I. Tổng quan
Chức năng này cho phép anh/chị thiết lập các công việc khi thực hiện hội nhập cho nhân sự mới, thực hiện các quy trình trên ứng dụng AMIS Quy trình ngay từ AMIS Thông tin nhân sự (TTNS). Đồng thời, nhân sự mới có thể chủ động thực hiện quy trình từ trên AMIS Nhân viên. Việc liên kết giữa các ứng dụng giúp theo dõi tiến độ, trạng thái hoàn thành và đồng bộ thông tin công việc hội nhập dễ dàng hơn.
Nội dung phù hợp cho: HR thiết lập quy trình hội nhập, cán bộ phụ trách Nhân sự, quản trị hệ thống.
Các phần hướng dẫn gồm:
- Thiết lập nhiệm vụ hội nhập liên kết với Quy trình trên TTNS
- Ghép nối và đồng bộ trường dữ liệu giữa TTNS & Quy trình
- Nhân viên thực hiện công việc hội nhập trên AMIS Nhân viên
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết lập Quy trình hội nhập liên kết Quy trình trên TTNS
Trên ứng dụng AMIS TTNS anh/chị thực hiện thiết lập quy trình hội nhập kết nối với AMIS Quy trình, thao tác như sau:
- Trên giao diện ứng dụng AMIS TTNS, truy cập phân hệ Khác/Thiết lập.
- Tại Danh mục, chọn Quy trình hội nhập.
- Nhấn Thêm quy trình hội nhập, sau đó thực hiện thiết lập như sau:
- Nhập Tên quy trình và chọn Vị trí áp dụng phù hợp
- Trong mục Công việc, nhấn Thêm mới
- Ở mục Nhiệm vụ, chọn hoặc nhập nhiệm vụ cần thực hiện (ví dụ: “Cấp phát tài sản, văn phòng phẩm”).
- Điền các thông tin chi tiết khác như đối tượng thực hiện, hạn hoàn thành, mô tả nhiệm vụ nếu có
- Chọn loại công việc là Thực hiện trên ứng dụng
-
- Tại phần Ứng dụng, chọn Quy trình
2. Thiết lập ghép nối và đồng bộ trường dữ liệu giữa TTNS & Quy trình
- Sau khi chọn ứng dụng Quy trình ở bước trên, sẽ xuất hiện giao diện thiết lập Hành động.
- Tại đây, chọn điều kiện hoàn thành cho nhiệm vụ (ví dụ: Hoàn thành quy trình → nhiệm vụ hoàn thành).
- Chọn quy trình tương ứng (Ví dụ: Quy trình cấp phát tài sản).
- Ghép nối các trường dữ liệu tương ứng giữa hai hệ thống bằng cách chọn trường ở từng bên.
- Ví dụ: Mã nhân viên trên TTNS với Mã nhân viên trên Quy trình (chỉ các trường cùng loại mới cho phép ghép nối)
- Nhấn Thêm trường để ghép thêm các trường cần thiết
- Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
3. Thực hiện nhiệm vụ hội nhập trên AMIS Nhân viên
Bước 1: Mở danh sách công việc hội nhập
- Truy cập AMIS Nhân viên.
- Vào mục Hội nhập → Danh sách công việc.
- Chọn công việc có loại Thực hiện trên ứng dụng Quy trình.
Bước 2: Thực hiện công việc
- Mở công việc và chọn Thực hiện ngay.
- Kiểm tra thông tin đã có sẵn.
- Bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu cần.
- Gửi để hoàn thành.
Bước 3: Theo dõi kết quả
- Sau khi thực hiện, hệ thống ghi nhận:
- ID lượt chạy (có thể bấm để xem chi tiết).
- Trạng thái công việc.
- Trạng thái được cập nhật tự động:
- Hoàn thành → Công việc hoàn thành
- Đang thực hiện / Từ chối / Hủy → Công việc chưa hoàn thành
- Nếu thực hiện nhiều lần, hệ thống lưu tất cả các lượt chạy.
III. Lưu ý
- Chỉ những quy trình đang hoạt động trên AMIS Quy trình mới hiển thị để thiết lập nhiệm vụ.
- Nếu nhân sự không có quyền chạy quy trình hoặc quy trình đã ngừng hoạt động, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo cụ thể.
- Mỗi lần nhân sự bấm “Thực hiện ngay” sẽ sinh 1 lượt chạy quy trình mới, trạng thái và ID lượt chạy sẽ tự động cập nhật về công việc hội nhập.
- Thông tin đồng bộ hai chiều, trạng thái hoàn thành của quy trình đồng bộ với nhiệm vụ hội nhập.