1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng tạo và đồng bộ công việc từ AMIS Văn thư sang AMIS Công việc, giúp người dùng dễ dàng giao nhiệm vụ xử lý văn thư, đồng thời theo dõi và giám sát tiến độ công việc thông qua cơ chế đồng bộ dữ liệu hai chiều giữa hai hệ thống.
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo công việc từ AMIS Văn thư
- Thực hiện và theo dõi công việc trên hai hệ thống
Video giới thiệu tính năng
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tạo công việc trên AMIS Văn thư
Trên AMIS Văn thư, có thể tạo công việc xử lý văn thư và chuyển sang AMIS Công việc.
Bước 1: Trên chi tiết văn bản\ nhấn Tạo công việc.
Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện thêm công việc, điền các thông tin công việc:
- Chọn dự án/cột nhóm
- Điền tên công việc, chọn Người thực hiện, Hạn hoàn thành,…
- Điền một số trường tùy chỉnh trên công việc nếu cần thiết
- …
Bước 3: Nhấn Lưu.
Lưu ý: chỉ thêm được công việc vào các phòng ban/dự án/nhóm mà người dùng có quyền giao và tạo công việc.
Như vậy, công việc sẽ được thêm trên dự án tức thời, người dùng có thể truy cập để thực hiện, theo dõi công việc một cách tiện lợi.
2.2. Thực hiện và theo dõi tình hình xử lý công việc
Chương trình tự động đồng bộ dữ liệu liên tục 2 chiều, trên cả hai ứng dụng có thể thực hiện công việc một cách liền mạch và xuyên suốt.
Trên AMIS Công việc
- Trên AMIS Công việc, người thực hiện và quản lý có thể vào xem chi tiết công việc, cập nhật tiến độ.
- Trên công việc hiển thị thông tin văn bản được đồng bộ từ AMIS Văn thư, đồng thời tự động đính kèm file văn bản (nếu có), có thể nhấn vào file để xem chi tiết, lấy căn cứ thực hiện công việc.
- Người dùng có thể nhấn Ẩn/hiện để tích chọn thiết lập hiển thị các thông tin văn bản theo mong muốn.
Lưu ý: Nếu thông tin văn bản trên AMIS Văn thư được thay đổi, chỉnh sửa, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu mới lên công việc nhanh chóng.
Trên AMIS Văn thư
- Trên chi tiết văn bản\ mục Công việc cần xử lý, chương trình hiển thị danh sách các công việc đã tạo với các thông tin bao gồm Người thực hiện, Hạn hoàn thành, Trạng thái công việc,…
- Khi người dùng chỉnh sửa, cập nhật các thông tin này trên AMIS Công việc, dữ liệu sẽ được đồng bộ tại đây tức thời giúp anh/chị dễ dàng theo dõi tình hình thực hiện công việc ngay trên AMIS Văn thư.
3. Lưu ý
Để sử dụng tính năng này đơn vị cần sử dụng đồng thời 2 ứng dụng AMIS Công việc và ứng dụng AMIS Văn thư. Khi sử dung đồng thời 2 ứng dụng này, chương trình sẽ tự động kết nối.
