I. Tổng quan
Tính năng Nhập khẩu vào bảng cho phép bạn tải lên hàng loạt dữ liệu từ file Excel có sẵn trực tiếp vào các trường dạng bảng khi thực hiện quy trình. Thay vì phải nhập tay từng dòng, tính năng này giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, đảm bảo dữ liệu được cập nhật nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, đặc biệt hữu ích khi cần xử lý các khoản mục với số lượng lớn.
II. Hướng dẫn thực hiện
Để nhập khẩu dữ liệu vào bảng từ file Excel, bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tải lên tệp dữ liệu
Thao tác này giúp bạn tải file Excel chứa dữ liệu cần nhập khẩu lên phần mềm.
1. Tại trường thông tin dạng bảng, bạn nhấn vào biểu tượng Nhập khẩu.
2. Trong cửa sổ “Nhập khẩu từ Excel”, bạn thực hiện tải tệp lên bằng một trong các cách sau:
- Kéo thả trực tiếp file Excel vào khu vực tải lên.
- Nhấn vào Tải tệp lên và chọn tệp từ máy tính/Google Drive/OneDrive/Dropbox của bạn.
* Mẹo: Để đảm bảo dữ liệu được nhập khẩu chính xác nhất, bạn nên nhấn vào Tải tệp mẫu để tải về file mẫu của phần mềm. Sau đó, sao chép dữ liệu của bạn vào các cột tương ứng trong tệp mẫu này.
3. Sau khi tải tệp lên thành công, bạn kiểm tra lại thông tin Sheet nhập khẩu và Dòng tiêu đề đã đúng với file của mình chưa.
4. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước kiểm tra dữ liệu.
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận dữ liệu
Ở bước này, phần mềm sẽ hiển thị các dữ liệu từ file Excel để bạn rà soát lại lần cuối trước khi nhập khẩu chính thức.
1. Phần mềm sẽ tự động ghép cột trong file Excel với các cột tương ứng trên bảng. Bạn cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu.
2. Nếu có dòng dữ liệu nào bị sai định dạng (ví dụ: cột “Số tiền” lại chứa chữ), phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng cảnh báo màu đỏ. Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp giá trị bị sai ngay trên bảng này.
3. Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn rằng tất cả dữ liệu đều chính xác, bạn nhấn Nhập khẩu.
4. Phần mềm sẽ hiển thị thông báo “Nhập khẩu thành công” và toàn bộ dữ liệu hợp lệ sẽ được thêm vào bảng.
III. Lưu ý
- Để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, tên các cột trong file Excel của bạn nên trùng khớp với tên các cột trên phần mềm.
- Phần mềm sẽ không nhập khẩu những dòng dữ liệu có định dạng sai hoặc các dòng bỏ trống thông tin ở những cột bắt buộc (cột có dấu
*). - Đối với các cột có kiểu dữ liệu là Công thức, phần mềm sẽ không nhập khẩu giá trị từ file Excel mà sẽ tự động tính toán lại dựa trên các dữ liệu thành phần vừa được nhập khẩu.