1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng thêm và quản lý văn bản đi trên AMIS Văn thư, giúp người dùng lưu trữ, sắp xếp và quản lý văn bản một cách có hệ thống, từ đó thuận tiện cho việc tra cứu, cập nhật và theo dõi thông tin văn bản trong đơn vị.
Nội dung bài viết gồm:
- Thêm mới văn bản đi
- Theo dõi danh sách Văn bản đi
- Chỉnh sửa Văn bản đi
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm mới Văn bản đi
Bước 1: Trên phân hệ Quản lý văn bản, Chọn mục Văn bản đi, Nhấn Thêm mới.
- Có thể Thêm mới Văn bản đi bằng cách nhập khẩu excel.
Bước 2: Thực hiện thiết lập các thông tin cần thiết bao gồm:
- Thông tin văn bản:khai báo thông tin chung để tiện cho việc tra cứu văn bản
-
- Tên văn bản: tên văn bản đến
- Số văn bản
- Ngày phát hành
- Nơi nhận: cơ quan ban hành văn bản
- Loại văn bản
- Tải file văn bản: tải lên file văn bản đi
- Thông tin bổ sung:
-
- Hình thức văn bản: chọn hình thức của văn bản đến
- Vào sổ: chọn sổ lưu trữ văn bản đi đã thiết lập trong Danh mục
- Ngày đi: ngày ban hành văn bản mặc định là hôm nay, anh/chị có thể chọn lại ngày
- Vị trí lưu trữ: đối với văn bản giấy, nhập vị trí lưu trữ văn bản trong sổ theo dõi
- Người ký: điền người đã ký văn bản đi
- Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung chính của văn bản đến
Lưu ý: những dòng thông tin không bắt buộc nhập Văn thư có thể bỏ qua
Bước 3: Sau khi Lưu, văn bản đến sẽ được thêm vào danh sách. Có thể Xem chi tiết, Chỉnh sửa hoặc Xóa văn bản tùy theo nhu cầu.
2.2. Chỉnh sửa Văn bản đi
Bước 1: Trên phân hệ Quản lý văn bản, Chọn mục Văn bản đi
Bước 2: Di chuyển chuột vào dòng văn bản cần sửa, nhấn biểu tượng cái bút để chỉnh sửa.
- Nhấn biểu tượng thùng rác để xóa.
2.3. Theo dõi danh sách Văn bản đi
- Trên phân hệ Quản lý văn bản, Chọn mục Văn bản đi. Chương trình hiển thị danh sách Văn bản đi để theo dõi
- Tại đây, có thể lọc tìm kiếm Văn bản đi theo các ô tìm kiếm: Tên, trích yếu, số văn bản hoặc phòng ban hoặc trạng thái đọc văn bản.
- Ngoài ra, có thể lọc tìm kiếm trực tiếp trên cột tiêu đề của bảng
- Tìm kiếm Văn bản đi bằng bộ lọc (Biểu tượng hình cái phễu góc trái màn hình)
- Tùy chỉnh ẩn/hiện cột trong danh sách
- Xuất khẩu danh sách Văn bản đi
3. Lưu ý
- Chương trình chưa hỗ trợ đánh dấu hàng loạt văn bản đã đọc/chưa đọc/xóa/chỉnh sửa.
