1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng thiết lập các công việc khi thực hiện hội nhập cho nhân sự mới, thực hiện các quy trình trên ứng dụng AMIS Quy trình ngay từ AMIS Thông tin nhân sự (TTNS), từ đó nhân sự mới có thể chủ động thực hiện quy trình trên AMIS Nhân viên, đồng thời theo dõi tiến độ, trạng thái hoàn thành và đồng bộ thông tin công việc giữa các ứng dụng dễ dàng.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập nhiệm vụ hội nhập liên kết với Quy trình trên TTNS
- Ghép nối và đồng bộ trường dữ liệu giữa TTNS & Quy trình
- Nhân viên thực hiện công việc hội nhập trên AMIS Nhân viên
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập quy trình hội nhập liên kết AMIS Quy trình trên TTNS
Trên ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự, người dùng thực hiện thiết lập quy trình hội nhập kết nối với AMIS Quy trình như sau:
Bước 1: Trên giao diện AMIS Thông tin nhân sự, truy cập phân hệ Khác
Bước 2: Tại Danh mục, chọn Quy trình hội nhập.
Bước 3: Nhấn Thêm quy trình hội nhập, sau đó thiết lập các thông tin:
- Nhập Tên quy trình và chọn Vị trí áp dụng phù hợp.
- Trong mục Công việc, nhấn Thêm mới.
- Tại mục Nhiệm vụ, chọn hoặc nhập nhiệm vụ cần thực hiện (ví dụ: Cấp phát tài sản, văn phòng phẩm).
- Điền các thông tin chi tiết khác như đối tượng thực hiện, hạn hoàn thành, mô tả nhiệm vụ (nếu có).
- Chọn Loại công việc là Thực hiện trên ứng dụng.
Bước 4: Tại phần Ứng dụng, chọn Quy trình.
2.2. Ghép nối và đồng bộ trường dữ liệu giữa Thông tin nhân sự và Quy trình
Sau khi chọn ứng dụng Quy trình ở mục 2.1, hệ thống hiển thị giao diện thiết lập Hành động. Người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn điều kiện hoàn thành cho nhiệm vụ (ví dụ: Hoàn thành quy trình → nhiệm vụ hoàn thành).
Bước 2: Chọn quy trình tương ứng (ví dụ: Quy trình cấp phát tài sản).
Bước 3: Ghép nối các trường dữ liệu tương ứng giữa hai hệ thống bằng cách chọn trường ở từng bên.
- Ví dụ: ghép Mã nhân viên trên Thông tin nhân sự với Mã nhân viên trên Quy trình.
- Lưu ý: chỉ các trường cùng loại mới cho phép ghép nối.
Bước 4: Nhấn Thêm trường để ghép thêm các trường cần thiết khác.
Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
2.3. Thực hiện nhiệm vụ hội nhập trên AMIS Nhân viên
Bước 1: Mở danh sách công việc hội nhập
- Truy cập AMIS Nhân viên.
- Vào mục Hội nhập → Danh sách công việc.
- Chọn công việc có loại Thực hiện trên ứng dụng Quy trình.
Bước 2: Thực hiện công việc
- Mở công việc và chọn Thực hiện ngay.
- Kiểm tra thông tin đã có sẵn.
- Bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu cần.
- Gửi để hoàn thành.
Bước 3: Theo dõi kết quả
- Sau khi thực hiện, hệ thống ghi nhận:
- ID lượt chạy (có thể bấm để xem chi tiết).
- Trạng thái công việc.
- Trạng thái được cập nhật tự động:
- Hoàn thành → Công việc hoàn thành
- Đang thực hiện / Từ chối / Hủy → Công việc chưa hoàn thành
- Nếu thực hiện nhiều lần, hệ thống lưu tất cả các lượt chạy.
3. Lưu ý
- Chỉ những quy trình đang hoạt động trên AMIS Quy trình mới hiển thị để thiết lập nhiệm vụ.
- Nếu nhân sự không có quyền chạy quy trình hoặc quy trình đã ngừng hoạt động, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo cụ thể.
- Mỗi lần nhân sự bấm “Thực hiện ngay” sẽ sinh 1 lượt chạy quy trình mới, trạng thái và ID lượt chạy sẽ tự động cập nhật về công việc hội nhập.
- Thông tin đồng bộ hai chiều, trạng thái hoàn thành của quy trình đồng bộ với nhiệm vụ hội nhập.