Đối với quy trình “Đề nghị cấp phát/thu hồi tài sản” sau khi quy trình được duyệt, Quản lý tài sản (QLTS) cần lấy thông tin từ lượt chạy, truy cập AMIS Tài sản để tạo chứng từ tương ứng.
Ví dụ: Quy trình Thu hồi tài sản tại đơn vị gồm các bước sau:
Bước 1: Lập yêu cầu thu hồi tài sản
Bước 2: Trưởng bộ phận xem xét
Bước 3: Quản lý tài sản phê duyệt yêu cầu
Bước 4: Thực hiện thu hồi tài sản
I. Thiết lập quy trình
Lưu ý: Chỉ những người có chức năng, quyền hạn thiết kế quy trình (Quản lý chất lượng, Quản trị ứng dụng,…) mới thực hiện các thao tác thiết lập. CBNV sử dụng ứng dụng chỉ cần quan tâm đến mục Thực hiện quy trình.
Trước tiên, anh/chị cần thiết kế “Quy trình thu hồi tài sản” gồm các bước và biểu mẫu phù hợp theo quy định của đơn vị.
Sau đó thực hiện các thiết lập quy trình như sau:
1. Cho phép xem định mức tài sản của nhân viên/phòng ban
Để thuận tiện trong việc theo dõi định mức tài sản của nhân viên/phòng ban được đề nghị cấp phát. Đối với trường dữ liệu dạng Nhân viên/Cơ cấu tổ chức (trong bảng hoặc ngoài bảng) anh/chị có thể tích chọn Cho phép xem định mức tài sản.
2. Thiết lập trường dữ liệu kết nối AMIS Tài sản
Khi lập đề nghị, người chạy quy trình cần phải khai báo tài sản cần thu hồi.
Anh/chị có thể thiết lập dữ liệu cho trường tài sản cần thu hồi (trong bảng hoặc ngoài bảng) là Kết nối dữ liệu (AMIS Tài sản) Danh sách Loại tài sản/Danh sách tài sản
Sau khi hoàn tất, anh/chị Lưu thiết lập.
3. Thiết lập tự động tạo chứng từ thu hồi trên AMIS Tài sản
Để tiết kiệm thời gian lập chứng từ cho quản lý tài sản, anh/chị có thể thiết lập tự động tạo chứng từ thu hồi tài sản khi quy trình hoàn thành.
Với quy trình trên sẽ có 2 loại yêu cầu:
- Nếu Thu hồi tài sản theo nhân viên thì tạo chứng từ thu hồi tài sản theo nhân viên
- Nếu Thu hồi tài sản theo phòng ban thì tạo chứng từ Thu hồi tài sản theo phòng ban
Anh/chị thực hiện thiết lập như sau:
Trên giao diện thiết kế quy trình, anh/chị vào Thiết lập nâng cao/Kết nối ứng dụng khác, mục Tạo kết nối, chọn ứng dụng AMIS Tài sản.
Tại đây, anh/chị Thêm sự kiện như sau:
Sự kiện 1: Thu hồi tài sản theo nhân viên
- Điều kiện:
- Khi trên AMIS Quy trình, Hoàn thành quy trình
- Tích chọn Với điều kiện, trường Loại cấp phát –> Bằng –> Thu hồi tài sản theo nhân viên
- Hành động: trên AMIS Tài sản tự động tạo chứng từ
Chọn loại chứng từ nghiệp vụ Thu hồi tài sản, theo Nhân viên
- Ghép trường thông tin
- Chọn trường của lượt chạy trên AMIS Quy trình tương ứng với trường trên AMIS Tài sản, chương trình sẽ tự động trích xuất dữ liệu từ trường trên lượt chạy vào chứng từ trên AMIS Tài sản
- Tiếp theo, anh/chị ghép bảng “Danh sách tài sản thu hồi theo nhân viên” với “Bảng thu hồi” trên AMIS Tài sản, sau đó Thiết lập ghép các cột của hai bảng.
- Có thể nhấn Thêm dòng để lấy thêm thông tin
Sự kiện 2: Thu hồi tài sản theo phòng ban
Anh/chị tiếp tục nhấn + Thêm sự kiện và thực hiện tương tự như với Sự kiện 1, chỉ cần thay đổi dữ liệu phù hợp với loại cấp phát cho Phòng ban.
Sau khi hoàn tất, anh/chị Lưu thiết lập. Sự kiện sẽ được thêm tại mục Quản lý kết nối. Tại đây, anh/chị có thể Bật/Tắt sự kiện, Chỉnh sửa/Xóa theo nhu cầu.
Cuối cùng, anh/chị Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
II. Thực hiện quy trình
1. Chạy và thực hiện quy trình
Khi cần thu hồi tài sản nhân viên/phòng ban, người dùng có thể truy cập AMIS Quy trình để khởi tạo lượt chạy.
Khi chạy quy trình thu hồi tài sản, người dùng có thể:
- Xem chi tiết Định mức cấp phát tài sản của nhân viên/phòng ban một cách thuận tiện.
- Tại trường “Danh sách tài sản” (dữ liệu kết nối với AMIS Tài sản), chương trình đã tự động lấy lên danh sách Loại tài sản/Tài sản, người dùng có thể chọn để khai báo nhanh chóng.
2. Thực hiện thu hồi tài sản
Sau khi quy trình hoàn thành, chương trình sẽ tự động đẩy dữ liệu tạo thành Đề nghị tạo chứng từ cấp phát/thu hồi tài sản trên AMIS Tài sản.
QLTS có thể truy cập AMIS Tài sản để xem chứng từ và thực hiện Cấp phát tài sản cho nhân viên.
