Quy trình cấp phát tài sản

Nội dung

Phim hướng dẫn

1. Câu chuyện nghiệp vụ

Công ty TNHH Minh Chung có quy trình về việc Cấp phát tài sản như sau:

1. Khi có CBNV tiếp nhận mới hoặc bổ nhiệm, thuyên chuyển cần cấp bổ sung tài sản, bộ phận Nhân sự cần thực hiện yêu cầu cấp tài sản trước tối thiểu 3 ngày và gửi đến bộ phận Quản lý tài sản xử lý.

2. Bộ phận Quản lý tài sản khi nhận được yêu cầu cần thực hiện cấp phát theo đúng định mức, tương ứng với vị trí công việc của CBNV. Yêu cầu thời gian: trong vòng 2 ngày

3. Riêng đối với loại tài sản CNTT: Sau khi NV QLTS cấp phát, bộ phận QTHT cần kiểm tra và xác nhận xem tài sản được cấp đã đúng, chuẩn về mặt cấu hình, yêu cầu kỹ thuật… hay chưa, đồng thời thực hiện cài đặt các phần mềm theo định mức quy định.

4. Sau khi hoàn thành cấp phát, bộ phận Quản lý tài sản cần thực hiện cập nhật thông tin tài sản trên Danh mục tài sản để theo dõi và quản lý.

Trong quy trình này, bước Cập nhật thông tin tài sản cần thực hiện trên AMIS Tài sản.
Các bước còn lại đáp ứng trên AMIS Quy trình.

Sơ đồ quy trình:

1. HR lập yêu cầu cấp phát tài sản và gửi đến bộ phận quản lý tài sản

2. Do việc cấp tài sản Hành chính và tài sản CNTT do 2 bộ phận khác nhau thực hiện, có thể thực hiện đồng thời nên tách thành 2 bước song song, không phụ thuộc vào nhau:

Cấp phát tài sản Hành chính
Cấp phát tài sản CNTT

3. Đối với tài sản CNTT, sau khi cấp phát thì chuyển đến bước QTHT xác nhận và thực hiện cài đặt phần mềm.

4. Sau khi cấp phát, NV QLTS truy cập AMIS Tài sản để cập nhật thông tin hoặc thiết lập kết nối từ AMIS Quy trình để tự động cập nhật thông tin sang AMIS Tài sản.

2. Thiết kế quy trình trên phần mềm

Với quy trình như trên, anh/chị thiết lập trên AMIS Quy trình như sau:

Tại phân hệ Thiết kế quy trình, anh/chị nhấn Tạo quy trình

2.1 Khai báo các thông tin chung

Tên quy trình: Quy trình cấp phát tài sản
Mô tả chung: <Nhập đoạn quy định ở trên>
Nhóm quy trình: Hành chính tổng hợp
Tạo Các bước thực hiện bao gồm:
- Bước 1: Lập yêu cầu cấp phát tài sản
- Bước 2: Cấp phát tài sản Hành chính và Bước 3: Cấp phát tài sản CNTT song song với nhau
- Sau bước 3 có thêm bước 3.1 là QTHT xác nhận và cài đặt phần mềm
Phân quyền sử dụng: Vị trí công việc – Nhân viên Quản trị nguồn nhân lực
Lựa chọn Biểu tượng và nhập Ghi chú nếu cần

2.2 Thiết lập chi tiết cho từng bước thực hiện

Anh/chị nhấn vào từng bước và thiết lập thông tin chi tiết như sau:

Bước 1: Lập yêu cầu cấp phát tài sản

Anh/chị tạo các trường thông tin cần có bao gồm:

Tên trường	Loại trường	Bắt buộc	Giá trị mặc định
Lý do cấp phát	Một dòng	Có	Không
Loại tài sản	Chọn giá trị: Tài sản Hành chính/Tài sản CNTT (Tích chọn, Chọn nhiều)	Có	Không
Danh sách cấp phát	Bảng, bao gồm các cột: STT (Sinh STT tự động) Tên nhân viên (Nhân viên) Nội dung yêu cầu (Nhiều dòng) Danh sách tài sản (Nhiều dòng) Anh chị thêm Văn bản hướng dẫn: Lưu ý: HR chỉ nhập Tên nhân viên và Nội dung yêu cầu. NV QLTS sau khi cấp phát thì điền vào cột Danh sách tài sản	Có	Không
Thời hạn mong muốn	Trường Thời gian, loại Ngày tháng năm	Có	Không

Ở các bước sau đều cần xem lại các thông tin để có căn cứ thực hiện cấp phát, vì vậy anh chị chọn Hiển thị thông tin bước 1 ở các bước sau.

Bước 2: Cấp phát tài sản Hành chính

Lưu ý: Để chuẩn bị cho việc chọn Người thực hiện bước 2 và bước 3, anh chị nên tạo trước 2 Nhóm người dùng là: NV QLTS Hành chính và NV QLTS CNTT

Chọn Người thực hiện cho bước này là Nhóm trong ứng dụng – NV QLTS Hành chính

Thời hạn: Thời hạn là 2 ngày

Tại bước này chỉ cần xem phiếu yêu cầu để thực hiện cấp phát sau đó tích xác nhận đã thực hiện –> anh/chị thêm trường NV QLTS HC xác nhận đã thực hiện:

thêm Loại trường chọn giá trị –> Tạo 1 lựa chọn “Đã cấp phát tài sản” –> Tích chọn –> Bắt buộc

Bước 3: Cấp phát tài sản CNTT

Tương tự bước 2:

Chọn Người thực hiện cho bước này là Nhóm trong ứng dụng – NV QLTS CNTT

Chọn Thời hạn là 2 ngày

Thêm trường Xác nhận thực hiện

Bước 3.1: QTHT xác nhận và cài đặt phần mềm

Chọn Người thực hiện là Vị trí công việc – Nhân viên Quản trị hệ thống

Tại bước này cần kiểm tra và xác nhận tài sản CNTT được cấp đã đúng cấu hình, thông số kỹ thuật chưa, đồng thời thực hiện cài đặt các phần mềm theo định mức

2.3 Thiết lập nâng cao cho quy trình

Sau khi Lưu quy trình, anh/chị thực hiện các thiết lập nâng cao bao gồm:

Thiết lập Luồng quy trình

Anh/chị thiết lập các điều kiện rẽ nhánh và lựa chọn kết quả khi bị từ chối/trả về ở từng bước:

- Tại bước 1: nếu cần cấp cả TS HC và TS CNTT thì gửi đến cả bước 2 và bước 3 như sơ đồ. Tuy nhiên, nếu chỉ cấp 1 trong 2 loại TS thì chỉ đi 1 trong 2 nhánh song song, do đó anh chị cần thiết lập điều kiện rẽ nhánh ở đây như sau:
  - Nếu Loại tài sản = Tài sản Hành chính thì chuyển đến bước 2, khi đó quy trình sẽ không đi qua bước 3 và 3.1
  - Nếu Loại tài sản = Tài sản CNTT thì chuyển đến bước 3, lúc này quy trình sẽ không đi qua bước 2. Vậy là đáp ứng đủ các trường hợp cấp phát
- Tại bước 2 và bước 3: ko có điều kiện rẽ nhánh: Nếu từ chối thì trả về bước 1