1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng lưu trữ tài liệu từ AMIS WeSign sang AMIS Văn thư, giúp người dùng tự động chuyển các tài liệu đã ký thành công sang hệ thống Văn thư để lưu trữ, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Lưu trữ tài liệu từ AMIS WeSign sang AMIS Văn thư.
- Theo dõi trạng thái lưu trữ tài liệu trên danh sách.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Lưu trữ tài liệu từ AMIS WeSign sang AMIS Văn thư
Các tài liệu sau khi đã được ký thành công sẽ có trạng thái “Hoàn thành”. Nhân viên Văn thư có thể chuyển các tài liệu này sang AMIS Văn thư để lưu trữ theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào AMIS WeSign.
- Bước 2: Nhấn chọn tab Quản lý tài liệu → chọn mục Hoàn thành.
- Bước 3: Lựa chọn tài liệu mong muốn → nhấn chọn biểu tượng 3 chấm.
- Bước 4: Chọn tính năng Lưu trữ sang AMIS Văn thư.
- Bước 5: Hệ thống điều hướng sang giao diện thêm mới văn bản trên AMIS Văn thư:
-
- Nhập các thông tin chính của hợp đồng và các thông tin bổ sung (nếu có).
- Nhấn Lưu để hoàn thành.
2.2. Lưu trữ luồng ký có nhiều tài liệu đính kèm
Trường hợp luồng ký có nhiều tài liệu đính kèm, có thể lựa chọn tài liệu mong muốn để chuyển sang AMIS Văn thư:
- Bước 1: Lần lượt tích chọn vào các tài liệu mong muốn.
- Bước 2: Nhấn chọn Lưu trữ để thực hiện chuyển sang AMIS Văn thư.
2.3. Theo dõi trạng thái lưu trữ tài liệu
Để dễ dàng theo dõi các tài liệu đã được chuyển sang AMIS Văn thư, có thể thiết lập cột lưu trữ trên danh sách tài liệu:
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng cài đặt.
- Bước 2: Tích chọn vào ô Lưu trữ AMIS Văn thư.
- Bước 3: Nhấn Lưu để áp dụng.
