông tin nếu cần thiết
- Thông tin bổ sung:
- Hình thức văn bản: chọn hình thức của văn bản đến
- Vào sổ: chọn sổ lưu trữ văn bản đến đã thiết lập trong Danh mục
- Ngày đến: mặc định là hôm nay, anh/chị có thể chọn lại ngày chính xác trên văn bản
- Số đến: điền số thứ tự của văn bản đến trong sổ theo dõi
- Vị trí lưu trữ: đối với văn bản giấy, nhập vị trí lưu trữ văn bản trong sổ theo dõi
- Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung chính của văn bản đến
Lưu ý: những dòng thông tin không bắt buộc nhập Văn thư có thể bỏ qua
Bước 3: Sau khi Lưu, văn bản đến sẽ được thêm vào danh sách. Có thể Xem chi tiết, Chỉnh sửa hoặc Xóa văn bản tùy theo nhu cầu.
2.2. Chức năng hoàn thành văn bản
- Người tạo văn thư: đối với các văn thư đến và không cần chuyển tiếp đến người khác; người tạo văn thư có thể nhấn Hoàn thành để chuyển trạng thái văn thư sang Đã xử lý nhằm mục đích lưu trữ, quản lý và làm các báo cáo liên quan.
- Người tiếp nhận, người liên quan: người tiếp nhận, người liên quan xem xét xử lý khi có văn bản chuyển đến và nhấn Hoàn thành để hoàn tất chu trình xử lý văn thư.
Lưu ý:Chức năng này được thực hiện đối với các văn bản có trạng thái Chưa xử lý
Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng các tiện ích tìm kiếm, tra cứu, xem văn bản, bình luận,… hướng dẫn chi tiết Tại đây.
