Soạn thảo thông tin chung, chi tiết từng bước để người dùng dễ dàng tra cứu, thực hiện quy trình. Giúp Quản lý chât lượng lưu trữ và quản lý tài liệu quy trình, phục vụ thanh kiểm tra khi cần.
Hướng dẫn chi tiết
1. Soạn thảo tài liệu trên phân hệ Thiết kế quy trình
Trên giao diện Thiết kế quy trình, anh/chị có thể soạn thảo nội dung:
1.1 Mô tả chung
soạn thảo thông tin chung về toàn bộ quy trình.
Ví dụ:
- Mục đích
- Khái niệm
- Người viết
- …
1.2 Mô tả bước
Nhấn Mô tả bước để viết mô tả chi tiết từng bước của quy trình, gồm các nội dung:
Ví dụ:
- Mục đích
- Khái niệm
- Người thực hiện
- Trách nhiệm
- Hướng dẫn thực hiện
- …
Sau khi chỉnh sửa hoặc thêm mô tả, anh/chị nhấn Phát hành để ban hành tài liệu mô tả quy trình.
2. Xem mô tả quy trình
Sau khi đã soạn thảo tài liệu, khi chạy quy trình, người dùng có thể Xem mô tả quy trình, để nắm bắt các thông tin mục đích, cách thức và người thực hiện.
2.1 Người chạy quy trình
Khi tạo lượt chạy, người dùng có thể xem nhanh Mô tả chung và các bước thực hiện của quy trình để nắm bắt mục đích và nội dung thông tin chi tiết về quy trình.
2.2 Người thực hiện quy trình
Khi xử lý quy trình, trường hợp người dùng chưa nắm rõ được mục đích và thao tác thực hiện có thể xem mô tả chi tiết bước mình đang xử lý.
2.3 Quản lý chất lượng
Trên giao diện Thiết kế quy trình, Quản lý chất lượng có thể xem mô tả chung và mô tả các bước của quy trình để kiểm tra, thực hiện sửa đổi, cập nhật khi cần thiết.
Ngoài ra, chương trình cho phép người dùng Tải xuống mô tả quy trình dưới dạng DOC hoặc PDF để in hoặc sử dụng tùy theo nhu cầu.
3. Lưu mô tả thành tài liệu quy trình
Để tiết kiệm thời gian soạn thảo và thiết lập tài liệu, người dùng có thể lưu nội dung mô tả của quy trình thực thi thành tài liệu quy trình.
3.1 Lưu mô tả thành tài liệu quy trình
Trên giao diện xem mô tả quy trình, anh/chị có thể Lưu mô tả thành tài liệu quy trình. Sau đó, hoàn tất các thiết lập chung của tài liệu bao gồm:
- Tên tài liệu
- Thư mục
- Quy trình liên kết
- Phân quyền Quản lý tài liệu và Người xem
Sau khi Lưu, nội dung mô tả sẽ được tạo thành một tài liệu quy trình, người dùng có thể xem tại phân hệ Tài liệu quy trình.
Ngoài ra, tài liệu này cũng tự động liên kết với quy trình thực thi tương ứng giúp anh/chị tiết kiệm thời gian thiết lập tài liệu.
3.2 Cập nhật nội dung tài liệu
Khi chỉnh sửa mô tả quy trình, anh/chị có thể Cập nhật để đồng bộ nội dung thay đổi vào tài liệu quy trình nhanh chóng.
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền thiết lập/chỉnh sửa quy trình, mô tả quy trình mới nhìn thấy và thực hiện được chức năng Lưu mô tả thành tài liệu quy trình.